oa办公系统开发文档

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 　　在现今社会公司要快速发展必须提高员工的工作效率， 工作的提高必定离不开信息化的 高度建设，为提高公司员工的工作效率并能节约办工成本现提出开发 OA办公系统的需求。

　　1、项目指导思想

　　以“提高工作效率、节约办工成本”为指导思想

　　2、项目目的

　　2.1 无纸化办公： 通过 OA办公管理系统的导入对现有日常办公中的信息发布、 内部通信、 流程审批、文档管理、企业管理(人事、资产、会议、车辆、考勤) 、分布式办公等进行统 一信息化管理，真正意义上实现无纸化办公。

　　2.2 节约运营成本：改善了公司信息及公文流转的效率。以前用纸张逐个部门找人签字 的繁琐工作，现在可以通过 OA系统快速解决;以前各基地间需要靠传真花上几天时间完成 的审批程序，现在也可以利用 OA即时解决。减少报销时间、减少纸张用量， 完善文档管理， 完善人力资源档案、提高办公效率。

　　2.3 增强领导监控能力：强化领导的监控管理，增强管理层对组织的控制力，及时有效 监控各部门、各个人员的工作进度情况; 实时、全面掌控各部门的工作办理状态， 及时发现 问题并及时解决，从而减少差错、防止低效办公。

　　2.4 管理公司有形、无形资产，初步实现知识管理：通过极品系统办公平台办公用品、 图书管理车辆管理等管理组织的有形资产避免流失; 员工的工作经验和技术技能， 不断积累， 将成为组织中强大的共享资源， 通过对知识资源的授权利用将加速创新和提高效率， 也避免 因人员流动导致工作的脱节与贻误， 初步实现对组织无形 ( 业务信息、 知识 ) 资产的管理， 为 公司进一步进行知识管理打好良好的基础。

　　3、现状描述

　　3.1 所有资料、文档管理、审批等都使用最原始纸字流程，导致纸张的大量浪费。

　　3.2 审批必须由专人负责，同时必须所有领导签字，致使审批时间过长，时间大量浪费。

　　3.3 公司没有一个协助资源共享平台技术交流、资源共享只能单对单传递无法做到资源 共享。

　　3.4 公司技术文档、问题解决后没有对故障情况进行分析汇总不便于知识的积累

　　3.5 公司会议室、投影仪及商务车没有专门的审批流程不便于统一安排管理

　　4、改善方案

　　4.1 对所有审批流程进行分类管控并重新梳理审批流程， 借用 INFO平台建立专属于苏州 工厂的审批流程平台。

　　4.2 对所有公司文件、 部门文件、 管理文件等分类整理并统一存放在 INFO 的文档系统中 并建立查询权限。

　　4.3 建立知识库管理系统，要求将各部门处理异常的问题解决方法进行整理上传整理建 立查询，方便知识的积累。

　　4.4 修改 INFO中资源管理对苏州工厂办公室、 商务车及投影仪进行统一管控让所有人都 可查询使用状态。

　　5、项目带来的预估经济效益

　　5.1 直接收益 ：

　　5.1.1 减少纸张浪费

　　5.1.2 减少审批流程

　　5.2 间接效益

　　5.2.1 减少资料查找时间

　　5.2.2 减少同类故障重复发生的次数

　　5.2.3 方便员工进行技术、文化、工作等相关的沟通与交流

　　6、资源需求

　　专职 OA 管理人员一名：流程测试完成需专职负责 OA 后台系统流程的梳理及时常故障的处理