探析高校OA系统建立的必要性

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　　办公自动化O(fficeAutomation,简称OA系统)是现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新的办公方式,已日趋普及。作为高校进行信息化进人应用建设阶段的重要环节,实现办公自动化,可以优化现有的管理组织结构,调整管理体制,在提高效率的基础上,增加协同办公能力,强化决策的一致性,最后实现提高决策效能的目的。笔者通过在实际工作中的应用经验,从系统自身和操作人员两个角度出发,泛普软件泛普OA系统阐明了系统实施过程中存在的问题,并针对性地提出了推进系统建设的对策措施。

　　(一)增强协同办公能力

　　有序开展日常工作的需要高校作为一个特殊的机构,设立的部门比较多,各部门的办公地点通常比较分散,相互沟通困难,管理幅度较大,资源共享困难。在以往传统的办公模式下,公文等信息不能有效共享,查找困难。通过OA系统,电子化的文件可以利用计算机检索查询及时查阅,不受时间和距离的限制,瞬间即可实现信息的共享和在线服务。

　　(二)节约办公资源成本