泛普OA办公系统文档管理模块可以让用户将文档发布到首页或标题栏成为新闻

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泛普OA办公系统文档管理模块可以让用户将文档发布到首页或标题栏成为新闻，也可以将文档创建后作为知识库为其他员工提供信息共享。

创建一个新的文档，按左边工作区"文档"左边 按钮，用户将进入一个目录选择的界面。在这个选中栏目中所有的目录和分目录都显示其中，如果点击 按钮，同样还将看到子目录。

选定主目录、分目录和子目录，将进入以下的用户界面：

由于打开的目录的文件类型不同，因此创建文档界面会因为选定的目录的差异而不同。下表是对各相关字段属性的解释说明：

字段
 描述信息
 
发布
 
正常
 文档被保存到系统相应目录下，但不在新闻页上发布
 
主页
 文档被保存到系统相应目录下，并且以标题、图片加简短内容摘要在相关新闻页上发布（如果需要审批，预先在文档目录属性中进行设置）。
 
标题
 文档被保存到系统相应目录下，并且以标题形式在相关新闻页上发布（如果需要审批，预先在文档目录属性中进行设置）。
 
主目录
 目录机构中的第一级，用来确定该文档在系统中第一级位置。目录机构需在创建文件之前建立。
 
分目录
 目录机构的第二级，用来确定该文档在系统中第二级位置，需在创建文件之前建立。
 
子目录
 目录结构的最底层，确定该文档在系统中最终位置，需在创建文件之前建立。
 
模板
 选择一个文档模板。此模板需预先在系统中定义。
 
文档所有者
 选择文档的创建者（所有者），系统默认文档所有者为当前登录者。文档的所有者登陆系统后，点击左侧“知识管理”（我的文档）按钮，可以看到所有属于自己的文档。
 
关键字
 设定文档的关键字。搜索时，如果在关键字一栏中填入的内容与此相同，则搜索的结果会包含此文档
 
人力资源
 定义该文档相关的员工。例如合同，相关人员为签约人。并将该文档与此人员的记录相链接
 
CRM
 定义该文档和那些客户或供应商、合作伙伴相关，并将该文档和该客户记录进行链接。
 
物品
 定义该文档与哪些物品相关，并将此文档与此物品的记录相链接。同时该文档可以根据所链接的物品被检索到。
 
资产
 定义该文档与哪些资产相关，并将此文档与此资产的记录相链接。同时该文档可以根据所链接的资产被检索到。
 
项目
 定义该文档相关的项目，该文档的访问者将得到关于项目的更多信息，同样在完成这个选项后可以从相应的项目中查询到该文档。
 
财务
 定义该文档与哪些交易相关，该文档的访问者因此可以得到关于该交易更多的信息，同时该文档可以根据所链接的交易被检索到。
 
附件
 从"浏览"窗口中用户可以为该文档添加附件。可以添加的附件的树木预先在文档目录属性中设置。
 
标题
 文档的标题
 
内容
 如果该文档是发布到新闻页的主页上的，系统会自动为该段内容进行进行加黑的处理以显得更突出，建议为文档加一小段提纲性文字。
该文档的第一张图片将会显示在首页上，显示在整篇文档的左部，因此要考虑到图片的合理尺寸。
如果没有所选的图片，系统将默认的图片添加上去。 日期会被系统自动的显示，一旦该文档被批准，关于该文档的修改日期也同时被刷新后被系统显示。
 

 
以下是对各功能按钮的解释信息

泛普OA办公系统功能按钮
 描述信息
 
保存
 按此功能按钮保存文档，并按照选择的发布类型发布到相关文档目录或新闻页中。
 
草稿
 按此按钮将所编辑的文档保存为草稿副本，但不发布。
 
预览
 按此功能按钮可以对文档进行预览，同时被编辑的文档被保存为草稿。
 
HTML
 按此功能按钮将对文件进行HTML格式下的编辑。
 
页眉
 按此功能按钮将在显示或隐藏文档的页眉信息之间切换。
 
附件
 添加多个附件
 

 
在文档中可以添加图片，如发布到新闻首页上的文件其第一张图片便会在首页上显示出来。在文档中添加图片，点击插入图片的功能图标，如下图：
 

用户可以从浏览按钮选取指定的图片，然后点击插入图片的功能图标，该图片便显示在文档的内容中了，按"S-保存"按钮保存该图片。图片文件可以是JPG、GIF、 BMP等各种格式的文件

 
在文档中可以添加超级链接，和系统中的其他文档、外部某个网页、某个电子邮件地址，甚至某个FTP的服务器。

超级链接是从编辑栏目中的一个单词、一句话或一个图片上创建的，建立一个超级链接之前先要建立这样的一个单词、一句话或一幅图片，选中后点击超级链接功能图标，此时超级链接的对话框被激活。用户可以在其中填写链接的目标对象，如一个网址、一个邮件地址等。

按"S-保存"按钮保存上述设置。

用户可以通过HTML来编辑文档，点击屏幕顶部HTML功能按钮，编辑栏将会被切换，内容页面上是系统默认的一些HTML TAG。此时所有的编辑和格式化都必须通过HTML TAG来进行。如下界面所示：
 

点击"S-保存"保存上述编辑，若返回普通格式，再次点击"HTML"功能按钮。
文档经常会被创建到错误的目录当中，这需要用户对文档进行重新编辑使文档转到正确的目录当中去。将文档从一个目录中转移到另一个目录中去，便需要文档移动的功能。另外，也可以选择复制的功能，将源目录下的文档复制到目标目录下。

在文档模块中选中"维护、常用工具、文档移动"，进入如下界面：

下表泛普OA办公系统使对相关的字段属性的描述信息:

字段
 描述信息
 
源
 
主目录
 选择文档所在主目录
 
分目录
 选择文档所在分目录
 
子目录
 选择文档所在子目录
 
目标
 
主目录
 选择文档被移动（复制）的目标主目录
 
分目录
 选择文档被移动（复制）的目标分目录
 
子目录
 选择文档被移动（复制）的目标子目录
 
'
在正确的完成了上述的目录选择后，选择被移动或复制的文档，按相应的功能按钮，完成文档的移动或复制。

 
文档经常会被创建到错误的目录当中，这需要用户对文档进行重新编辑使文档转到正确的目录当中去。将文档从一个目录中转移到另一个目录中去，便需要文档移动的功能。另外，也可以选择复制的功能，将源目录下的文档复制到目标目录下。

在文档模块中选中"维护、常用工具、文档移动"，进入如下界面：

下表泛普OA办公系统对相关的字段属性的描述信息:

字段
 描述信息
 
源
 
主目录
 选择文档所在主目录
 
分目录
 选择文档所在分目录
 
子目录
 选择文档所在子目录
 
目标
 
主目录
 选择文档被移动（复制）的目标主目录
 
分目录
 选择文档被移动（复制）的目标分目录
 
子目录
 选择文档被移动（复制）的目标子目录
 
'
在正确的完成了上述的目录选择后，选择被移动或复制的文档，按相应的功能按钮，完成文档的移动或复制。

 
用户可以通过进行自行设置，对文档信息进行一个过滤，从而关注自己相关的文档信息。同时用户可以定义文档被访问时所显示的内容，如创建者等用户关心的相关内容。

进行用户自定义，在文档模块选中"维护、常用工具、用户自定义"，进入如下界面：

下表是泛普OA办公系统对相关字段的属性的描述：

字段
 描述信息
 
字段
 这里列出的是和文档相关的信息，用户可以根据自身的偏好选择相应的字段，使得在文档在被搜索后显示的附加信息能按用户的个性化要求实现。
 
显示
 
每页记录数
 定义每页显示的文档数量
 
主目录 --分目录
 用户可以根据自身的偏好选择相应的主目录和分目录，只有被选中的目录中的文档可以显示在用户的文档列表中。
 

点击"S-保存"保存以上设置。

报告功能是由文档模块提供的关于对系统所创建的文档的总体状况浏览，在文档模块中点击报告，用户即可进入如下界面：

用户可以在此界面中对文档的各项指标的统计信息进行整体浏览，右侧是对文档统计信息的整体浏览，如查看各主目录下的文档数分布、访问量最高的50篇文档、发布文档数最多的20各用户等信息，左侧是对文档状况按各标准进行分类浏览。