文档管理软件的定位功能有哪些特点

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　　　　企业文档在几百篇、上千篇的时候，员工还是能够清楚定位他想要的文章的。当文章的数量积累到几十万篇，甚至更多的时候，用户在检索这些文档的时候就会遇到困难，无法找到想要的东西，或者输入主题词后的文档远远超出需求，犹如大海捞针。文档管理软件要解决这个问题可以从以下几个方法入手：

　　第一，增加检索的便利性，可通过建立一套比较完备的命名规则来实现。电子文档的命名是有讲究的，如一篇文档叫《通知》，光看这个标题无法知道通知是什么关于什么内容的，用户无法知道文档的核心内容。因此用户在创建文档时应按照统一规范的命名规则来创建文档，使得用户能够通过文档的标题来快速检索。如：公司名+部门名+内容+版本号等一连串的字符把这篇文档的核心内容展示出来。

　　需要考虑的因素是如何界定某篇文档的命名是否规范?有三个原则：一是考虑没看过文档的人看了标题后是否能够了解文档的内容;二是这个命名规则是否把这篇文档的核心内容清晰地通过标题展示出来;三是文档命名包含的字符是否把文档主要意思包含起来。如果每个员工都能够按照知识管理里面的文档命名规则来命名文档，每个人就能够快速地检索定位。

　　第二，通过设定关键词、摘要、正文中的目录或一些核心信息，让用户通过关键词、摘要等检索到相应的文档。这对不少企业来讲是个非常耗费精力的一项工作。尤其是有些企业已经运作了十年乃至二十年，企业内部积累的文档数量非常庞大，要对每一篇文档的关键词等从文中摘出来是非常有难度的。建议挑选一些非常重点的，对企业非常关键的文档挑选出来做关键词、摘要等内容的补充。对于大量的普通文档就不需要做这样的工作。

　　第三，通过“多维分类检索”定位文档。企业可以通过更多不同纬度的分类方式把文档按照多个纬度来进行分类。在设置多维分类属性时有很多分类方法，有一些对于任何企业都是适用的。比如所有企业都包含这样的文档：公司新闻、企业规章制度、会议纪要等。可以通过分类属性的设置给这些文档加一个标签。比如通过“任命”这个标签把系统中所有带“任命”标签的文档提取出来。还有些维度与企业的业务特点有关，如房地产企业从开始的土地获取到最后整个楼盘出售过程的文档都可以配制成多维的分类属性。房地产企业也可以按照楼盘的属性把所有楼盘的信息相关文档搜索出来。在一些制药型企业还可以按照“疾病”的维度按各种病症分类;也可按照医院的科室进行分类。因此，企业在设置多维分类的时候一方面可以参考普遍企业包含文档的内容设置分类维度，也可根据企业的业务模式、业务特点来设置多维分类属性的内容。

　　设置多维属性分类时会遇到一个常见的问题：如果企业的文档的多维分类属性特别多的话，会对用户会造成一些麻烦。比如用户在创建、上传一篇文档的时候不但要选择目录，还要选择与文档相关联的属性，这个关联性需要用户自己来判断，如果多维分类属性设置得非常多的话，对用户来讲判断这篇文档是归为哪一类属性是很难的。因此企业设置多维分类属性的时候要把握平衡，维度不能太少也不能太多，既能满足企业通过多维度快速检索文档的需求，又不会给用户造成麻烦。