贵港市财政局机关公文处理办法

贵港市财政局机关公文处理办法

第一章    总  则

第一条  为使本局机关的公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据国务院办公厅、自治区人民政府办公厅和市人民政府办公室的有关规定，结合财政部门的工作实际，制定本办法。

第二条  本局机关的公文（包括电报，下同），是本局在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

第三条  公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条  公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第五条  公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

第六条  各科室负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本科室公文处理工作的领导和检查。各科室应确定一名兼职文书人员具体负责公文处理工作。

第七条  局办公室是公文处理的管理机构，主管本局的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。

第二章    公文种类

第八条  局机关的公文种类主要有：

（一）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（二）通告

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（三）通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（四）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（五）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（六）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（七）批复

适用于答复下级机关的请示事项。

（八）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（九）函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章    公文格式

第九条  公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文，主办机关排列在前。

（四）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。

（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

（九）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。

（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准，电报以发出日期为准。

（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

（十二）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。

（十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（十四）文字从左至右横写、横排。

第十条  公文中各组成部分的标识规则见附件。

第十一条  公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297 mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第四章    行文规则

第十二条  行文应当确有必要，注重效用。

第十三条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

第十四条  在本部门职权范围内，本局可以与市人民政府各部门相互行文，可以向下一级政府的相关业务部门行文；除以函形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。

本局内设机构不得对外正式行文。

具有独立法人资格的局属事业单位，经局领导批准，可以对外单独行文或与有关同级部门联合行文，有关文件应抄送市财政局。

第十五条  本局可以与市人民政府各部门、下一级政府、同级人民团体和具有行政职能的同级事业单位联合行文。

第十六条  向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

第十七条  “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

“报告”不得夹带请示事项。

第十八条  除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

第五章    发文办理

第十九条  发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、登记、缮印、校对、用印、分发等过程。

第二十条  草拟公文应当做到：

（一）符合国家法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文的目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

（六）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（七）应当使用国家法定计量单位。

（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第二十一条  拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办科室应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，分管局领导应当出面协调，仍不能取得一致意见时，可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。

第二十二条  科室拟制的公文必须注明拟办单位，拟稿人要在办文笺上签署姓名和日期。拟制的公文送本局领导签发前必须经科室负责人审核，审核人要在公文办文笺上签署姓名和日期。审核的重点是：是否确需行文；行文方式是否妥当；是否符合行文规则和拟制公文的有关要求；公文格式是否符合本办法的规定等。

第二十三条  以本局机关名义制发的上行文，应由正职或主持日常工作的副职领导签发。以本局机关名义制发的下行文或平行文，属于分管局领导职责范围内的，一般由该领导签发；如内容涉及到其他分管局领导的，应先送其他分管局领导审核或会签。遇急办公文，且分管局领导出差或外出时，可由其他局领导签发。

第二十四条  公文正式印制前，拟制公文的科室应当进行复核，复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

第二十五条  以局机关名义制发的公文，由办公室编号、印制。

第六章    收文办理

第二十六条  收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第二十七条  办公室收到需要办理的外来公文，应当进行审核。审核的重点是：是否应由本局办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。经审核，对符合本办法规定的公文，办公室应当及时提出拟办意见送局领导批示，需要两个以上科室办理的，应明确主办科室。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文，经办公室负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。

第二十八条  承办科室收到交办的公文后，应当及时办理。一般公文应在7个工作日内办结，不得延误，推诿，要做到每份公文都有回音。紧急公文，应随到随办。上级来文中有办理时间要求的，按其规定的时间办结。科室协办的公文，协办科室必须及时提出协办意见并签字确认。（预算科负责办理的所有公文如不能按规定时间办结的，需经本局负责人同意后方可延期。）对不属于本科室职权范围或不宜由本科室办理的公文，由科室负责人写明原因和建议，在1个工作日内向办公室办理完转办手续，不得积压不办。对问题复杂不能在规定时间内作出答复的，主办科室应告知来文部门，说明原因。

第二十九条  局办公室收到外来公文，如遇下列情况，可退回处理：

（一）无特殊情况（特殊情况包括重大灾情，疾病和疫情等）又不说明理由越级请示的；

（二）一文多事；

（三）多头主报；

（四）不盖公章；

（五）联合行文不符合会签程序的；

（六）内容涉及其他部门职能，且协商不一致的；

（七）公文请示事项不属本局职权范围的；

（八）内容涉及要求解决资金问题，不注明联系人姓名和联系电话的。

第三十条  收到上级机关下发或交办的公文，由办公室提出拟办意见，送局领导批示后办理。

第三十一条  审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人签署姓名和日期视为同意。没有请示事项的，签署姓名和日期表示已阅知。

第三十二条  送局领导批示或者交有关科室办理的公文，办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第七章    公文归档

第三十三条  公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和档案管理的有关规定，及时整理（立卷）、归档。

个人不得保存应当归档的公文。

第三十四条  归档范围内的公文根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

第三十五条  联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制或其他形式的公文副本。

第三十六条  归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

第三十七条  拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第三十八条  各科室应对收到的公文进行登记并妥善保管，每年3月底前将上一年度的公文列册移交办公室。

第八章    公文管理

第三十九条  公文由办公室统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第四十条  办公室应当建立健全本机关公文处理的有关制度。

第四十一条  上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经办公室主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。

第四十二条  公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。

第四十三条  公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第四十四条  不具备归档价值和存查必要的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以定期销毁。

第四十五条  销毁秘密、机密公文，应当到指定场所，由2人以上监销，保证不丢失、不漏销。绝密文件要退回发文单位，由发文单位按规定处理。

第四十六条  机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。

工作人员调离岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第四十七条  密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。

第九章  附则

第四十八条  行政法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，按照外交部的有关规定处理。

第四十九条  本办法由局办公室负责解释。

第五十条  本办法自发文之日起施行，本局过去制订的公文处理的有关规定与本办法不一致的，以本办法为准。

附件

机关公文格式

一、公文用纸主要技术指标

公文用纸一般使用纸张定量为6Og/m2～8Og/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%～90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值为7.5～9.5。

二、公文用纸幅面及版面尺寸

（一）公文用纸幅面尺寸

公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其幅面尺寸为：210mm×297 mm。

（二）公文页边与版心尺寸

公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm。

公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm。

版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）。

三、公文中图文的颜色

未作特殊说明公文图文的颜色均为黑色。

四、排版规格与印制装订要求

（一）排版规格

正文用3号仿宋体字，文中如有小标题用3号黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。

（二）制版要求

版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。

（三）装订要求

公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固。

五、公文中各要素标识规则

公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。

（一）眉首

1.公文份数序号

公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。

2.秘密等级和保密期限

如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空l字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开，此时秘密等级的两字间不留空。

3.紧急程度

如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

4.机关重要公文特别是上报的公文应使用有“文件”字样的发文机关标识，一些特定公文可只标识发文机关全称或规范化简称。

5.联合行文应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

6.发文字号

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”、“字”等字。

发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

7.签发人

上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排。

（二）主体

1.公文标题

红色反线下空2行，用2号小标黑体字或2号黑体字，可分一行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

2.主送机关

标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下，抄送之上，标识方法同抄送。

标识主送机关时应标明主送机关的全称、规范化简称或同类型机关的统称。所谓同类型机关的统称如“各县、市、区财政局”。

3.公文正文

主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。

4.附件

公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3号仿宋字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应在附注之后、主题词之前另页全文打印，与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

5.成文时间

用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”。

6.公文生效标识

（1）单一发文印章

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm～4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。

（2）联合行文印章

当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。

当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下空1行，右空2字标识成文时间。

（3）特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

7.附注

公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下1行。

（三）版记

1.主题词

“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。

2.抄送

公文如有抄送机关，在主题词下1行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

3.印发机关和印发时间

位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关（指公文的印制主管部门）左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

4.版记中的反线

版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

5.版记的位置

（1）版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。

（2）公文主体之后的空白容不下版记的位置，需另起一页标识版记，此时版记要放在最后一面，即使前一面完全空白也没有关系。

六、页码

用4号半角宋体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。页码居右空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。

七、会议纪要格式

会议纪要标识由“x x x x x会议纪要”组成。其标识位置同“文件式”发文机关标识方法，用红色小标宋体字。会议纪要不加盖印章。其他要素同本标准相关要素说明。