文档管理系统解决方案

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　　文档管理系统解决需求管理测试驱动开发MDA面向对象SOA质量模型项目管理项目估算软件度量配置管理解决方案在所有研究机构及已通过或正努力通过ISO9001标准的单位中，一般存在大量的工程与技术文档，人工管理及检索这些文档工作量非常大，极大地影响了工作效率;同时由于某些文件通常存在多个版本，如何保证工作人员手中文件版本的一致性是文档管理中经常要遇到的问在所有研究机构及已通过或正努力通过ISO9001标准的单位中，一般存在大量的工程与技术文档，人工管理及检索这些文档工作量非常大，极大地影响了工作效率;同时由于某些文件通常存在多个版本，如何保证工作人员手中文件版本的一致性是文档管理中经常要遇到的问题。

　　为了解决上述问题，必须利用计算机软件来实现。这样的软件应具备如下特征：

　　适用于工程与技术文档的全部生命周期，即从创建文件到评审、批准、进入受控状态，在经历管理、修改、再修改等过程。

　　必须支持网络，支持大型团队协同使用。

　　具备自动化办公的功能，如电子邮件、支持公文等。

　　软件概述

　　传统的管理与保存文档的方式是人工生成与保管文件(包括：生成、传阅、审批、进入受控状态等)，文件通常是保存在文件柜中的。

　　由于文件数量多，版本复杂，在实际使用中经常出现问题，例如：文件版本不一致、文件查找困难、文件管理处理历史记录报表工作量过大等。本应用方案旨在解决所有单位对大量工程与技术文档的管理，达到并保证工作人员手中文件版本的一致性、文件更改的可追溯性，同时以实现电子公告、电子通知、电子邮件、公文收发等功能来提高科研单位日常办公及管理的自动化。

　　本软件是基于B/S结构的局域网软件系统，与Windows操作系统高效结合，提高了系统的稳定性与易用性。

　　软件功能(模块)

　　文档生成模块

　　包括文档建立、审批流程、批准、进入受控状态，本模块保存文档建立整个过程信息，例如流程、审批意见等。

　　文档管理模块

　　包括分类保存、查询、报表、修改、保存修改过程信息。文档管理是文件的受控过程。

　　电子通知

　　电子通知借助电子邮件功能向指定人员发送特定信息，并能跟踪信息的流向以及反馈信息。发送者可以看到通知接收人是否看过该通知。

　　电子公告

　　向全体人员发送特定信息，但不要求有反馈信息。

　　电子邮件

　　电子邮件是信息传送的通道，同时有利于办公自动化更好的实现。