中民民政职业能力建设中心公文处理办法（试行）

民政部职业技能鉴定指导中心

中民民政职业能力建设中心

民职鉴发〔2014〕1号

关于印发《中民民政职业能力建设中心公文处理办法（试行）》的通知

中心各部门，各民政行业职业技能鉴定站，各民政行业职业技能鉴定培训基地：

民政部职业技能鉴定指导中心、中民民政职业能力建设中心（以下简称中心）为规范公文处理工作，根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)、《党政机关公文格式》国家标准（GB/T9704-2012）的规定，中心制定《民政部职业技能鉴定指导中心、中民民政职业能力建设中心公文处理办法（试行）》，以逐步推进和实现中心公文处理工作的规范化、制度化、科学化。本办法经中民民政职业能力建设中心第一届理事会第三次会议审核通过，现印发你们，请遵照执行。

    附件：民政部职业技能鉴定指导中心、中民民政职业能力建设中心公文处理办法

民政部职业技能鉴定指导中心         中民民政职业能力建设中心

                          2014年1月2日

（此件公开发布）

附件

民政部职业技能鉴定指导中心、中民民政职业能力建设中心公文处理办法（试行）

第一章  总则

第一条  为使民政部职业技能鉴定指导中心、中民民政职业能力建设中心（以下简称中心）的公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)、《党政机关公文格式》国家标准（GB/T9704-2012），制定本办法。

第二条  公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第三条  公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其它有关规定，确保国家秘密的安全。

第四条  本办法适用于中心各部门日常公务文书处理。

第二章  工作职责

第五条  中心综合财务部是公文运转的主管部门，承担公文处理方面的职责是：

（一）负责中心的收文、发文及公文管理、立卷归档等工作；

（二）负责公文处理过程中的督查，安全保密工作；

（三）负责对中心各部门公文运转质量的考核，切实提高中心公文运转的质量；

（四）完成与公文处理有关的其他工作，对部门公文处理工作进行指导。

（五）严格执行保密法律、法规和规定，自觉保守党、国家，中心的秘密。 

第六条  各类公文由财务综合部统一收发、传递、管理、立卷、归档和销毁。通过会议等其他各类途径收到的各类公文，收文者应及时交财务综合部登记处理。各部门根据分工负责处理业务领域的收文和业务领域发文的拟制起草工作。

第三章  公文种类

第七条  公务文书种类主要有：

（一）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩中民能建在职人员，变更或者撤销不适当的决定事项。

（二）公告

适用于向中心外部宣布重要事项，如鉴定成绩公告，证书发放公告或人员资格公告。

（三）通知

适用于批转下级单位的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级组织办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（四）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（五）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（六）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（七）批复

适用于答复下级组织的请示事项。

（八）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（九）函

适用于不相隶属的机关、企事业单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十）纪要

适用于记载会议主要情况和议定事项。

第四章  公文格式

第八条  中心公文一般由密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

第九条  版头分为三种、六类，第一种是 “红头+文武线、武文线”版头，适用于“信函格式”，用于批复、函；第二种是“文件红头+分割线”版头，用于公告、通知、通报、报告、请示、意见文种；第三种为“纪要版头”，用于各种会议纪要； 上述三种均分为“中心”和“中心办公室”两种类型。

第十条  发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。平下行文居中排布；上行文居左排布，并左空一字，此时右侧对称位置标注签发人，发文字号与最后一个签发人姓名同处一行。

第十一条  标题由发文单位全称、公文主题和文种三个要素组成。标题中除法规、规章名称加书名号以及并列的几个单位或部门之间加顿号外，一般不用标点符号。一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

第十二条  主送单位是行文的对象，是要求主办和答复的单位，亦即负有对文件内容进行掌握、答复或贯彻执行责任的受文单位或部门。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。

第十三条  公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

第十四条  如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

第十五条  成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。

单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

第十六条  成文日期也叫发文日期或具文时间，即发文的年、月、日，在发文单位或部门名称下面。一般以领导签发的具体时间为准，会议通过文件，以会议通过时间为准；一般性公文材料，如涉及具体事项的通知、公告、函等的发文日期，常常用它的印发时间。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

第十七条  公文应盖上发文单位印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。用印应当端正、清晰，上不压正文，下压成文日期。用印页如无正文，应当在页首用圆括号标明“此页无正文”字样。当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。

第十八条  公文附注指公文印发传达范围等需要说明的事项。中心发文除特殊说明外，一般应附注“此件应主动公开”。

第十九条  公文附件指公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

第二十条  版记

（一）版记中的分隔线

版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0. 35 mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0. 25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

（二）抄送机关

如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

（三）印发机关和印发日期

印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。

版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

第二十一条  页码

一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

第二十二条  公文中的横排表格

A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

第二十三条  公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。

第二十四条  公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

公文使用的人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

第二十五条  公文用纸幅面采用国际标准A4型。公文正式印制前，综合部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

第五章  公文拟制

第二十六条　公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第二十七条  公文起草应当做到：

（一）符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。

（四）文种正确，格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六）公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。

（七）部门主任或中心副主任、主任应当主持、指导重要公文起草工作。

第二十八条   公文文稿签发前，应当由综合财务部进行审核。审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

第二十九条  经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草部门修改后重新报送。

第三十条  公文应当经中心主任或副主任审批签发。中心文号分为“民职鉴发” 、“民职鉴绩告”、“民职鉴证告”、“民职鉴函”、“民职鉴办”、“民赛组发”六类。“民职鉴发”必须由中心主任签发；“民职鉴函”必须由分管中心的副司局领导签发；“民职鉴绩告”、“民职鉴证告”、“民职鉴办”、“民赛组发”需由中心办公室主任签发。具体由中心办公室主任确定所使用文号，由综合财务部根据领导签发日期的先后排序。

重要公文和上行文由中心主任签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。

第六章  收文办理

第三十一条  公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第三十二条  收文办理主要程序是：

（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。所有部门收到的机要、信函、快递、传真、文件等，均由综合财务部签收。

（二）登记。综合财务部对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

（三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由中心办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报中心副主任、主任批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

（八）检查归档。综合财务部应对公文办理过程进行检查，文件办理完成后编号归档。

第三十三条  发文办理主要程序是：

（一）复核。已签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；文字性错误，可由综合财务部主任直接修改；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

第三十四条  涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信或者收发件机关机要收发人员进行传递。

第三十五条  需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。中心负责人兼任其他职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。

第三十六条  公文办理完毕后，应当根据《民政行业职业技能鉴定考务档案管理办法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。

第三十七条  归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

第三十八条  由中心主办的公文，原件由中心整理（立卷）、归档，其他组织保存复制件或其他形式的公文副本。

第三十九条  中心各部门归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向综合财务部移交。

第七章  附  则

第四十条  本办法经中心第一届理事会第三次会议审核通过，自发布之日起施行。

第四十一条  中心文件印制由综合财务部负责，印制数量至少保证综合财务部、业务部门和归档各一份；文件网上发布由宣传科研部审核。

第四十二条  本办法由中心综合财务部负责解释。

第四十三条  各鉴定站、培训基地公文处理办法可参照本办法执行。

抄送：民政部人事司，北京社会管理职业学院。

民政部职业技能鉴定指导中心办公室   2014年 1月6日印发