泛普软件2014年集团OA协同办公系统项目实施管理办法

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泛普软件2014年集团OA协同办公系统项目实施管理办法
 

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目  录
第一章 项目管理规范和过程 3
1.1  总则 3
1.2  项目组织介绍 3
1.2.1  项目组织结构 3
1.2.2  _______项目组成员 4
1.2.3  泛普方项目组成员 4
1.3  项目成员职责 4
1.3.1  _______项目组 4
1.3.2  泛普方项目组 7
1.4  组织间的协调 8
1.5  项目会议管理 8
1.6  项目变更管理 8
1.7  项目文档管理 9
1.8  项目纪律管理 9
1.9  项目保密管理 10
附件： 10

第一章 项目管理规范和过程
1.1  总则
第一条 为了保证项目实施的质量和进度，达到无纸化办公平台的上线要求，依据有关文件制订本实施管理指南，用以指导______、重庆泛普协创软件有限公司（以下简称：泛普软件）的具体实施工作，明确职责，理清流程。
第二条 本指南对项目实施过程中的项目会议管理、项目汇报流程、项目变更管理、项目争议管理、项目过程管理、项目文档管、项目纪律管理等做出指导性要求，以保证项目实施过程受控。

1.2  项目组织介绍
1.2.1  项目组织结构
整个项目的组织机构如下图所示：
______公司协同项目实施小组配备人员：项目总监__人、项目经理__人，IT人员__人，协同管理业务__人，协同办公管理业务__人。
重庆泛普协创软件有限公司实施小组配备的角色：项目总监__人、项目经理__人，技术顾问__人，实施经理__人，实施工程师__人，支持顾问__人。

1.2.2  _______项目组成员
姓名 部门与职务 联系方式 项目组角色
   项目总监
   项目经理
   项目小组成员
   
   
   
   
   
1.2.3  泛普方项目组成员
姓名 部门与职务 联系方式 项目组角色
   项目总监
   项目经理
   实施经理
   咨询顾问
   支持工程师
   实施工程师

1.3  项目成员职责
1.3.1  _______项目组
领导小组：由_______公司决策人员和相关业务高级管理人员组成的项目领导小组，领导小组组长由          担任，领导小组成员                           _____________组成。
领导小组的职责主要有：
对项目工作小组提供承诺、支持、指导；
为项目的实施提供人力、财力、场地等的大力支持；
负责实施项目形成的管理制度、规程的审批；
决定对与项目相关部门及责任人的奖惩；
解决项目工作小组无法解决的重大问题（或扩大化问题）；
审定项目各项方案和项目实施目标；
检查考核项目组织实施工作。审批和保证项目制度落实，确保项目实施按计划进行；
督促各部门与甲乙方项目组及技术支持单位的工作协调；
在每个重要阶段关键点，负责项目组验收和监督系统切换运行。组织项目阶段实施工作鉴定。听取甲方实施小组、重庆泛普协创软件有限公司的工作汇报，提出指导性意见，解决重大问题；
对项目经理和实施小组给予适当的授权；
时间要求： 每个月4-8小时的项目参与时间。
项目经理：客户方指派一名项目经理参加到项目组中与重庆泛普协创软件有限公司项目经理共同工作，作为重庆泛普协创软件有限公司和______公司之间的联系渠道，解决有关业务部门等方面的问题。被指派到项目中参与的协同实施和调研员工必须成为项目组的一部分。
项目经理职责主要有：
在整个项目实施期间能够比较充分地保证在项目组中的工作时间；
与重庆泛普协创软件有限公司项目经理及相关人员一起检查工作说明书及附件；
根据要求，定期向______公司协同项目领导通报项目的进展，并在必要时寻求支持和干预；
指派和管理参加项目组的______公司员工；
组织安排合适的高级管理人员、内部用户、信息技术人员接受访谈，参加研讨会、工作会议；
及时解答重庆泛普协创软件有限公司的实施咨询并提供所索取的信息，文档资料；
与重庆泛普协创软件有限公司项目经理协调处理任何由_______公司提出的对项目计划、进度或程序的更改；
与重庆泛普协创软件有限公司项目经理一起采取必要的行动去纠正项目计划或工作范围的可能出现的偏差；
根据变更程序协助处理变更申请；
进行授权范围内的决策；
与重庆泛普协创软件有限公司项目经理及相关人员一起决定项目实施策略和方案。
签收项目实施中交付的各种交付件资料。
时间要求：每周至少4个小时
对客户方项目经理的要求：
有很强的项目管理和组织技能；
良好的沟通和表达能力；
熟悉_______公司整体业务流程；
熟练使用计算机常用办公软件；
深刻理解本项目目标，范围、标准，最好有相关项目经验；
很强的分析技能等。
协同管理软件项目实施小组：为了更好的使_______公司协同管理软件项目的实施项目的执行，要求各部门行政业务主要经办人员、信息人员组成项目实施小组，在项目经理的领导和管理下，与重庆泛普协创软件有限公司项目组一起进行协同管理软件项目的实施工作。

项目实施小组成员
主要职责：
根据实施顾问的要求提供详细的需求和信息
收集和确认现有业务流程
随同重庆泛普协创软件有限公司顾问对_______公司目前现状和将来发展进行评估
协助进行业务流程的调研
掌握重庆泛普协创软件有限公司顾问进行的系统知识的培训内容
进行各种业务数据整理（包括测试数据、正式运行数据）
参加对协同管理软件项目进行应用测试等
和重庆泛普协创软件有限公司顾问一同进行业务流程设计和重整工作
和工作组成员审核项目交付件
主要技能要求：
必须深刻了解公司的办公业务流程
较强的分析能力，熟悉常用的一些分析方法
良好的计算机操作能力（OFFICE、WINDOWS等）
责任心和沟通能力较强

项目实施小组IT人员
主要职责：
根据IT顾问的要求提供详细的IT需求和信息
参与协同软件IT配置工作
主要技能要求：
熟悉公司的硬件、软件、网络、数据库等环境；
具备系统管理、网络管理、安全管理、数据库管理等能力
良好的分析和沟通能力
 
1.3.2  泛普方项目组
项目经理主要职责：
做好项目管理工作，控制项目目标与范围，控制项目风险，控制客户期望值，保证项目质量和进度。
监督完成对实施项目的前期调研、需求确认；
组织项目小组成员制定项目实施方案、项目实施目标、项目实施总体计划。
负责审核项目实施工作的具体安排，确保项目实施按计划保质保量完成，督促、协调和安排项目组成员工作以及与_______公司项目经理的日常沟通、工作任务安排与协调。
负责编制项目实施工作任务书，并与_______公司项目经理进行确认；
负责项目阶段成果确认和整个项目的验收工作，提供项目实施总结及验收报告，并获得用户签字。并与______公司项目经理进行确认，和用户完成项目移交工作；
协助客户方项目经理开展工作；
组织讨论、编写《项目实施方案》，并和客户方项目经理进行书面确认；
决定项目组人员分工和具体工作安排；
实施经理主要职责：
完成对实施项目的前期调研，并直接向项目小组报告；
协助项目经理共同制定《项目实施方案》、项目实施目标、项目实施总体计划和实施的详细计划。
负责按实施合同、实施方案界定的工作范围并按项目实施总体计划确定的时间进度开展实施工作，服从项目经理的工作安排，与_______公司项目经理协调与沟通，保证项目实施工作的正常开展；
负责实施过程中各种实施文档的提供、整理与确认；
负责业务分析及应用设计；指导实施工程师进行系统各模块初始化工作；
日常操作流程指导性文档及操作注意事项说明书；
组织并制定培训计划；
组织客户方编制客户化手册。
实施工程师主要职责：
负责本项目数据库（如果是客户方提供数据库，则需要客户自行安装调试）和协同系统的安装、调试。
与技术支持人员合作，配合解决_______公司协同管理系统问题。
在实施经理的指导下完成系统各模块初始化工作；
负责系统工作量级的实施工作；
按计划完成各项实施任务并提交相关报告。
支持顾问职责:
为项目维护提供支持，在项目组工作繁忙或需要时，随时增援项目组工作；

1.4  组织间的协调
重庆泛普协创软件有限公司项目经理负责制定整体项目计划及明确各方的责任。各方的项目经理负责明确各自内部的人员分工。
任何重大的事宜及项目任务的变更需经各方项目经理的协商并达成一致意见方可实施。

1.5  项目会议管理
1、会议制度：______________方、泛普方双方项目组实行例会和专题会制度。原则上要求每周召开一次例会，根据项目的紧迫程度，有重要事项可以不定期组织专题会。
2、周例会：例会具体时间可约定为周五下午14：00召开，特殊情况例会时间双方临时商定。参会人员包括______________方、泛普方双方成员，必要时还需要双方领导参加。例会主要内容包括上期例会确定事项的完成情况、上期例会到本期例会期间出现的问题陈述及解决措施、遗留问题的研究、后期项目计划的推进预测和部署等。
3、专题会：除例会外，双方可根据情况不定期组织专题会。专题会若需对方参加，应提前一天通知对方，包括对方参加人员，主要议题等。
4、会议纪要：无论例会还是专题会，会议成果均以会议纪要的形式形成文档。会议纪要模板见『附件—会议纪要』

1.6  项目变更管理
1、在项目实施过程中，实施双方提出的实施范围、系统需求、项目成员变更等涉及到整体项目进度，费用成本调整较大的变动行为均列入项目实施变更管理范围。无论____方还是泛普方均应按照项目变更流程进行变更处理。
2、项目变更的审核  由双方项目经理及其它项目决策人员负责项目变更事项的最终审核确认或拒绝。3、任何对项目实施前提、项目范畴、进程安排、阶段性完成标志、交付物等条款的更改，或由于人员的指派和时间的安排等原因而造成的进度的延迟，都通过项目变更管理进行评估和操作。
4、项目变更的流程
1） 提出变更
在项目实施进行时，双方皆以书面形式提出项目实施变更要求。除紧急情况外，任何变动请求都在形成书面申请后才能受理。
2） 审核确认
项目变更可能会造成整体实施进度、成本等各方面较大程度的改变，因此，双方的项目经理有共同责任仔细审核任何更改请求。经分析后，可确认影响范围，并经过双方项目经理审查通过者，则可进行变更的工作。
3） 实施变更
经双方对变更项目协商一致后，可开始进行变更作业。调整项目计划，并及时将变更信息、方案等向项目组成员公布。
4） 约束条件
在整个项目实施工作过程中，双方须严格遵守该变更控制程序并且必须坚持执行。由于项目实施时间紧迫，建议审核时间应在提交后的三个工作日之内。如果五个工作日没有回应即作为确认处理。批准后的变更方案将以书面的形式作为本实施方案的补充内容。
表格样式见附件『附件—项目实施变更确认单』

1.7  项目文档管理
1、文档及项目记录签署
本项目中产生的正式文档及记录应该经过双方项目经理签字。签字确认应在提交后的三个工作日之内完成，如果五个工作日没有回应即作为确认处理。
2、实施项目过程中需保存项目相关文档，包括：实施方案、实施主计划、项目启动会PPT、系统交付环境确认单、系统安装确认单、系统建设报告、需求调研报告、用户培训确认单、系统上线报告、会议纪要、实施日志、实施周计划等。需项目经理进行统一管理，按照实施阶段双方以纸制交付方式确认，以确保文档的统一性。每阶段的项目文档需要双方项目经理确认后才能进行下一阶段工作。

1.8  项目纪律管理
1、项目实施工作执行每周五天工作制，泛普项目组按照客户方的作息时间进行工作。项目组成员如果有特殊事情至少提前1天向双方项目经理提出申请，经批准后才能休息。
2、项目成员应严格遵守上下班制度，不得出现无故不按时上班或无故旷工。如有特殊情况者，需向项目经理汇报。
3、实施期间，项目组成员应保持通畅的通讯联系。
4、项目成员应按时提交实施工作文档。

1.9  项目保密管理
在项目调研、实施过程中，双方了解的对方各类业务数据，产生的各类文档文件等所有相关内容，项目双方应严格保密，并依据双方公司安全保密的有关规定执行。
  本办法由______________方、泛普方双方项目组共同制定并负责解释，自公布之日起共同执行。

附件：

项目启动会会议纪要

会议名称  召开部门 
会议时间 20XX年XX月XX日 会议地点 
会议主持  会议记录 
参会人员 
会议目的
1、 2、 

会议内容
 

行动计划（检查点）
完成时间 负责人 内容
  
  
  
形成结论

备注：

项目实施变更确认单
项目名称：
项目编号：
文档编号:
变更需求提交者:
提交日期：

关于需求或实施计划变更的具体描述：

变更影响分析:
进度方面:

成本方面:

对其他项目或对项目其他部分的影响:

决策结果:

客户方项目经理:                           泛普方项目经理：
确认日期：                                确认日期：