如何推广OA办公系统？

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　　泛普软件泛普OA系统 OA办公系统推广成功经验谈

　　OA (office automatic )即办公自动化系统在中国的出现已近20年 ，本文将从办公自动化系统的沿革、成功保障等方面来进行一些探讨。

　　办公自动化的概念

　　办公自动化系统在我国有着特殊的意义，博大精深的中华文化赋予了办公自动化非常的内涵。我国的公文办理模式始于始皇帝，至今仍受到广泛的影响，因此必须注重OA 系统的规范性。譬如朱批、印章、上行文、下行文、会签等诸多OA 运行中至关重要的处理。

　　所谓办公自动化，一般须经历这么几个阶段：

　　1、 桌面文件处理软件的应用，如WPS 、Ms Office 等。

　　2、 信息文件的共享，如电子邮件、QQ 、文件传递系统等的应用。

　　3、 协作平台，以群件平台、工作流理论为支撑，对流转信息及文件进行严格的协作控制与安全控制，对公文等各种信息进行有序的管理与控制，通常可以通过工作流的定义，自动地在流程中进行信息或文件的传递。

　　4、 知识管理，知识管理是OA 应用的终极目标，指在协作平台的基础上，提供强大的信息管理平台，通过数据挖掘与分析，智能地向使用者或决策者提供有效的分析结果、参考模型，提供使用者决策依据，并能以规范的管理，在系统中快速传递知识，从而创建学习型组织、降低培训成本。

　　办公OA系统实施成功要素

　　1、项目业主方领导重视。信息化工程是“一把手工程”，对于影响面最为广泛的OA 项目，则更是如此。很难想象，在一个处处需要决策的应用系统里，缺乏领导这一重要的角色。

　　2、管理规范化。办公自动化系统的推进离不开管理的规范化，如果没有规范的管理，指望靠行行生硬的数字代码系统，是实现不了办公的自动化的。我曾经在一个成功推广办公自动化系统的用户那里，看到了大量的管理准备，一册百余页的《XX机关管理规范》，办公自动化软件系统的运行以此《规范》为规则，OA 系统很快便顺利实施推广 。

　　3、软件设计思想的先进性。这里强调的是软件设计思想，而非软件技术架构。再好的软件技术架构，脱离开设计理念，也只能是徒有其表。软件首先反映的是设计者的思想，以成熟的工作流、群件理论为设计基础，无疑是OA 项目成功的重要基础。但我国的OA 系统也有其特殊性，比如流程的控制，我们的要求是规范而灵活，因此，我们需要更为丰富的工作流群件理论，XXOA 的“面向对象活动模型”，正是对这一理论的有效补充，在国内数百个OA 项目中得到了成功的推广。在整个OA 系统中，流程非常重要，有效的流程控制技术，不仅能轻松地实现各种复杂多变的文件信息流转流程，而且能对现存流程有效梳理，进一步实现流程优化。角色的概念也非常重要，每一个人员的权限都是由若干角色组成的，当人员的职位职务发生变化时，删除原有角色的配置，保留共有的角色配置，赋予新角色的配置，这样，软件能快速适应组织机构的变化。

　　4、项目双方的设计思想认同。项目双方的设计思想认同是至关重要的，作为项目承建方而言，往往有众多的成功经验可以与业主方分享。作为项目建设方，有自己的个性化需求是完全正当且可以理解的。找到双方的共同点非常重要，在这里，技术实现就非常重要，包括以什么样的思想去实现?是什么样的理论基础作为技术实现的基础?软件开发也是讲究科学发展观的，项目建设方往往不是这方面的理论专家，不能以自己的理论去要求承建方，因为这样的要求有可能是错误的，建设方只要最终的实现结果就可以了。需要强调的是，对于承建方而言，坚持真理，有时候很重要。

　　5、原型推动法。OA 项目一般都有个性化的需求，基于原型的开发推广方法无疑是最有效率的。XXOA 的推广步骤一般是：部署原型系统→配置系统基本信息(包括承建方的基本组织机构、用户、动作、角色、基本业务流程)→ 试运行 → 需求调研 → 二次迭代开发 → 交付 → 验收 。

　　泛普软件项目实施部 2014-09-20