安徽省环境保护厅公文处理办法

关于印发《安徽省环境保护厅公文处理办法》的通知

环办〔2012〕171号

各处室、事业单位：
　　《安徽省环境保护厅公文处理办法》已于2012年9月10日厅务会研究通过，现予印发，请遵照执行。

安徽省环境保护厅
2012年9月28日

安徽省环境保护厅公文处理办法

第一章  总则

　　第一条 为促进安徽省环境保护厅（以下简称“省环保厅”）公文处理规范化、制度化、科学化，根据中共中央办公厅和国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）的规定和《安徽省环境保护厅工作规则》，制定本办法。
　　第二条 省环保厅公文（包括电报、电子公文，下同），是省环保厅实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
　　第三条 本办法适用于省环保厅各处室、事业单位。
　　第四条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
　　第五条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
　　第六条 省环保厅办公室主管厅机关的公文处理工作，并指导和督促各市环保局、省直管县环保局和厅属各事业单位的公文处理工作。
　　各处室、事业单位负责人应高度重视公文处理工作，带头遵守公文处理的有关规定，严格按照法律法规、有关政策及职权对公文进行审核，并对本部门、单位起草的公文质量负责。

第二章  公文种类和形式

　　第七条 省环保厅常用公文种类有：
　　（一）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖励有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
　　（二）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。
　　（三）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
　　（四）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。
　　（五）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
　　（六）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
　　（七）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
　　（八）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
　　（九）批复。适用于答复下级机关请示事项。
　　（十）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
　　（十一）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
　　第八条 省环保厅公文的主要形式有：
　　（一）发文机关标识为“中共安徽省环境保护厅党组文件”，发文代字为“皖环党组”的公文，主要适用于厅党组向上级党组织报告、请示工作和呈报意见，向下级党组织安排部署工作，发布重要通知事项等。
　　（二）发文机关标识为“中共安徽省环境保护厅党组”，发文代字为“皖环党组函”的公文，主要适用于厅党组向有关市、部门或单位党组织商洽、通知、答复有关事项等。
　　（三）发文机关标识为“中共安徽省环境保护厅直属机关委员会文件”，发文代字为“皖环机党”的公文，主要适用于厅机关党委向省直工委报告、请示工作，通知党组中心组成员开展学习，向厅各党总支、党支部安排部署工作等。
　　（四）发文机关标识为“安徽省环境保护厅文件”，代字为“皖环”的上行文，主要适用于向省委、省政府和环境保护部报告、请示工作和呈报意见；代字为“皖环办”的平行文，主要适用于向有关市、部门或单位通知重要事项、答复有关事项，与省政府有关部门或兄弟省（市、区）环境保护部门商洽工作等；代字为“皖环发”的下行文，主要适用于向下级环境保护部门传达中央和省委、省政府及环境保护部的方针、政策、指示，部署全局性和重要工作，发布重要规范性文件以及其他必须以省环保厅名义办理的重要事项等。
　　（五）发文机关标识为“安徽省环境保护厅”，发文代字为“皖环函”的公文，主要适用于与省环保厅没有隶属关系的单位之间知照和商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。
　　（六）发文机关标识为“安徽省环境保护厅办公室文件”，发文代字为“皖环办秘”的公文，主要适用于与有关部门、单位办公室和下级环境保护部门联系工作，印发工作计划、工作安排，组织检查、评审、工作总结，办理厅内其他事务等。
　　（七）发文机关标识为“安徽省环境保护厅会议纪要”的公文，主要适用于记载厅党组会、厅务会、厅长办公会及其他专题会议的主要情况和议定事项。
　　（八）发文机关标识为“安徽省环境保护厅电话传真”，发文代字为“皖环传”的公文，主要适用于向有关部门、单位和下级环境保护部门印发会议通知、开展有关活动等事项。

第三章  公文格式

　　第九条 公文一般包括版头、主体、版记三个部分，由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
　　（一）版头
　　1.份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。
　　2.密级和保密期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。凡未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项，其保密期限按照绝密事项30年，机密事项20年，秘密事项10年认定。
　　3.紧急程度。根据公文送达和办理时限要求的紧急程度，应当分别标注“特急”、“加急”，电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
　　如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
　　4.发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，一般将主办机关名称排列在前，也可以单独使用主办机关名称。
　　5.发文字号。由机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。
　　6.签发人。上行文应当标注签发人姓名。如有多个签发人，签发人姓名应当按发文机关顺序自左到右、自上而下均匀排列。
　　（二）主体
　　7.标题。由发文机关名称、事由和文种组成，应准确简要地概括公文主要内容。
　　8.主送机关。公文的主要受理机关，应当使用受理机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。如主送机关名称过多导致首页不能显示正文时，应当将主送机关名称置于版记中抄送机关之上一行。
　　9.正文。公文的主体，用来表述公文的内容。应当符合国家法律、法规和方针、政策，力求简明扼要，观点鲜明，用语准确，层次清楚，结构严谨。公文首页必须显示正文。
　　10.附件说明。公文附件的顺序号和名称。印发、转发、批转的对象不能作为附件。
　　11.发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。
　　12.成文日期。署会议通过或者省环保厅负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。电报以发出日期为准。
　　13.印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。
　　14.附注。公文印发传达范围、请示件中的联系人及联系方式等需要说明的事项。
　　15.附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当放在版记之前，格式同正文。
　　（三）版记
　　16.抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
　　17.印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。
　　18.页码。公文页数顺序号。
　　第十条 公文用纸采用国际标准A4型（210mm×297mm）。
　　第十一条 公文应当双面印刷，页码套正，左侧装订。
　　第十二条 公文处理格式参照《党政机关公文处理格式》（GB/T9704-2012）执行。
　　

第四章  行文规则

　　第十三条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。
　　第十四条 行文关系应当根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况下需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。不得越权行文。
　　第十五条 向上级机关行文，应当遵循以下规则：
　　（一）原则上主送一个上级机关，根据需要可以同时抄送相关上级机关和同级机关，不得抄送下级机关。
　　（二）以省环保厅名义向环境保护部请示、报告重大事项时，应当经省政府同意或授权；属于职能范围内的一般事项，可以直接报送。
　　（三）下级环境保护部门报送的请示事项，如需以省环保厅名义向省政府或环境保护部请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报。
　　（四）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
　　（五）除省委、省政府领导或环境保护部领导直接交办的事项外，不得以省环保厅名义向省委、省政府领导或环境保护部领导报送公文，也不得以个人名义向省委、省政府或环境保护部报送公文。
　　（六）以省环保厅名义向省委、省政府（环境保护部）报送公文，必要时抄送环境保护部（省委、省政府）。
　　第十六条 向下级机关行文，应当遵循以下规则：
　　（一）主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当抄送省政府和环境保护部。
　　（二）除以函的形式商洽工作、询问和答复问题外，一般不得向各设区市人民政府正式行文或提出指令性要求；如确需行文，应当报请省政府批转或由省政府办公厅转发，也可报经省政府同意后，由省环保厅直接行文，文中应当注明“经省政府同意”。
　　（三）省环保厅可以在职权范围内向下级环境保护部门行文。需要商请同级其他部门解决的问题，应当用函的形式直接行文。
　　（四）涉及多个部门职权范围内的事务，应当与相关部门协商一致后行文，不得擅自行文。
　　（五）省环保厅向下级环境保护部门行文，必要时应当抄送该下级环境保护部门的所在地人民政府。
　　第十七条 根据职权范围，省环保厅可以与省委各部门及直属机构，省政府各部门及直属机构，环境保护部各部门及直属机构，各省、自治区、直辖市环境保护部门等相互行文。可以与省委各部门、省政府各部门、设区市人民政府、同级军队机关、同级人民团体和具有行政职能的事业单位等联合行文。
　　第十八条 除省环保厅办公室外，机关各处室不得对外正式行文，确因工作需要，经分管负责人批准，只能以函的形式与相关单位进行工作商洽。
　　省环保厅下属各事业单位非以厅名义对外行文不得使用厅文头纸，应当使用具有本单位标识的文头纸。

第五章  公文拟制

　　第十九条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
　　第二十条 公文起草应当做到：
　　（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文意图，并同现行有关公文相衔接。
　　（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
　　（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。报送省委、省政府和环境保护部的请示、报告，一般控制在1000字以内，特殊情况下不超过3000字。
　　（四）文种正确，格式规范。
　　（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
　　（六）公文涉及其他部门职权范围内的事项，必须征求相关部门意见，力求达成一致。
　　第二十一条 公文文稿签发前，应当由省环保厅办公室进行审核。审核的重点是：
　　（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。
　　（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。
　　（三）涉及有关部门职权范围内的事项，是否经过充分协商并达成一致意见。
　　（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
　　（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。
　　（六）需经省环保厅厅务会审议的重要公文文稿，审议前应当由办公室进行初核。
　　第二十二条 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。
　　第二十三条 省环保厅公文必须经负责人审批签发。重要公文和上行文由省环保厅主要负责人或委托其他负责人签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文应当由所有联署机关的负责人会签。

第六章  公文办理

　　第二十四条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
　　第二十五条 收文办理主要程序是：
　　（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。
　　（二）登记。对公文的标题、来文单位、办理时限等信息应当详细记载。
　　（三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由省环保厅办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。
　　（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报厅负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当急事急办。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。
　　（五）传阅。根据厅负责人批示和工作需要，将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。
　　（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。
　　（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。
　　第二十六条 发文办理主要程序是：
　　（一）复核。已经厅负责人签批的公文，拟稿人在印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批负责人复审。
　　（二）登记。对复核后的公文，应当由机要室确定发文字号，并做详细记载，由拟稿人确定分送范围和印制份数。
　　（三）印制。能实现电子文档传输的公文除存档件外不再印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在机要室内专用保密机器上印制。
　　（四）核发。公文印制完毕，拟稿人应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。
　　第二十七条 涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件单位机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。
　　第二十八条 需要归档的公文（含电子公文）及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及省环保厅档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文，如由省环保厅主办，原件由省环保厅归档；如由省环保厅会办，省环保厅保存相关复印件。厅负责人兼任其他机关职务的，在履行其他机关职务过程中形成的公文，由兼职机关存档。

第七章  公文管理

　　第二十九条 省环保厅公文由办公室统一管理。
　　第三十条 涉密公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。
　　公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。
　　第三十一条 公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。
　　涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。
　　第三十二条 复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并需经厅负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。
　　复制、汇编的涉密公文视同原件管理。复制件应当加盖省环保厅机关戳记。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。
　　第三十三条 公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。
　　第三十四条 涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
　　第三十五条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。
　　第三十六条 工作人员离岗离职时，其所在处室、单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第八章 附则

　　第三十七条 省环保厅办公室负责对本办法的贯彻落实情况进行监督检查，并负责对本办法的解释。电子公文处理和保密规定同时参照《安徽省环境保护厅OA系统管理办法》。
　　第三十八条 省环保厅下属各事业单位公文处理可据此制定实施细则。
　　第三十九条 本办法自2013年1月1日起开始施行。