青岛市畜牧兽医局关于规范机关公文处理工作的通知

青岛市畜牧兽医局关于规范机关公文处理工作的通知
青牧字〔2013〕3号

各区、市畜牧兽医局，李沧区政府农办，红岛经济区（高新区）综合事务局，机关各处室，局属各单位：
　　为规范机关行文，做好机关公文处理工作，提高工作效率，根据《青岛市党政机关公文处理工作办法（试行）》，现就有关事宜通知如下。
　　一、机关公文分类
　　局机关公文主要分为青牧发、青牧字、青牧呈、青牧审字四种。青牧发文件主要适用于全局的重大决策、部署、意见、全局性工作、重要业务工作及规范性文件；青牧字文件主要适用于人事任免事项、单项工作部署、公函及转发类通知；青牧呈主要适用于向上级党委、政府和有关主管部门的请示、报告类上行文；青牧审字主要适用于向上级业务部门的单项业务类行文。
　　二、机关公文制发要求
　　（一）严格控制公文制发数量。行文应当确有必要，没有实质内容、可发可不发的文件，一律不发。对上级文件，内容已十分明确、具体，根据实际不必以文件形式提出贯彻落实措施的，不再制发文件；如上级文件有明确要求或确需制发文件贯彻落实的，要结合实际提出切实可行的措施，不得照抄照转。
　　（二）严格公文内容。文件要讲求实效，突出思想性、针对性和可操作性，做到主题鲜明、重点突出、结构严谨、表述准确、语言精练。能分解责任的，要明确责任部门和完成时限、标准要求，并加强跟踪督办。
　　（三）严格公文审核。办公室主要对公文的文种、格式等形式要件进行审核，文件的具体内容由起草单位自行负责审核，符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。
　　（四）严格公文签发。应由局长签发的文件：
　　1.向上级党委、政府和上级业务部门的请示、报告；
　　2.向局属单位下发的综合性、全局性、指示性文件和向区市畜牧兽医部门下发的综合性、全局性业务工作指导文件；
　　3.职责分工范围内的下发文件、平行文件及其它往来文书；
　　4.虽属单项业务工作但事涉情况复杂、责任重大的往来文书；
　　5.其他分管领导或办公室认为应当由局长签发的往来文书。
　　应由分管领导签发的文件：
　　1.党组会议或局长办公会议研究通过的单项业务工作，以及其他一般性业务工作指导文件，按职责分工由分管领导同志签发；
　　2.职责分工范围内的对外业务工作文书（含上级业务部门、市级综合部门或其他平行机关商洽工作、征求意见的往来文书等），一般由分管领导同志签发；
　　3.办公室认为可由分管领导签发其他文件。
　　（五）严格公文编号。无具体贯彻意见的转发类通知、会议通知等，原则上不编号，按照公文制发程序，经局领导签字后发文。上级部门有特殊要求的，可以根据实际情况进行编号发文。
　　（六）严格发文、收文程序。已由负责人签发的公文，印发前应对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；签发的纸质文件及格式规范的电子版同时交办公室登记备案。各处室除办公室外一律不得对外正式发文、收文，一律不得以处室名义越级行文。

　　附件：1.青岛市畜牧兽医局机关公文排印工作细则
　　　2.青岛市畜牧兽医局机关公文格式样本

青岛市畜牧兽医局
2013年1月11日

附件1

青岛市畜牧兽医局机关公文排印工作细则

一、公文用纸幅面尺寸及版面要求

（一）公文用纸。党政机关公文用纸统一使用A4型纸。公文用纸天头（上白边）为37mm，订口（左白边）为28mm，版心尺寸为156mm×225mm。

（二）公文页面设置。页边距：上3.7厘米，下3.5厘米，左2.8厘米，右2.6厘米。

（三）公文段落设置。行距：28磅；间距：段前0行，段后0行。

二、公文格式要素编排规则

（一）版头。

1．份号。如需标注份号，用3号黑体的6位阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

2．密级和保密期限。如需标注密级和保密期限，用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

3．紧急程度。如需标注紧急程度，用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

（二）发文机关标志。由发文机关全程或规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全程或规范化简称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，使用小标宋体字，颜色为红色。联合行文时，如需同时标注连署发文机关名称，一般应将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以连署发文机关名称为准上下居中排布。

（三）发文字号。编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文字号为阿拉伯数字标注；年份应标注全称，用六角括号〔〕括入，发文顺序不加“第”字，不编虚位，在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名同处一行。

（四）签发人。居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置，“签发人”三字用3号仿宋字体，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

（五）版头中的分割线。发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分割线。

三、公文主体

（一）标题。用2号小标宋体字，编排于红色分割线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词义完整，长短事宜，间隔恰当，标题使用应当使用梯形或菱形。

（二）主送机关。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。

（三）正文。首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。

（四）附件说明。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

（五）发文机关署名、成文日期和印章。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全。

1．加盖公章的公文。成文日期右空四字编排，不得出现空白印章。单一机关行文时，在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

2．不加盖印章的公文。单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字。如果成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。

联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。

３．成文日期中的数字。用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份标注全程，月、日不编虚位（即１不编为01）

（六）附件。附件应当另行编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

（七）版记。取消主题词。如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，印发机关左空一字，印发日期右空一字，后加“印发”二字。

（八）页码。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。

附件2

青岛市畜牧兽医局机关公文格式样本

000001（三号黑体字）

机密★1年

特急

青岛市畜牧兽医局文件

青牧发〔2013〕×号（3号仿宋）

青岛市畜牧兽医局

关于×××××的通知 (2号小标宋体，行距28磅)

×××××××：（主送机关，3号仿宋体）

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。（正文，3号仿宋体）

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

（空1行）

附件：⒈×××××××××××××××××××××

××××××××××××

⒉×××××××××××××

（印章）

 青岛市畜牧兽医局

2013年×月×日(空4字)

抄送：×××，×××。

青岛市畜牧兽医局办公室（左空1字）2013年×月×日印发（右空一字）

青岛市畜牧兽医局

青牧字〔2013〕×号（3号仿宋）

青岛市畜牧兽医局

关于×××××的通知 (2号小标宋体，行距28磅)

×××××××：（主送机关，3号仿宋体）

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。（正文，3号仿宋体）

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

（空1行）

附件：⒈×××××××××××××××××××××

××××××××××××

⒉×××××××××××××

（印章）

 青岛市畜牧兽医局

2013年×月×日(空4字)

抄送：×××，×××。

青岛市畜牧兽医局办公室（左空1字）2013年×月×日印发（右空一字）

特  急（三号黑体字）

青岛市畜牧兽医局

青牧呈〔2013〕×号(左右各空1字)  签发人：×××（楷体）

青岛市畜牧兽医局

关于×××××××的请示

×××××××：（主送机关，3号仿宋体）

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。（正文，3号仿宋体）

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

特此请示。

青岛市畜牧兽医局

2013年×月×日

（联系人：×××，电话：××××××）

抄送：×××，×××。

青岛市畜牧兽医局办公室（左空1字）2013年×月×日印发（右空一字）

特  急（三号黑体字）

青岛市畜牧兽医局

青牧审字〔2013〕×号(左右各空1字) 签发人：×××（楷体）

青岛市畜牧兽医局

关于×××××××的请示

×××××××：（主送机关，3号仿宋体）

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。（正文，3号仿宋体）

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

特此请示。

青岛市畜牧兽医局

2013年×月×日

（联系人：×××，电话：××××××）

抄送：×××，×××。

青岛市畜牧兽医局办公室（左空1字）2013年×月×日印发（右空一字）

青牧发〔2013〕×号

青岛市畜牧兽医局

××××××××

关于×××××的通知

×××××××：（主送机关，3号仿宋体）

×××××××××××××××。（正文，3号仿宋体）

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

       （公章）         （公章）       

青岛市畜牧兽医局 × × × × ×

2013年×月×日

抄送：×××，×××。

青岛市畜牧兽医局办公室（左空1字）2013年×月×日印发（右空一字）

青岛市畜牧兽医局

青岛市畜牧兽医局

关于××××××××××××

×××××××：（主送机关，3号仿宋体）

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。（正文，3号仿宋体）

（空一行）

                         青岛市畜牧兽医局

2013年×月×日