宁波市港航管理局公文处理办法

关于印发宁波市港航管理局公文处理办法的通知

局各部门：
　 《宁波市港航管理局公文处理办法》（修订稿）经第20次局长办公会议审议通过，现印发给你们，请遵照执行。
　　附件：1.有关常用发文单位、部门规范化简称（统称）
　　      2.宁波市港航管理局退文通知单
　　      3.宁波市港航管理局来文处理单
　　      4.宁波市港航管理局工作督办通知单
　　                                                                                                  宁波市港航管理局

2013年7月2日

宁波市港航管理局公文处理办法

第一章总则

　　第一条 为使公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高办文质量和效率，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）和《宁波市港航管理局工作规则》要求，制订本办法。
　  第二条 局公文是指本局实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
　　第三条 本办法适用于中共宁波市港航管理局委员会、宁波市港航管理局、宁波市航道管理局、浙江省船舶检验局宁波检验处（以下统称“本局”）的公文处理工作。
　　第四条 公文处理是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理应当坚持实事求是、精简、高效、规范的原则，做到及时、准确、安全、保密。
　　第五条 局办公室是局公文处理的管理部门，负责局机关的公文处理工作并指导下级单位的公文处理工作。局办公室应当配备专职人员负责电子公文和纸质公文处理工作。

第二章公文主要种类

　　第六条 本局常用的公文种类主要包括：
　　（一）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位及人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
　　（二）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
　　（三）通知。适用发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
　　（四）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
　　（五）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
　　（六）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
　　（七）批复。适用于答复下级机关的请示事项。
　　（八）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
　　（九）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
　　“函”作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。
　　（十）会议纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
　　第七条 “决定”和“通报”两个文种用于奖励时，应当依据法律的规定和职权，根据奖励的性质、种类、级别、公示范围等具体情况，选择使用相应的文种。“通告”也可以在适当场合粘贴公布和刊登报纸等方式发布。

第三章公文格式

　　第八条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。公文各个要素标注的具体要求按照《党政机关公文处理工作条例》、《党政机关公文格式》以及市交通委、省港航局有关规定执行。
　　第九条 公文应有政府信息公开建议，公开建议应按下列程序进行审查：
　　1.承办科（室、所，以下统称“部门”）在起草文件时，按照《宁波市关于政府信息公开前进行审查的规定》，对信息进行全面审查，提出是否公开建议。
　　2.局办公室在核稿时，要把政府信息公开情况作为一项重要审核内容。对没有提出是否公开建议、没有标明信息分类、没有明确公开时限的，做退稿处理。
　　3.最后签发文件的局领导负责对是否公开进行审核把关，难以确定的可提出研究。
　　第十条公文的排版
　　公文用纸一般采用国际标准A4型纸（210mm×297mm）。
　　（一）公文的字号、字体：标题用2号华文中宋体字或方正小标宋简体字；正文用3号仿宋体字。一般一页22行，一行28个字。
　　（二）公文的行间距为：固定值28磅。
　　（三）公文的页边距为：上37mm，下35mm；左28mm，右26mm。
　　（四）公文段落排版：第一层“一”为黑体，第二层“（一）”为楷体。
　　（五）特殊情况说明：
　　1.当公文排版后所剩空白处不能容下印章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标注“此页无正文”的方法解决。
　　2.A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。
　　3.公文中计量单位的用法应当符合GB 3100、GB 3101和GB 3102（所有部分），标点符号的用法应当符合GB/T 15834，数字用法应当符合GB/T 15835。
　　第十一条 本局常用发文字号：
　　（一）中共宁波市港航管理局委员会、纪委、团组织文件
　　1.甬港航党〔〕号：适用于以本局党委名义制发的决定、意见、通知、通报、报告、请示及基层党组织干部任免等文件。
　　2.甬港航纪〔〕号：适用于以本局纪委名义制发的决定、意见、通知、通报、报告、请示等文件。
　　3.甬港航团〔〕号：适用于以本局团总支名义制发的决定、意见、通知、通报、报告、请示等文件。
　　以上文件分别盖局党委、局纪委、局团总支印章。
　　（二）宁波市港航管理局文件
　　1.甬港航〔〕号：适用于以宁波市港航管理局名义制发的决定、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复等文件，规范性文件发布必须采用该文号。可作为上行文、下行文和联合发文。
　　2.甬港航干〔〕号：适用于任免干部通知。
　　3.甬港航函〔〕号：适用于以宁波市港航管理局名义在不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
　　以上文件盖局印章。
　　（三）宁波市航道管理局、浙江省船舶检验局宁波检验处文件
　　1.甬航道〔〕号、甬船检〔〕号：适用于以宁波市航道管理局、浙江省船舶检验局宁波检验处名义制发的决定、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复等文件。可作为上行文、下行文和联合发文。
　　2.甬航道函〔〕号、甬船检函〔〕号：适用于以宁波市航道管理局、浙江省船舶检验局宁波检验处名义在不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
　　以上文件分别盖宁波市航道管理局、浙江省船舶检验局宁波检验处印章。
　　（四）宁波市港航管理局工会委员会文件
　　甬港航工会〔〕号：适用于以宁波市港航管理局工会委员会名义制发的各类文件。盖局工会印章。
　　（五）会议纪要
　　〔〕号：适用于记载会议主要情况和议定事项。本局党委会议纪要、局长办公会议纪要和专题会议纪要均采用该文号。
　　局长办公会议纪要根据局领导班子任届按期编号，局党委会会议纪要、专题会议纪要按独立序列实行年度编号。
　　（六）宁波市港航管理局会议文件
　　甬港航会〔〕号：适用于以宁波市港航管理局名义通知召开、举办的各种会议和培训班。系统内以宁波市航道管理局、浙江省船舶检验局宁波检验处名义召开、举办的会议和培训班均采用该文号。盖局印章。
　　（七）宁波市港航管理局办公室文件
　　甬港航办〔〕号：适用于局办公室业务范围内的文件以及一般性事项通知、通报等。盖局办公室印章。
　　（八）便函文件
　　〔〕号：适用于进行一般事项的汇报、商洽、通知、答复等。中共宁波市港航管理局委员会、宁波市港航管理局、宁波市航道管理局、浙江省船舶检验局宁波检验处统一用《宁波市港航管理局》便函文稿，均采用该流水号。
　　（九）阅文件
　　甬港航阅〔〕号：适用于印发领导讲话、调查研究报告、资料性文件等（全市港航工作会议等重要会议领导讲话除外），不下发纸质文件，不盖章。
　　（十）电子文件
　　电〔〕号：适用于转发本局没有具体实施意见的上级或同级有关文件，不下发纸质文件。
　　（十一）宁波港航信息
　　涉及港航业务信息、简报的，统一用“宁波港航信息”文样发文。

第四章行文规则

　　第十二条 行文应当确有必要，讲究实效，注重针对性和可操作性。
　　（一）发文内容上，凡法律法规已作明确规定的，一律不再制发文件；可发可不发、可转发可不转发的文件一律不发；能通过口头传达、面谈、电子邮件布置，或通过电话可以请示、答复的事项，不应发文；与已发文件内容雷同，没有新内容和具体措施意见的，不应发文；涉及同一事项的工作部署、配套政策、责任分工等文件，尽量合并下发。
　　（二）发文范围上，严格控制发文主送和抄送范围，可主送可不主送、可抄送可不抄送的文件一律不主送、不抄送；能利用局内外网公布的通告、通报等公开周知的文件，原则上不再印发纸质文件。
　　（三）发文规格上，未提具体贯彻意见和要求的转发件一律采用电子文件形式；能以局办公室名义印发的文件一律不以局名义印发；能使用便函的，—律不印发正式函或文件，能以信笺头、“白头”文件等形式印发的，不以“红头”文件形式印发。
　　第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
　　（一）向上级机关行文，应当遵循以下原则：
　　1.报市交通委、省港航局等上级机关的请示、报告，一律以局名义上报。原则上主送一个上级机关，不能多头报送，同时根据需要抄送相关上级和同级机关，不抄送下级机关。
　　2.下级机关的请示事项，如需以本局名义向上级机关请示的，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。
　　3.请示应当一文一事。请示和报告要区分，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。上行文的“意见”按“请示”公文要求办理。
　　4.除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。
　　（二）向下级机关行文，应当遵循以下原则：
　　1.向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。
　　2.涉及多个部门或外单位职权范围内的事务，未协商一致的，不得擅自行文。
　　第十四条 同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。局内设机构除局办公室外不得对外正式行文。

第五章公文拟制

　　第十五条 公文拟制包括公文拟稿部门起草、局办公室审核、局领导审核签发等程序。发文办理按照“谁承办，谁负责”的原则，承办部门负责从公文的草拟到分发追踪整个发文办理的流程，以确保发文的质量和效率。
　　第十六条 公文起草：
　　部门起草应着重注意：
　　（一）发文确有必要，符合国家法律和党的路线方针政策，所提措施和办法切实可行；
　　（二）符合发文程序和手续；内容简洁、主题突出、观点明确、结构严谨、表述准确、文字精炼、切合实际。
　　（三）公文内容涉及局内多个部门业务时，主办部门应主动商请相关部门会签。如相关部门对公文内容有异议，经协商达不成一致意见时，主办部门应报请分管局领导裁定。
　　（四）需对该文件能否在局内外网公开提出建议，部门主要负责人应审核确认。
　　（五）起草、修改、签发公文要统一使用发文稿纸。在打印稿上修改文稿、审核和签批文件，一律使用钢笔、毛笔(蓝黑墨水或碳素墨水)书写，书写不应越过装订线。文稿修改较多，稿面不清楚的，应清稿后送审，修改稿与清稿后的稿件一并保存归档。
　　第十七条 公文审核：
　　局办公室审核应重点审核：
　　（一）行文理由是否充分，依据是否准确；
　　（二）是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合公文处理有关规定；
　　（三）印发具有普遍约束力的规范性文件和政策性文件，须首先经过局法规部门审核、会签后，再送局办公室核稿；
　　（四）在不改变原意的情况下，核稿人员可对文稿进行删节和文字加工。如需对文稿进行较大修改时，应退回起草部门进行修改；
　　（五）文稿内容涉及其他部门业务，而未取得其他部门会签意见的，审核时作退文处理。
　　第十八条 公文签发：
　　（一）以局行政名义向市交通委、省港航局等上级单位的请示、报告、意见的公文，以及需要由各县（市）区港航管理机构主要领导参加的重要会议通知，由局长签发。
　　以局党委名义向市交通党工委、省港航局党委等上级党组织的请示、报告、意见的公文，由党委书记签发。
　　以纪检、群团组织名义向上级单位行文，按有关规定执行。
　　（二）以局名义制发的公文，涉及下列内容的，经局分管领导审核后由局长签发：
　　1.报上级部门的请示、报告和意见等上行文；
　　2.贯彻上级重大决策、重要会议精神和领导重要指示的实施意见和措施；
　　3.全市港航发展的方针、政策及重大措施；
　　4.依照法定权限和规定程序起草上报或印发的行政规范性文件；
　　5.全市港航发展中长期规划、年度计划、水运建设规划；
　　6.局内设机构职责调整、干部任免、职称聘任及行政、经济奖励处分；
　　7.重大审计事项；
　　8.未明确局分管领导的综合性工作；
　　9.涉及大额资金使用划拨、可能影响稳定等重大事项；
　　10.其他需要局长签发的重大事项。
　　局分管领导认为内容重要或有不同意见需要局长决策的，应提出意见建议后报局长签发。
　　局长出国、出差时，时限紧急的文件，由局长授权局分管领导签发。采用简化程序制发的行政规范性文件，由局长授权局分管领导签发。
　　（三）以局名义制发的下行文或平行文，一般按局领导分管业务范围，由局分管领导签发；内容涉及其他局分管领导分管业务范围的，需请其他局分管领导会签。
　　（四）局长办公会议、局党委会议及专题会议、业务工作会议议定的事项，由主持会议的局领导签发。
　　（五）我局与不相隶属的平行单位联合发文时，承办部门负责送达有关联合发文单位会签。由主办单位首先签署意见，协办单位依次会签，标注主办单位的发文字号，一般不使用复印件会签。我局会签时，应根据涉及事务重要程度，送局分管领导或主要领导审签。若有关单位有实质性改动或改动较多的，应按程序送原签发局领导复审。
　　（六）局领导在审批发文文稿时，应明确表态“同意发”，同时还应签署审批人的姓名和审批时间。如局领导认为公文需要修改，或需要其他局领导审阅，或需要其他部门会签，承办部门应按照局领导批示要求办理。
　　凡是局领导未明确签署“同意发”的文稿，局办公室不得印发。
　　（七）公文签发人对所签发的公文内容全面负责。

第六章公文办理

　　第十九条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
　　第二十条 收文办理包括签收、登记、初审、拟办、承办等程序。
　　（一）签收。局办公室收发人员负责本局机关公文的收取、签收、拆封、清点和登记工作，各业务部门不得直接受理外单位正式来文。
　　1.取文。安排专人取文，需直取的急件、密件必须及时取回。
　　2.受文。收取各单位邮寄直送我局的函件。
　　3.拆封。收到函件应及时拆封，拆封时应仔细检查来件信封，防止漏拆和信封内留有余件。对署名收件人的函件，交由本人拆封，不得擅自拆封。
　　4.清点。及时清点每件文件的份数，检查文件主件和附件等是否完整。发现漏盖公章、缺页、缺附件的请示性公文，应及时与来文单位联系，要求补齐。直取的密件、急件、传真件，要当面清点件数，办理签收手续。
　　（二）登记
　　1.分文。收到各单位的公文后，有关收文人员按类别分文、登记。登录应完整准确、字迹清楚。
　　2.登记。
　　（1）登记方式。对阅知件和批办件通过电子公文（OA系统）进行扫描登录。
　　（2）登记要求。登记应做到完整、准确、字迹清楚。来文单位应用规范全称。
　　（3）转并处理。对有前文背景的公文，属于对批办件的回复意见和办理情况的报告，要与前办件并号处理。如属对批办件的回复，应将回复与批办件并号处理。
　　（三）初审。收到的公文应进行初审。对下列不符合规范的公文，经局办公室审核并说明理由后原则上退回来文单位：
　　1.不应当由本局办理的；
　　2.不符合行文规则越级行文;
　　3.文种使用错误，“请示”与“报告”不分，“报告”与“意见”不分;
　　4.“请示”多头主送，一个文件中包含多个请示事项;
　　5.“请示”未标注签发人（会签人）、联系人和联系电话;
　　6.直接送局领导个人（局领导交办事项和紧急突发事件除外）;
　　7.未使用行文单位文头纸或未加盖单位印章;
　　8.以复印件、手写稿报送;
　　9.反馈意见件未附征求意见原件;
　　10.不符合国家法律、法规的规定与政策要求;
　　11.涉及其他部门职权范围，未与有关部门协商或征求有关部门意见;
　　12.未附文中引用的政策、规定等相关文件;
　　13.其他不应受理的。
　　经审核需作退文处理的，由收文人员填写《宁波市港航管理局退文通知单》（样式附后），连同公文原件退报文单位。
　　（四）拟办。局办公室将初审后应由本局办理的文件分为阅知性和批办性两类，根据内容及局领导、部门职责分工等提出拟办意见。
　　1.阅知性公文。上级、不相隶属单位的普发文件、简报、信息及下级报备文件、报告或抄送文件等送我局参阅、知照、备案性质的公文。
　　阅知性公文办理程序：局办公室根据文件内容及局领导、部门职责分工提出拟办意见，通过电子公文（OA系统）送局各领导和有关部门传阅。
　　2.批办性公文。需要我局办理的公文。包括:
　　（1）市交通委、省港航局等上级单位颁发的要求贯彻落实的文件，以及主送我局的批复性公文和其他需要办理的公文
　　（2）上级领导在阅件、各类刊物、重要来信以及有关部门直送上级领导的公文上批示要求我局办理的公文。
　　（3）批办性公文办理程序：
　　根据公文内容和局领导分工、各部门职能职责，提出拟办意见。对涉及到多部门业务来文，由局办公室确定主办部门和协办部门；对因分工不明确或内容复杂无法归口的来文，由局办公室请示局领导后，协调确定承办部门。
　　局领导分工明确，可由一个部门办理的，应提出“请×××局长阅示，拟请××科（室、所）办理。”
　　对涉及两个以上局领导分工，需要两个以上部门共同办理的，应确定一个局领导阅示，并区分主办、协办部门，可提出“请×××局长阅示，拟请××科（室、所）商××科、××科办理。”同时，抄送相关局领导。
　　对内容复杂，涉及局领导及部门职能交叉，难以确定主办领导和部门的，需请局主要领导或分管局办公室的领导审定，可提出“请×××局长审示，拟请××科（室、所）商××科、××科办理。”
　　上级及横向部门的传真、电话、电报，均应填写统一的记录办理单（样式附后），先呈有关领导审批后，送有关部门办理。
　　（五）承办。主办部门为第一责任部门，对办理结果负责。会办部门应主动配合，及时办理，不得延误、推诿。
　　1.局机关各部门负责人每天应处理2次以上电子公文（OA系统）文件，一般工作人员应随时处理文件，减少文件积压。对于各类会议通知，各部门应及时做好参会准备，并按照要求及时报送参会名单;在限定的时间内，没有完成文件要求的事项和任务，应提前与有关单位沟通协调;各部门负责人出差时，应妥善处理好电子公文（OA系统）文件的流转。
　　2.承办部门接到需要办理的公文，一般公文在5个工作日内办毕。对涉及紧急事项、突发性事件、抢险救灾等来文及上级有关领导批示件、转办件，局办公室要及时分办，承办部门要急事急办、特事物办、随到随办、不得延误。除有规定时限外，紧急公文在3个工作日内办毕，特急公文在2个工作日内办毕。
　　3.对超出办理期限积压公文的，局办公室将定期予以通报。
　　第二十一条 发文办理包括复核、登记、印制、核发等程序。
　　（一）复核。已签发的公文，印发前应重点复核发文的审批手续、内容、文种、格式、分送范围等。需作实质性修改的，应当报原签批人复审。
　　（二）登记。对复核后的公文，局办公室确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。
　　（三）印制。复核、登记后的公文，局办公室按规定进行缮印、盖章、装订和寄送。涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行了传输。
　　（四）核发。公文印刷完毕，应对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。
　　（五）办理程序及时限。
　　1.发文的承办部门主要负责人审核应不超过1个工作日（若需相关部门会签，会签部门不超过1个工作日），局办公室核稿不超过1个工作日，局领导审签不超过2个工作日。
　　2.经局长办公会议、局党委会议等重要会议研究决定的事项，需拟文办理的，由承办部门在会后3个工作日内予以办理。
　　3.文件由局领导签发后，应在1个工作日内完成校对。除电子文件、“甬港航阅”文件不必纸质寄送外，其余发文的纸质文本应在缮印后2个工作日内寄出。
　　（六）紧急发文的处理。
　　1.急件的界定。急件是指按上级规定在指定时限上报的文件，以及局领导要求立即办理的处理重大突发事件的文件。
　　2.急件的处理。采取有关部门联合办公的方式，即承办部门完成文件拟稿后，由办文人员和局办公室人员核稿，直送局领导签发，局办公室完成印发。
　　第二十二条 整理归档。公文办理完毕后，应当根据档案法律法规以及本局档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。各部门应在次年3月底前整理、归档，送局档案室存档。
　　公文归档包括纸质文件和电子公文（OA系统）两方面公文的归档，由局办公室负责落实。
　　（一）我局与不相隶属的平行单位联合办理的公文，属我局主办的，原件由局办公室整理立卷归档;其他相关单位主办的，原件由主办单位整理、归档，我局须保存公文的印件和原稿的复印件，由我局承办部门收集并送交局办公室整理立卷归档，其他协办单位保存复制件或其它形式的公文副本。
　　（二）已办结的公文（包括盖局印章的便笺）由局办公室临时归档，年终由档案室统一正式归档，归档时应办理移交手续。个人不得保存应当归档的公文。
　　（三）归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等进行整理，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本局的主要工作情况，便于保管和利用。归档范围内的公文应当确定保管期限、按照有关规定定期向档案部门移交。
　　（四）拟制、修改和签批公文，所有纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第七章公文管理

　　第二十三条 局办公室应建立健全本局公文处理的有关制度。公文由局办公室专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
　　第二十四条 公文复印件作为正式公文使用时，应加盖复印机关证明章。
　　第二十五条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经局办公室主任批准，可以销毁。销毁秘密公文应按保密部门的规定，到指定场所由2人以上监销，保证不丢失、不漏销。
　　第二十六条 工作人员调离工作岗位时，应将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第八章公文督办

　　第二十七条 局办公室要掌握公文办理的进度情况，跟踪了解，及时催办。对于上级领导批请我局提出意见，从速办理、严肃查处、需要报告办理结果的批示件，应及时综合有关材料上报。做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。同时，实行督办单制度（样式附后），对公文和领导交办事项进行催办、督办。
　　局办公室是公文督办工作的主管部门，负责督办事项的组织实施。每半个月在局内网通报公文办理情况。
　　第二十八条 督办事项主要分为以下两类:一类是来文督办.包括需批复、答复、贯彻的重要来文；另一类是要事督办，包括上级领导、局领导的批示件、指示件，以及局党委会议、局长办公会议等重要会议议定的重要事项。
　　第二十九条 重点督办工作必须做到立项下达、跟踪督查、情况反馈及时。由局办公室填写督办通知单，逾期未落实按照有关规定追究责任。

第九章附则

　　第三十条 本办法自发文之日起施行，原《宁波市港航管理局公文处理办法》（甬港航〔2012〕62号）同时废止。上级有规定的从其规定。