宁波市农业局公文处理规定和会议管理制度

关于印发宁波市农业局公文处理规定和会议管理制度的通知
甬农发〔2014〕8号

局属各单位：

　　为进一步规范公文办理和会议管理，根据上级有关规定，重新修订了《宁波市农业局公文处理规定》、《宁波市农业局会议管理制度》，经局长办公会审议同意，现印发你们，望遵照执行。同时，2007年印发的《宁波市农业局公文处理规定》自该文件下发之日起不再执行。

　　宁波市农业局

　　2014年1月17日

宁波市农业局公文处理规定

　　为加快文件处理速度，减少发文数量，提高办文质量和机关办事效率，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和市政府有关文件管理的规定，结合我局实际，特修订本规定。

　　一、发文管理

　　发文管理指以本局名义制发公文的过程，包括公文拟制、审核、印制、核发等程序。

　　（一）公文拟制：

　　1．公文起草要符合国家的法律、法规、方针、政策及有关规定，做到内容简洁、主题突出、观点鲜明、结构严谨、表述准确、文字精炼。

　　公文标题除转发法规性文件外，一般不用标点符号。人名、地名、数字、文件名称、事物名称引文要准确，一般不要简化。引用公文应当先引标题，后引发文字号。

　　结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。

　　公文中的数字，除成文时间，部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其余的一律使用阿拉伯数字。

　　计量单位要使用国家法定的计量单位。

　　2．填写文稿签发单，包括填写发文标题、主送机关、抄送单位、主办单位和拟稿人、印刷份数、附件等。

　　3．涉及保密的内容，先由拟稿人予以标注，并按涉密文件制发程序送审。

　　（二）审核：

　　文稿拟定后，要按审稿程序逐级认真把关。

　　1．初审。对草拟的公文，处（室）、站负责人应先认真对行文程序、公文的标题、公文内容、文字表述、数据的准确性、所提措施是否切实可行等进行审核并修改，负责政策性、法规性方面的把关。

　　对一些重大问题和涉及面广的文稿，主办单位要同相关单位主动协商，统一意见后，送交办公室。

　　2．复核。办公室对草拟公文，从是否需要行文，是否需要修改补充公文的内容、公文格式、文字表达、文种使用等方面进行复核。经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。涉及项目资金方面的文稿同时送局计划财务处复核。

　　3．审签。经初审、复核，符合发文要求的文稿，由拟稿人送局相关领导审定。一般业务性文件根据内容由局分管副局长签发；涉及全局性的、重要的文件由局长或局长委托副局长签发；上行文由局长签发。

　　对行政规范性文件，依据《宁波市农业局行政规范性文件管理办法》，由处（室）、站负责人审稿后，办公室（政策法规处）审查和审核，送分管副局长阅批后交局长办公会讨论，符合发文要求的由局主要负责人签发。办公室（政策法规处）按照“三统一”原则做好备案工作。

　　签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；联合发文由所有联署机关的负责人会签。

　　4．严格发文数量。没有实质性内容，可发可不发的文件一律不发；上级机关已经发到县（市）、区且要求具体明确的，一般不再另行发文。

　　（三）印制：

　　1．登记。文稿经领导签发后，由办公室根据内容和格式，以及局领导签署的意见，进行分类、登记、编号。

　　2．印制。所有公文、资料的印刷，统一送局办公室负责人审定后打印。紧急公文要随到随打印。

　　3．公文打印后，文印人员应及时通知承办人员校对。校对应以领导签发的原稿为准，内容改动时应征得签发领导的同意。校对必须细致，防止差错。校正而未改的，由文印人员负责；未校正的由校对人负责。

　　（四）核发：

　　1．公文印刷好后，按内容要求加盖印章。公文盖印的依据是局领导的签发字样，未经领导签发的公文不得用印。公文盖印的数量以发文份数为准，不得遗漏，也不能多盖。印章的保管应由专人负责，建立用印登记制度，严格履行审批手续。

　　2．公文装订后，尽量通过市政府电子公文系统传送。如电子公文系统传送不到的，由拟文处（室）、站根据公文的发放范围，正确书写信封，按份数分装、封缄。需要面送的公文由拟文处（室）、站送发。需要邮寄的公文由办公室统一办理，数量大时拟文处（室）、站协助收发人员共同办理。对密级、紧急公文及挂号信件，按规定办理。局机关发的文件都要由办公室送局领导各1份。涉及项目资金方面的文件发局计划财务处1份。

　　3．需要受文单位贯彻落实的公文，公文发出后，由主办处（室）、站查询收文时间和执行意见，防止误时误事。

　　二、收文管理

　　收文管理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办等程序。

　　（一）签收和登记：

　　1．收文统一由办公室专人负责，做到随收随登记。收文时要进行清点，同时要进行收文编号。

　　2．外来公文一律由办公室拆封。拆封后，逐件登记。登记项目一般应包括：收文顺序号、来文号、收文时间、来文机关、事由、件数、密级等。

　　3．注明收文部门和收件人的公文，要及时分送到位。注明“局领导亲拆”的公文，如时间紧急，本人又不在时，收发人员应立即电话汇报，按领导要求处理。

　　4．从会议上带来或直接收到有关文件的，应主动送交办公室登记。

　　5．办公室收文人员对紧急件应立即登记后呈送，一般件也应即时登记，并填写“文件轮阅单”，按照“急办”、“政策性”、“例行性”类别进行分类，送办公室负责人及时阅拟，当日收文的阅拟应当日完成。

　　（二）分办和承办：

　　1．凡需要办理的公文，办公室负责人应根据内容及时提出拟办意见送有关局领导阅批，局领导阅批后交有关处（室）、站办理。急件应立即提出拟办意见，单独送有关领导阅批。急需办理文件，遇相关领导公务在外来不及阅批时，由文书人员电话请示后，将该件复印后交承办单位先行办理。

　　2．承办部门收到交办的公文后，应当及时办理，不得延误、推诿。有明确办理时限要求的应当在规定时限内办结。紧急公文应当按时限要求办理。

　　3．公文办理中遇有涉及几个处（室）、站的，主办处（室）、站应主动与协办处（室）、站共同协商，取得一致意见后由主办单位及时办理，严格防止推诿、拖拉和不负责任的现象发生。

　　4．传阅文件要注意保密，不积压、不丢失、不擅自截留文件。凡阅读过文件的都应在“文件传阅单”上签上姓名和阅文完整日期，对有关具体请示事项的，主批人应当明确签署意见。

　　5．公文经局领导阅批后，根据局领导批示，送相关处（室）、站传阅，原则上要在2天内阅完送回，以加快轮阅速度。

　　（三）催办与要求：

　　1．送局领导批示或者交有关部门办理的公文，由办公室负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

　　2．各单位都要确定专人负责文件的领、收、传、退等工作，确保不延误办理时间。

　　三、归档和销毁

　　（一）公文办理完毕后，按照公文管理的规定，应当定期进行清理或清退，及时立卷归档。个人不得保存应当归档的公文。涉及到密级的公文阅后要立即归档。

　　（二）没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导批准，可以定期销毁。销毁秘级公文，应进行登记，由办公室负责人和另一名监销人员负责监督，保证不丢失、不漏销。

　　（三）归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期移交档案部门管理。

宁波市农业局会议管理制度

　　根据《党政机关厉行节约反对浪费条例》和中央、省市关于转变工作作风、密切联系群众的有关规定，为进一步加强效能建设，规范会议管理，减少会议成本，提高会议效率，制定本会议管理制度。

　　一、统筹安排，尽量精减会议

　　（一）努力减少会议数量。提倡开小会、开短会，原则上不开知照性会议。凡上级无明确要求召开会议的，能用文件、材料代替召开会议的，一律不再开会。对议题相近、时间接近、参加对象相同的会议尽量合并召开。

　　（二）严格审核程序。局属各单位要求以局名义（含设在局的市有关工作领导小组办公室）召开的会议，每季度申报1次。会议办理单位填写审批表于每季度末月20日前交办公室，办公室汇总后提交局长办公会讨论确定。对临时性涉及全局性工作或由上级交办的重大会议，需由分管领导审定、局主要负责人签发。

　　二、严格管理，坚持节俭办会

　　（一）严控参会人数。除综合性会议外，专项工作会议一般按“谁分管、谁出席”的原则安排出席领导。会议主办单位要根据会议的内容，准确拟定参会对象，尽量避免与会议内容不相关的人员陪会。对与业务工作无关、影响不大的，不要列入参会对象。除局主要领导召开的会议和党委中心组读书会外，其他分管领导召开的会议，原则上不要求各县（市）、区农业（农林）局主要负责人参加，局属各单位主要负责人参会人数根据需要从严控制。

　　（二）严控会议时间。总结部署性会议，会议时间一般不超过半天；专题性协调会议，要注重解决实际问题，尽量缩短会议时间。

　　（三）严控开会地点。各类会议一般都在局会议室召开；严禁到风景旅游区（点）开会；无特殊需要不安排到各县（市）、区召开现场会；尽量以视频会议形式召开会议。

　　（四）严控会议费用。要严格执行会议费管理有关规定，会场布置应讲究简洁实用，不摆放水果、花草、香烟等物品，不制作背景布板。会议承办单位根据会议审批单（计划）和会议通知，填写会议费审核单，局计财处根据会议规格和市定标准核定会议费总额，经分管局长审批。未经批准以及超范围、超标准开支的会议费用，一律不予报销。

　　三、严格纪律，提高会议效率

　　（一）规范请假手续。局召开的重要会议，凡是明确规定参会对象的，不得随便缺席；因特殊情况请假的，需报办公室或组织人事处，经主持会议领导同志批准。凡需各处室、各县（市）、区农业（农林）局主要负责人参加的会议，原则上不予请假，遇特殊情况的向召开会议的局领导请假，并另派熟悉业务工作的分管负责人参加。

　　（二）严肃会场纪律。参会人员应按会议通知要求提前进入会场，没有专门要求的，一般应提前5 分钟进入会场，按要求签到并按指定座位就座。会议期间将手机调至静音或振动状态，集中精神开会，不得在会场内接打手机、编发短信、打瞌睡、随意走动等。

　　（三）抓好会后督查。对于召开的全局性会议，会议上有布置任务的，局属各单位和县（市）、区农业（农林）局要认真抓好会议确定事项的贯彻落实，局办公室和组织人事处对会议贯彻落实情况要及时进行督促检查。