黔西南州关于进一步规范公文处理工作的通知

州府办函〔2014〕56号

州人民政府办公室

关于进一步规范公文处理工作的通知

各县、市人民政府，义龙新区管委会，州政府各部门、各直属机构：

根据党的十八届三中全会有关“改革会议公文制度”的精神，为进一步加强政府系统公文管理，提高办文质量，实现黔西南州政府系统公文处理工作科学化、制度化、规范化，按照《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)及《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）的有关规定，结合黔西南州政府系统工作实际，现就规范公文处理工作通知如下：

一、州政府、州政府办主要发文字号及方式

（一）黔西南自治州人民政府令。以州政府名义，向社会发布的政府重大决策。

（二）州府发。以州政府名义，发布重要政策，安排部署重要工作，对重大问题作出的决定、命令、通知。批转州政府各部门、各单位涉及全州全局性工作的重要文件。

（三）黔西南府呈。以州政府名义，向省政府呈报的请示、报告。

（四）州府函。以州政府名义，向省政府各部门、各直属机构、各州（市）人民政府和不相隶属机构联系、商洽工作，询问、答复问题，请求批准和答复事项。批复各县（市）人民政府、义龙新区管委会、州政府各部门、各直属机构、各单位（以下简称各地各部门）请示、报告事项。传达各地各部门需执行和周知的事项。以州长或州政府名义提请州人大常委会审议的报告和人事事项。批转州政府各部门、各单位方案和意见。

（五）州府任。任免属于州政府决定的干部人事事项。

（六）黔西南府公告。以州政府名义，向国内外宣布重要事项或者法定事项。

（七）黔西南府通告。以州政府名义，向本辖区范围内公布应当遵守或周知的事项。

（八）黔西南府规备字。以州政府和州政府办公室名义下发的行政规范性文件报省政府及州人大常委会备案。

（九）黔西南府党组。以州政府党组名义，向州委请示、报告工作。

（十）州府常议。州政府常务会议议定事项。

（十一）州府专议。州政府专题会议议定事项。

（十二）州府发电。以州政府名义，向省政府请示、报告紧急工作，与省政府各部门、各州（市）人民政府和不相隶属机关联系、商洽紧急事项。要求各地各部门办理紧急工作。

（十三）州府办发。经州政府同意，以州政府办公室名义行文贯彻省政府、州政府重要文件的意见，以及对全州重大政策和全局性工作进行安排部署的通知、通报、意见，转发州政府各部门、各单位涉及全州全局性工作的重要文件。

（十四）州府办函。经州政府同意，以州政府办公室名义对下级机关的函复、通知。对州人大代表建议和州政协委员提案的答复。与省直各部门办公室、州（市）人民政府办公室等不相隶属机关联系、商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。成立各种州政府议事机构（领导小组、联席会议制度）。批转州政府各部门、各单位方案和意见。

（十五）州府办发电。经州政府同意，以州政府办公室名义要求各地各部门办理紧急工作，进行会议通知。

（十六）情况通报。经州政府同意，对某项工作进行通报，印发州政府领导在以州政府名义召开会议上的讲话。

（十七）州府便函。经州政府同意，以州政府名义，通知需各地各部门办理的临时、短期工作。成立各种州政府议事机构（领导小组、联席会议制度）。

（十八）州府办便函。经州政府同意，以州政府办公室名义，通知需各地各部门办理的临时、短期工作。成立各种州政府议事机构（领导小组、联席会议制度）。

二、黔西南州政府系统公文制定

（一）严控发文数量。上下级和部门之间，凡通过电话、传真电报、函件等方式可以解决的问题，不印发正式文件。凡由主管部门行文或有关部门联合行文可以处理的问题，不以州政府、州政府办公室的名义印发和转发。以州政府名义下发的“州府发”字号和以州政府办公室名义下发的“州府办发”字号文件，原则上只用于关系全州重大政策和全局性工作的安排部署。内容单一、专项工作部署、阶段性事务工作安排以及转发州政府各单位、各部门不涉及全州重要、重大事项和全局性工作的文件，原则上用“州府函”或“州府办函”字号发文。以州政府名义成立的领导小组，除州长担任领导小组组长的文件用“州府办函”字号发文以外，其余州领导一律用“州府办便函”字号发文。除州委、州政府重要工作安排外，一般一年内不就同一工作下发两次文件，现行文件规定仍然适用的不再重复发文。州政府议事机构（领导小组、联席会议制度）会议形成的纪要不得以州政府专题会议纪要形式印发，召开的会议也不再以州政府任何字号下发通知。不属于全州全局性的工作会议、座谈会、专题会和部门的单项工作会议不再以“州府办明电”字号下发通知。

（二）扎实改进文风。黔西南州政府系统下发的文件，要减少关于重要性、指导思想内容的阐述篇幅，一般不再“穿衣戴帽”，要直入主题、开门见山。各地各部门上报州政府的公文要主题鲜明，尽量精简、提炼，减少文件的篇幅，在提请以州政府或州政府办公室名义下发文件时，内容要具有较强的可操作性，应付性、大篇幅抄袭其他地方或上级文件、指导性不强的文件，州政府办公室在审核时将予以退回。在代州政府起草各种政策性文件，在上报前，要充分征求工作所涉及到的相关单位意见，必须在代拟稿的每项政策措施后标注工作责任单位，确保下发文件的措施具体、责任明确，便于州政府对工作落实情况的督查，未明确责任单位，指导性、操作性不强的文件，州政府办公室将予以退回。

（三）规范行文规则。州政府和州政府办公室下发文件严格按照州政府工作规则审签，公文经州政府、州政府办公室领导签发后，统一由州政府办公室文书科进行公文格式把关及时印制和发送。除“州府发”、“州府办发”字号文件普发以外，其余文件根据工作需要由州政府办公室经办科室提供主送和抄送单位范围，转交州政府办公室文书科发送，不得随意扩大范围。州政府批复类文件一般只抄送与该工作密切联系的相关地区和部门，不得普遍抄送给各地各部门。州政府各部门、各直属机构、各单位在行文时，要严格按照《党政机关公文处理工作条例》要求行文，不得向下级党委、政府发布指令性文件或在公文中向下级党委、政府提出指令性要求，不得向不相隶属之间的部门、单位行文和请示、报告，一般不能越级行文，特殊、紧急情况需越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。向下级对外正式行文只能以本部门、本单位名义或本部门、本单位办公室名义行文，其余业务科室一般不得行文，需业务部门内部行文时不能对下级部门、单位行文，只能对下级部门、单位所涉及科（股、室）行文。各地各部门下发文件必须准确控制发文范围，应当只发与该工作密切相关的部门、单位，不能随意扩大范围，不得随意抄送州政府、州政府领导个人及州政府办公室。

（四）提高公文质量。各地各部门要加强对公文质量的管理，对领导干部和工作人员要强化文字功底的培养和锻炼，进一步提升公文起草质量。公文中不能有错别字、语句意义不清、内容表述不明等情况发生；要正确把握标点符号、出版物数字、单位和度量的使用方法；各地各部门的排序要正确，在公文中部门、单位要使用全称或标准简称，上下要一致统一；要遏制公文的相互抄袭现象，可以在一定范围内学习借鉴其他地方或上级政府、部门的公文内容，但必须结合本地、本部门、本单位工作实际加以修改和提炼，绝不允许大篇幅的抄袭。

三、黔西南州政府系统公文处理

（一）严格按程序报送公文。各地各部门向州政府、州政府办公室主送和抄送的公文严格按照 “一个口子进、一个口子出”报送，原则上只通过黔西南州OA办公系统传送电子文档至州政府办公室文书科，统一审核、登记，按规定程序呈批。州政府、州政府办公室原则上不再接收纸质文件（涉密件除外）。州政府领导下到各地各部门开展工作时，各地各部门呈报的请示、报告，同时也需发送一份到州政府办公室文书科。除州政府领导同志直接交办的个别事项和需要直接报送州政府领导同志的涉密公文以及少数特别紧急事项、涉外事项、重大突发事件外，各地各部门不得将需要州政府审批的公文直接报送州政府领导同志个人，更不得同时报送多位领导同志，主送州政府的公文也不应同时报送州政府领导同志个人，文件主送单位不能出现报州人民政府并抄报州政府领导同志和同时出现主送多位领导同志的情况。确需呈送领导个人的紧急文件，应注明呈送情况，并经州政府秘书长或办公室主任同意，事后必须按照办文要求补办有关手续，以备日后查阅。州政府原则上只接收各地各部门上报的请示、报告，不直接处理归口主管部门管理的二级部门、企事业单位和各县（市）、义龙新区部门、乡（镇）、街道办事处越级上报公文。隶属归口主管部门管理的二级部门、企事业单位和各县（市）、义龙新区管理的部门、乡（镇）、街道办事处需请示、报告州政府研究的事项，原则上需先报请主管部门或本地区人民政府（管委会）审核同意，以主管部门或本地区人民政府（管委会）名义行文上报州政府，紧急情况需直接向州政府请示或报告工作时，应同时抄送主管部门。

（二）明确公文接收时限。州政府、州政府办公室下发的正式或非正式公文，除紧急文件、会议通知和短消息提醒的文件在当天签收以外，其余文件须在两个工作日之内签收。普通文件不采用短消息提醒，紧急文件和会议通知在工作日上班时间内不采用短消息提醒，下班、公休、放假时间采用短消息提醒。各地各部门公文收发员上班后、下班前和接收到文件短消息提醒后，要及时检查是否有公文需要接收，紧急文件和会议通知州政府办公室不再另行通知接收，上班时间为正常接收，下班、公休、放假时间以短消息提醒为准。州政府、州政府办公室文件从OA办公网发送到各地各部门后就视为已送达，如因文件接收和处理不及时造成的后果，将追究相关责任单位和责任人责任。

（三）规范公文运转程序。各地各部门报送州政府的请示、报告要严格按照公文印发日期报送州政府办公室文书科，并在文件附注处注明联系人和联系电话，报送时间和印发时间不相符的，州政府办公室文书科将予以退回。州政府办公室文书科接到上报公文后立即签收、审核、登记，按规定程序转送相关科室报请州政府领导审批。州政府办公室相关业务科室接到州政府办公室文书科转办文件后，要及时报送相关领导，对于请示原则上要在10个工作日内答复请示单位，如请示事项在10个工作日之内未办结或不能答复的，需向州政府办公室文书科写明书面原因，由州政府办公室文书科转告请示单位，在随后的5个工作日之内尽快办结，如有特殊情况在15个工作日之内不能答复或请示事项不能办理的，由州政府办公室经办科室书面写明原因转州政府办公室文书科登记后由州政府办公室文书科回复请示单位。

四、实行公文纠错通报退文制度

各地各部门要牢固树立公文管理意识，建立健全机关公文处理制度，加强对公文特别是上报公文的审核把关，严格执行办文规则，提高公文处理质量，坚决防止公文处理失误给黔西南州政府系统工作带来损害。州政府办公室将对公文处理进行纠错，对发现有问题的公文，除退还发文单位说明退还理由外，还将在全州范围内进行通报。

（一）纠错通报退文事项。1.报送州政府、州政府办的请示、报告多头报送，请示、报告混淆，报告中夹带请示事项，请示并非一事一请的。2.印发时间与报送时间不符的。3.文种和行文规则不符合《党政机关公文处理工作条例》要求的。4.公文格式不符合《党政机关公文格式》要求的。5.接收公文不及时和接收公文不及时导致会议延误、不能参加会议，需办理的公文未能及时办理造成工作失误的。6.公文内容含糊不清、表述不明，有错别字的。7.部门、单位排名及简称、全称错误，前文、后文名称使用不一致的。8.议事机构（领导小组、联席会议制度）人员姓名和职务出现错误的。9.标点符号运用，出版物数字用法，单位和度量使用不符合国家有关规定的。10.代拟文稿大篇幅抄袭其他地方或上级政府、部门文件导致内容重复，代拟文稿不经调研、审核，导致质量低、而造成工作延误、失误的。

（二）纠错通报退文执行时间。2014年4月21日至4月30日试运行，各地各部门报送州政府、州政府办的文件州政府办公室将按照本文要求执行，对各地各部门出错的情况只作统计、退文不进行通报。2014年5月1日起，严格按照文件要求进行通报。

五、其他事项

（一）明确专职公文收发员。各地各部门在2014年4月20日前到州政府电子政务办公室明确一名专职公文收发员，公文收发员采取定岗不定员的方式，在OA办公网上的用户名显示为“本单位标准简称+公文收发员”，并将公文收发员手机一并报送，以便州政府电子政务办公室修改公文收发员信息。如本地区、本单位公文收发员有变动，要及时报告州政府电子政务办公室更换信息，如不及时报送，出现工作失误自行承担。州政府电子政务办公室联系电话：3239990。

（二）加强公文保密和档案管理工作。各地各部门要建立和完善公文保密和档案管理制度，认清公文保密和档案管理的重要性，规范公文保密和档案管理流程，严格按照《中华人民共和国保守国家秘密法》的要求开展好公文保密工作。明确专人专职负责公文的档案管理工作，做到文件存储有序、安全，查询高效、快捷。

（三）完善公文处理职责和程序。各地各部门要强化对公文报送和流转等各个环节的管理，建立收发文登记、流转、纠错、问责制度。收文要履行签收手续，准确记录收文时间、公文标题、交办或转办人、急缓程度和密级等情况，对来往的公文办理要做到及时准确，将流程和责任落实到每个环节和具体责任人，确保公文的运转更加高效、快捷、准确。

（四）州委各部门、州人大常委会办公室、州政协办公室、州纪委、驻州军警部队、各人民团体、各大专院校、州法院、州检察院、各民主党派州委与州政府、州政府办公室公文处理参照本通知执行。

附件：1.《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)

      2.《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）

      3.《图书编校质量差错认定细则》

      4.《标点符号的用法》（GB/T15834-2011）

      5.《出版物上数字用法》（GB/T15835-2011）

      6.公文中若干事务和概念的特殊表达要求

      7.黔西南州州直各单位全称和简称

      黔西南州人民政府办公室

          2014年4月14日

（附件略）