健全医院档案管理体系 促进医院发展

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医院档案是医院在从事医疗、科研、教学等工作中形成的文件、图表、录音、录像、盘片等各种门类和各种载体的档案。医院档案反映了医院在不同历史时期医疗和科研水平发展情况、医院人才和固定资产变化情况，记载了不同背景条件下的重大事件、重要人物、重要工作等，是医院历史和现实的见证，是医院的宝贵财富。

　　1 医院档案管理工作的重要意义

　　医院档案按内容可分为病历档案、科技档案、设备档案和人事档案等几大类，各类档案记录了医院在不同领域的发展建设情况。做好这些档案的管理工作具有重要的意义。

　　1.1 管好病历档案可便于总结经验教训，促进医疗质量提高

　　病历档案是医院档案的重要组成部分，专业性、技术性很强，也是评价和衡量医院管理、医疗质量和技术水平的重要依据。与其他档案管理工作不同的是，病历档案工作直接关系到广大人民群众的疾病防治和身体健康。病历资料信息的利用率高，实用性强，它必须在短时间内做好收集、整理、组卷、登记、分类、编目、编码、排号、贮存和档案的检索、利用等工作，把病案中大量的医疗信息资料进行全面系统的收集分析，及时准确地向医院领导、科室医务人员提供有价值的医疗信息。查阅利用包括医院感染、新农合、医疗保险、公费医疗、公检法、计划生育、医疗事故纠纷案件、伤残事故民事案件、疑难病例转院、会诊、病历复印件等，为医院领导层加强业务管理、业务建设提供决策，为科室医务人员总结提高医疗技术水平和医疗质控工作提供依据，在强化医院管理、改进医疗质量、提高工作效率、改进医疗质量等方面均起到重要作用。

　　1.2 管好科技档案有利于科研成果总结、转化和推广，促进医院科研发展

　　医院发展离不开科技支撑。随着医学科学的不断进步，单纯的医疗服务工作已经不能满足医院可持续发展的需要，必须加强科研与创新，充分利用科技档案，开发、应用和推广科研成果，加快科学研究的进度，通过医学科技成果的交流，达到推广应用和服务大众的目的。通过科技信息的收集管理，开发利用科技档案资源，将科研计划管理与科研计划档案管理相结合，挖掘科技档案中蕴藏的科技信息，使之成为科研立项、实施以及科研成果推广应用的重要依据。

　　1.3 管好设备档案可以优化资源调配利用，促进技术质量提高

　　医疗设备管理直接关系到医院医疗工作的开展，完善的医疗设备档案为医院全面、准确地了解设备购置、使用情况提供了可靠的依据和凭证，也为设备的正常运转提供了保障。设备档案在大型仪器的引进和维护中起到不可低估的作用。充分利用设备档案考查、论证医院大中型仪器设备，了解设备使用频率、使用寿命，做好预测服务，为购置设备提供及时、准确的信息，避免资源浪费，是加强医院宏观调控、保障医疗技术质量的重要途径。

　　1.4 管好人事档案可以促进人才选拔和利用

　　医院要发展，人才是关键。医院人事档案真实记载着医务人员的德、能、绩、效等多方面资料，是医院组织工作、人事工作不可缺少的重要依据。随着我国人事制度改革力度的不断加大，医务人员流动性不断增强，做好人事档案管理工作，对于人员信息的掌握，各类人员的合理分配，人才资源的合理利用以及行政、医疗部门结构的调配等都有重要的作用。

　　2 医院档案管理现状分析

　　2.1 医护人员档案管理意识不强

　　目前医院档案管理存在的普遍现象是，虽然建立了档案管理体系，但运行效果并不理想，不少医护人员档案意识较淡薄。一方面表现在归档意识不强，对于一些档案特别是科技档案不能规范整理，及时归档；另一方面对于借阅档案的保护管理和及时归还意识不强，借阅者为图方便，将档案材料随意存放，归己所有，导致档案材料丢失或损坏的现象比较普遍。医院对档案管理重要性的宣传力度不够，没能使有关人员乃至医院全体员工充分认识到档案是一种特殊的、不可再生的信息资源，是医院的宝贵财富，管理好和保护好这种资源是每个员工的义务和职责。

　　2.2 档案管理硬件设施投入普遍不足

　　由于档案管理工作不直接带来经济收益，很多医院不重视对档案的投入。而档案管理工作具有很强的特殊性，需要长久保留，因此对环境的要求较高，比如温湿度的控制、防虫防鼠等需要较高的条件，很多医院由于投入不足，档案室环境不达标，导致了档案破旧、损毁，影响档案的查阅。此外，随着科技的进步，纸质文件管理已远远不能满足需要，档案的信息化管理已是必然趋势，而很多医院在电脑及相关软件的及时更新换代上投入不足，直接给档案的管理和利用带来不便。

　　2.3 档案管理制度不完善

　　医院作为一个大的综合机构，很多方面都按照卫生行政部门要求制定了较为健全的管理制度和各级各类人员工作职责，而涉及档案管理的制度、职责较少，没有健全的制度和检查考核措施。对应归档的材料信息内容界定不清，检查督促考核落实不到位，档案资料收集不全。此外，在医院目标管理考核方案中，一般也没有将档案管理纳入目标考核的内容，严重存在科室和职工无视档案资料现象，使许多应纳入管理的档案资料未能纳入。

　　2.4 档案管理人员能力素质参差不齐

　　医院档案管理人才不足是普遍现象。一方面，很多医院的档案管理人员都缺少相应的系统培训，缺乏资质，自身的业务水平不过硬，直接导致了档案管理的不科学、不严谨；另一方面，医院档案管理人手不足，很多医院档案管理都只有1人负责，甚至是其他人员兼职管理档案。此外，医院在档案人才的再教育和培训方面重视不够，导致档案人才的能力素质和管理水平提高受限。

　　3 做好医院档案管理工作的几点思考

　　3.1 加强宣传教育，提高档案管理意识

　　首先，要加强《档案法》的学习，增强医院干部、职工的档案管理意识，特别是领导干部的档案管理意识，使其把档案管理作为医院发展的重要内容来抓。其次，要加大档案管理宣传工作力度，逐步走出现单调枯燥的宣传格局，不断拓展宣传渠道，强化医院职工的档案管理意识。

　　3.2 建立健全制度，规范档案管理工作机制

　　由于医院档案管理工作专业性强，内容繁多复杂，这就要求医院建立符合医院实际情况的档案管理制度体系，并在工作中不断加以完善，建立档案收集和归档、利用和保管、鉴定和销毁等制度，并将这些制度和规定纳入医院岗位制度和考核办法中。在管理制度上，应建立健全档案管理体系，形成垂直式管理，成立档案管理小组，由分管副院长任组长，职能科室主任担任成员，各职能科室设兼职档案员1人，形成完善的管理体系。兼职档案员具体负责收集、整理本部门在日常工作中形成的、对今后工作具有参考利用价值的文件材料，定期向档案室移交，这样既保证了归档文件材料的完整性、系统性，又便于落实责任和跟踪监督检查。

　　3.3 加大投入，加强相关基础设施建设

　　一是按照档案管理工作特点，修建符合防盗、防火、防潮、防尘、防光、防高温、防有害气体、防虫等“八防”要求的档案专用库房，设置专门的档案阅览室、办公室。二是建立信息化管理系统，推动档案管理的现代化建设。信息化档案管理可以减少档案的占用空间，提高档案信息流转速度，方便查找利用，节省人力物力。

　　3.4 加强培训，提高档案管理人员素质

　　档案管理人员素质直接影响医院档案的管理水平。因此，医院应将档案管理人员的培训纳入医院人才培养计划，全面提高档案管理人员素质。通过专业培训、继续教育、知识更新、进修学习等方式，提高档案管理人员的业务水平和综合素质。

　　总之，在我国医疗服务事业面临全面改革的历史背景下，科学规范地做好档案管理工作，对于不断提高档案管理效率、促进医院医疗科研水平具有重要意义。