文档管理六大问题困扰着企业该如何解决
文档管理六大问题困扰着企业该如何解决
一个企业在管理文档的时候会遇到六个大问题,具体是那六个问题呢?企业通常采用光盘、移动硬盘、共享文件夹、U盘存储文件,通过邮件、即时通讯等进行文档传递。
这种模式下存在诸多问题:
文档缺乏集中存储
文档集中存储是文档管控的基础。企业海量文档分散在不同部门,甚至个人手中,难于查找、控制。
文档安全难以保障
常用存储介质都无法做到永久存储,数据容易丢失; 文档权限控制繁琐不清晰,容易泄密; 纸质文档的抗灾难性差
文档版本管理混乱
文档修改过程中,会出现大量传递情况。个人通过邮箱或者即时通讯工具,得到多个版本的文件,难以找到正确的版本。
查找缓慢,效率低下
因为缺少有效的搜索工具,每天需要花大量的时间去查找文档资料
企业有限的带宽被邮件附件占用
一旦群发邮件带有附件,附件被传递到公司所有人员的桌面邮件系统,导致互联网带宽被占用
文档无法有效协作
文档审核流程复杂,无法实现自动化管理; 缺乏高效的共同编写文档方式(合同、解决方案等)
知识管理举步维艰
员工离职,交接不全,带走了企业的知识(人才流失=知识流失); 企业内部缺少分享经验和共享知识的环境和氛围; 知识沉淀、挖掘、清理,缺乏电子化工具
文档管理系统的诞生弥补了企业这方面的不足。
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