在OA中得到最为广泛的应用,并促使传统OA产生质的飞跃
协同软件不等同于OA
协同软件是指那些以团队协作为目标的协作软件工具,主要包括群组协作管理,如:工作流管理、项目管理等等;各种通信软件,如E-Mail、即时通信、VoIP等。网络、通信技术的发展和用户全球化等新需求的提出,协同软件概念也赋予了新的含义,例如结合了Internet、工作流、即时通讯和SOA等多种技术和手段。或者可以认为:协同办公、协同政务、协同商务等协同应用,以及工作流管理、项目管理、知识管理、信息门户等协同平台,电子邮件、即时通讯、远程视频、流程编辑器等协同工具,组成了我们现在意义上的协同软件。
OA是将现代化办公和计算机技术相结合的一种新型的办公方式,支持这一方式的软硬件系统称之为OA软件或者OA硬件。OA无论从概念还是应用上看,在我国都有比较长的发展历程。狭义的OA指辅助行政办公所需要的应用软件,主要包括:公文管理、通知、公告、工作日程、工作计划总结、办公资源共享管理等等。广义的OA除了上述内容外,还将与办公管理相关的软硬件产品全部纳入,包括了办公室用的打字、复印等硬件,以及字表编辑软件等等。上世纪90年代中期以前,财务、人事等软件,因其解决的是财务、人事相关的办公自动化方面的管理需求,因而也被划入OA软件的范畴。
从以上关于协同软件和OA的概念可以看出,虽然协同软件与OA在应用上有许多类似之处,甚至功能上有许多重叠,但他们之间有着根本的区别。协同软件更关注的群组之间的协作,侧重于工作流、沟通交流等方面;OA软件是以计算机技术为基础,对办公资料、工作事项进行记录和反映。
协同软件与OA渊源深厚
OA相关的概念与软件产品,在我国由来已久。从上世纪70年代末开始,我国陆续开始实施了包括会计电算化在内的办公自动化试点工作。到90年代中期,国家和企业开始对OA进行了大量的人力和物力投入。当时,OA的应用还仅仅是停留在提高个人的办公效率上,例如将手工打印转移到电脑打印,或是利用简单的数据库软件编写程序来建立员工档案数据,查找内部信息。然而OA的本质是提高机关或是企业办公的整体效果。能够将整体办公性能进行提高的,就只有在符合CSCW(ComputerSupportedCooperativeWork电脑化协同工作)意义下开发的办公软件系统才能够做到。因此从2000以后,国内许多软件厂商,开始在传统的OA应用软件里,引入了协同管理相关的理念和功能。
此后,国内陆续出现了许多专业的协同软件研究推广机构,复旦协达是最早进入协同软件领域的几家专家机构之一,主要面向协同工作流领域,研制成功了动态工作流编辑器,以及协同应用平台(CAP,CollaborationApplicationPlatform)。另一家对协同软件市场推广贡献最大的点击科技,主要面向即时通讯领域,成功推出了解决远程通讯、即时交流要求的协同工具软件和平台软件。
协同应用理念和技术,在OA中得到最为广泛的应用,并促使传统OA产生质的飞跃。融合了协同理念的OA,可以称之为"协同化的OA"或者"协同OA",其功能核心已经由工作资料的记录、工作事项的反映,转变为对群组间协作完成诸多工作事项的关注。在协同OA出现以前,我国已经出现过几代OA软件产品。截止目前为止,OA软件在我国经历了以下四个阶段:第一代OA,以单项事务为中心;第二代OA,以关系型数据管理为中心;第三代OA,以多事项的记录、反映为中心;第四代OA,以工作流为中心。
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