做好电子档案安全管理需要注意哪些问题
公司所有档案都归文员管,工作量大不说,主要是手工管理太麻烦了,去年用了一套文件管理系统 ,现在是方便多了,买软件和用软件时,对于文件管理软件的安全性是纠结了许久的。
最初是我最先产生用软件管理文件及档案的想法的,在网上找了几个档案软件,有的能下载但一看界面复杂就没用起来,有的不让试用让我头疼,找到一款名为文件管理系统的,用用看吧,上手倒是挺快,
现在人们电脑平时摸得多,学会这个软件几乎没费什么力气,一大批档案用了两个月时间全部录入了电脑,再接下来按部就班的录就省事多了。数据安全工作我可没敢掉以轻心,现在就把经验分享一下,大家如果从中能学到一点经验就好。
数据安全工作从一开始录入数据就开始做,每天一备份,备份数据在本地电脑保存一份,然后再复制到两个移动硬盘里,这项工作一直坚持了两个月,还真起了作用,有次电脑运行慢得不行,启动也出错,直接就还原了系统,软件连同数据就都没了,又重新装上文件管理系统档案、恢复数据,就搞定了,所以,经验一:数据一定要坚持备份,而且要备份到两个以上存储介质上,万一有个坏了呢是吧?
后来这项备份工作定到了我们的工作制度里,主要有三点,现摘抄如下:
一、精心备份数据。档案管理人员要熟练掌握数据备份工作技能,定时定点开展数据备份工作,确保节假日数据备份也不能遗漏。重要数据要异机存储,并定期将有关数据刻录成光盘永久保存。
二、完善管理日志。在年度工作安排中特别要求做好管理日志,明确了各项备份工作的作业时间,同时对已经备份的数据和日志进行检查,双重把关数据备份工作。
三、推广备份工作。 在做好对档案软件服务器数据进行备份的同时,要求将其它重要电子数据(如文档、电子图片等)进行备份,确保遇到异常时数据不会遗失,从而避免因数据遗失导致不可估量的损失。
我用的文件管理软件是网络版的,是我们单位自行建立的服务器,对服务器的正确维护对于数据的安全性影响重大,但是这一块儿我是不太熟悉的,单位给我们档案室专门派来一位电脑高手,专门维护服务器,听说这方面的学问就大了,我现在也就是懂个皮毛,在此就不多说了。
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