王家镇公文办理流程规范

中 共 王 家 镇 委 员 会

王 家 镇 人 民 政 府

公

文

办

理

流

程

规

范

二○一四年六月

王家镇公文办理流程规范

     一、公文办理的原则要求

1.原则：实事求是、精简、高效

2.要求：及时、准确、安全

二、公文的办理环节

（一）公文的拟制：

     1.确定公文的范围，原则上一文一事，不可一文多事的报送。

2.正确选用行政公文的文种，是正确撰写行政公文的前提。现行使用的《国家行政机关公文处理办法》规定行政公文种类有命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种。现根据本镇行文实际，仅列出常用文种的适用范围 。

文种

办法规定

适用范围

决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

行政机关及党、人大、人民团体，都可使用。（决定一般用于上级机关向下行文，也可在本机关内部使用）

通知

适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的实行，任免人员。

单位、人大、行政和局对机关，人民团体使用。（ “通知”属于下行文，主送单位是下级机关，平行或不相隶属机关需要越级的，可用“抄送”形式，对上级尤其不能用“通知”）

通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

各级行政机关都可以使用。（分为表彰性、批评性、传达性通报）。

报告

适用于向上级机关汇报工作，反应情况，

答复上级机关的询问，不需要上级机关对报告内容进行回复。

所有相对下级机关都可以使用的文种（ “报告” 是上行文，主送机关是有隶属的直接上级，一般不允许越级上报）

请示

适用于向上级机关请求指示、批准的事项。

所有相对下级机关都可以使用的文种（ “请示”是上行文，主送机关是有隶属关系的直接上级，一般不允许越级上报）。

批复

适用于答复下级机关请示事项。

使用“批复“的前提是下级机关上报“请示”，批复只对于主送“请示”的机关，如有其他机关也需要知道批复的内容时，应用抄送的形式传达。

意见

适用于对重要问题提出见解和办法。

党、政、人大等各级机关都可以使用。

函

适用于不相隶属的机关之间商洽工作， 询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

各级机关都可使用，“函”分为商洽函、问答函、批答函，仅为平级机关之间的交流工具。 

会议纪要

适用于记载和传达会议情况和决定事项。

各级机关都可使用，“会议纪要”属于综合性文种，既可上报又可下发，也可平行使用。

 3.公文的格式

     公文一般是由眉首、主体、版记三部组成。

眉首：首页红色反线之上的部分（此红色反线上粗下细，名为武文线）。包括：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。

（1）公文份数序号：公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。

（2）秘密等级和保密期限：需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

 (3 )紧急程度：如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

     (4) 发文机关标识：由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成。

 (5) 发文字号：发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

（6）签发人：上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空1字。“签发人”及签发人姓名用3号仿宋体。如有多个签发人，签发人姓名按发文机关的排列顺序从左到右、由上而下依次均匀顺排，一般每行两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

    主体：即文件的正文部分。包括：公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间。

（1）公文标题：红色反线下空1行，用2号华文中宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。多行标题排列应当使用梯形或菱形。

（2）主送机关：标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

（3）公文正文：主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行，用3号仿宋体字，文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层次用黑体字、第二层次用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

（4）附件：公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文序号并在其后标识附件。

（5）成文日期：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不标虚位。以负责人签发时间为准。

版记：应置于公文末页（偶数页）底部，版记的最后一个要素置于最后一行。包括：主题词、抄送、印发机关和印发时间、份数。

（1） 主题词：用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号词目用3 标宋体字；词目之间空1字。

（2）抄送：公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用4号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

   （3）印发机关和印发时间：位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用4号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文复印的日期为准，用阿拉伯数码标识，后加“印发”二字。

    （4）页码。公文页码顺序号。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，数字左右各方一条一字线，置于页面底端，居中。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

（二）公文的发文办理程序（见下图）

部门拟稿——分管领导核稿——书记（党委文件）、镇长（政府文件）签发——公文编号——排版——印发——存档。

     1.公文初拟人员职责：负责草拟公文文稿，做到语言通顺、结构合理、内容正确；填写发文处理单中人名、时间、表述等（发文底稿单见后附表2）。初拟人员应认真研究、组织起草，严格把关，拟好草稿后由主要负责人签名。

2.办公室拟稿人员初核职责：审核公文文字、段落结构是否正确，会签手续是否齐全，公文内容是否真实、合理、合规、合法和可行，签发程序和公文格式是否正确。

3.分管领导复核职责：审核公文业务内容是否准确体现领导意图，是否符合法律法规和政策规定，是否符合实际；是否具有可操作性，是否需要进一步组织有关部门研究和协商会签。公文用词是否恰当，表述是否准确，语句是否精炼，段落结构是否合理。协调公文间的关系，内容是否正确，是否必须发文；行文关系和发送范围是否恰当，密级和紧急程度标注是否准确等。

 4.办公室核稿中，对公文质量不高、内容不完善、格式不规范等问题，视情况请拟文部门自行完善、退回补正。

5.拟稿人、审核人均应在统一格式的公文底稿的指定栏目内签名表态，以示负责。

 6.各级领导审批和签发公文，要签署自己的意见、姓名和日期，不能只签姓名或者只签姓不签名，也不能划圈代签。

7.制发公文应当确有必要，注重效用，力戒照抄照转、内容空泛。要严格控制文件规格和发文数量，可发可不发的文件一律不发。

 （三）公文的收文办理程序及时限（见下图）  

签收——登记——拟办——请办——传阅——承办——催办——注办签收、登记、拟办、请办、传阅、承办、催办等程序。

1.登记：对于收到的公文，要在第一时间贴上公文处理卡，写清登记来文标题、密级、发文字号、发文机关、份数、收文日期等内容。（见文件处理卡附表3）立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。由办公室专职人员统一收发、审核、用印，由档案员负责归档和销毁。工作人员收件后应立即呈送领导批示，一般件在1个工作日内批阅完毕。

2.请办：办公室根据领导批示将需要办理的公文转有关部门办理。对需要两个以上部门办理的，应当指明主办部门。公文应在领导批示后立即转相关部门办理，应当明确办理时限。办理时限要求：上级机关公文个工日内办结，急件3个工作日内办结，特急件立即办结；平级公文5个工作日内办结；下级呈文属请示报告、工作意见等类的公文，5个工作日内办结，须经审核上报上级的3个工作日内办结，急件当日报送；上级批转的按标注时限办理。

3.传阅：办公室根据主管领导批示，将公文送有关领导阅知或者批示。文秘工作人员应当随时掌握公文传阅去向，避免漏传、误传和延误。机要文件传阅要当天送、当天收回，或阅文者在阅文室阅读。

4.承办：凡属承办部门职权范围内的事项，承办部门根据领导批示、按照文件要求办理；凡涉及其他部门的事项，承办部门应当主动与有关部门协商办理。

 5.催办：办公室对公文的承办情况进行督促检查，对紧急或者重要公文应当及时催办，对一般公文应当定期催办，并随时或定期向主管领导汇报办理情况。

6.对涉及其他部门职责的，主办部门要主动搞好协调，协办部门要积极配合。

7.要严格落实督办制度，做到事事有回音、件件有着落，确保领导批示落到实处。

公文办理流程图

 （略）

（四）文件的整理归档

立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

 1.归档的范围

（1）机关文件材料的归档范围：上级机关、同级机关、下级机关、本机关收文发文资料。

（2）机关文件材料不归档范围:上级机关普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料；本机关文件材料中的重份文件、临时性文件、一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，电话记录等；同级机关的文件材料中。不需贯彻执行的文件材料；下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

2.文件归档的分类

（1）党务工作形成的文件材料；

（2）行政管理工作形成的文件材料；

（3）群团工作形成的文件材料；

（4）财务、审计管理工作形成的文件材料；

（5）科技工作形成的文件材料。

3.归档的方法

（1）装订案卷：要拆除文件上的金属物，对破损的和大小不一的文件要进行修补、切齐和折叠，左边三孔一线装订

 （2）按照文件类型，进行分类归类；

（3）将以归类装订好的的文件统一放入档案盒中保管。 

4.档案保存时限

档案保存时间分为永久、长期、短期，永久文件保存时限为50年以上；长期文件保存时限16-50年；短期文件保存时限为15年以下。

三、公文的行文规则

1.行文应当确有必要，注重效用。

2.行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

3.属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。

4.属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。

5.“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。

6.除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

四、公文的管理

1.公开发布行政机关公文，必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

2.公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。 

3.机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。

4.工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。