建始县气象局机关公文处理规范

为进一步加强公文管理，提高公文处理质量和效率，根据《湖北省气象局公文处理实施细则》要求，制定本规范。

公文（含电子版）一般指文件、电报、信件、函件等，是行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书。公文处理是指收文处理过程中的接收、拆封、登记、批办、分送(传阅)、承办、催办(查办)、归档和行文过程中的拟稿、审核、签发、编号、缮印、校对、用印、分发、督办反馈、立卷归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。局办公室主管局机关公文处理工作。

一、收文处理

(一)收进

凡属发送给建始县气象局及其机关股室的公文，统一由办公室负责接收并认真履行清点、检查、签字手续。局领导或中层干部外出参加会议时，会上发的所有文件、材料等，都应主动交给局办公室（资料室管理人员）登记、办理。

(二)启封

1、发送给气象局的公文，由局办公室主任负责启封；局领导、机关股室若收到上级机关发来的公文，应交局办公室处理。年底由办公室组织归档。

2、启封后应对封内文件进行检查、清点。对少发或错发的公文要及时通知发文机关补齐或调换改正;对不完整的公文(如有缺页、白页、未具落款、未盖章等)要及时进行处理后才能分发。

 (三)登记

1、局办公室对收到的公文要及时进行登记。对于一般性的简报、公开或不带密级的刊物、资料以及纯属事务性的便条、请柬和一般性的通知等,可不予登记，直接分发处理。

2、登记一般应列收文日期、序号、来文单位、发文字号、文件标题、缓急、批办意见、承办(主办)单位、分转日期及签收人、催办情况等栏目。

(四)分办

公文分办由局办公室主任负责。根据文件的内容及各科室的职责分工，分轻重缓急，在文件“处理意见”栏中提出分办意见，也可提出初步处理意见供局领导批示时参考。

公文分办应掌握好以下几种情况：

1、上级机关发来的批示性文件，首先送请局领导批示。

2、属股室职责范围内能直接办理的公文，在处理笺上写“请XX股室阅处”。

3、对非承办性公文，需局领导或有关股室了解文件中重大问题和情况的，可在处理笺上写“请局领导或XX股室负责人阅”。

（五）传阅

公文传阅由办公室工作人员负责。公文传阅应注意如下事项：

1、传阅公文要应及时并执行登记交接制度。一般应做到当日文件当日送出,急件和有时限要求的文件要立即送出,不得积压延误。

2、传为防止丢失，公文不得横传。

3、传阅公文要根据文件内容和缓急程度,保证重点,按顺序送达分管领导、主要领导和承办股室。 承办股室有2个以上时，先送主办股室。

（六）批办

只需阅知不需承办的公文，局领导阅后签字并注明日期即可。需承办的公文，局领导应明确批示办理部门、办理原则、办理意见等。对需要两个以上股室承办的公文，应明确主办、协办股室。主办股室要速商协办股室办理。

（七）承办

承办是公文处理的中心环节。

1、上级机关交办的事项,属本局职责范围内的,应立即办理；涉及其他部门的,应主动与相关部门协商，意见不一致的,要如实反映,并报请上级机关协调或裁定。

2、对局领导批示的公文，承办股室（单位）要认真研究文件内容和批办意见,及时提出处理意见(有前案材料的应将前案材料作为参阅件附在后面),超出职责权限范围或不宜由本股室办理的公文，应迅速退回局办公室文秘人员，并注明理由。理由不充分的，承办科室仍应按领导批示办理。

3、局领导有明确批示的公文，承办股室应根据领导的批示意见办理，办理情况要及时向领导反馈。局领导没有明确批示或由局办公室负责人直接分办的公文，由承办股室根据有关规定或惯例处理。

4、在承办中有什么意见和看法，承办股室可直接向分管局领导请示，也可直接与有关股室当面商量，不应以签字的形式将公文转回局领导重阅或送其他股室阅。

5、涉及多个股室办理的文件,主办股室要先拟好处理意见,再与协办股室协商、会签,然后归纳整理各股室意见办理,需报批的要报批后办理。若主办股室与协办股室的意见有分歧,经主办股室主要负责人协商后仍难以协商一致,主办股室应将各方意见、理据及处理建议一并整理后报局领导裁决。

6、承办股室应抓紧办理公文，不得推诿或延误。需请示局领导的事项,应当抓紧做好前期工作及时上报,给局领导留出研究、决策的时间:一般事项不得少于7个工作日,紧急事项不得少于3个工作日,特别紧急的事项,需要即时批办的,必须在文中说明特别紧急原因及在本部门的办理过程。

7、公文办理结束后，承办股室负责人或承办人应在公文处理签上作简要“注办”，说明办理情况，并及时将公文交还局办公室工作人员保管。

(八) 催办（查办）

为提高办文效率,办公室主任要对文件运转特别是承办情况进行催办(查办)。对于呈送局领导批阅的公文,办公室主任要根据缓急程度进行催批。对于需要承办的文件, 办公室主任要按时限要求催促承办单位及时办理。

催办公文的时限要求：

“特急件”应即收即办；“急件”一般应在3日内(或来文要求的时间内)办复；一般公文应在15日内办复。因某些原因不能按时限要求办复的,应书面答复报文单位。

(九)归档

1、局办公室每年底应将全局所有公文（包括人教科登记处理的公文）收集齐全，按照“三合一”制度,及时及时进行整理、分类、立卷、归档。个人不得保存应当归档的公文。对所接收的电子文档，年底以光盘方式存贮，一式2份编号归档。

2、公文复制件作为正式文件使用时,应当加盖复制机关证明章,视同正式文件妥善保管。

（十）销毁

没有存档和存查价值的公文,经过鉴别和分管领导批准,可以定期进行登记、销毁。销毁带有密级的公文,至少有两人监销,保证不泄密、不漏销。销毁公文由局办公室主任会同局保密人员在分管局领导的组织下进行。

二、发文处理

(一)行文规则

1、行文关系应根据单位的隶属关系和职权范围确定。我局对州气象局、县委、县政府行文属上行文(请示、报告等);对州局各科室、地市有关平级单位和部门行文属平行文(函、通知等)；对本局办、站、中心行文属下行文（通知等）。

2、一般不越级行文,若遇特殊或紧急情况需越级行文时,应当抄报被越过的上级机关。

3、县气象局与我县正科级单位和有关行使行政职能的事业单位等可以联合行文。

4、局机关中除办公室外,其他股室不应以正式文件行文。属机关股室职权范围内的工作联系和事务性通知，确需对外行文的，采用“函”的形式。

5、上报、下发的公文,必要时应当抄报（送）有关单位和州局或州局相关科室。

6、严格控制重复性行文和不必要的行文。转发上级机关的文件,若无具体的贯彻意见,不再行文,可直接复印加盖公章后下发执行。凡能口头商量、网络联系、电话答复等形式解决的问题,不发文件。

7、各办、站、中心向县局请示、报告问题,要以规范的书面形式上报。

8、行文要坚持“党政分开”的原则。要严格按党、政各自的职责范围分别行文。党内行文参照《中国共产党机关公文处理条例》执行。

 (二)发文程序及要求

以县局名义行文的，一般为如下程序：起草人拟稿——股室负责人核稿并在《发文处理笺》相应栏签字——办公室主任核稿并在《发文处理笺》上注明“已核”字样——分管领导签字——主要领导签发——工作人员排版打印。

1、拟稿。以县局名义发文的,在拟稿之前，承办股室负责人应事先向局领导口头说明发文意图和依据。起草公文应达到如下要求：

(1)应符合国家的法律、法规及其他相关规定。若提出新的政策、规定等,要切实可行并加以说明。重要文稿,局分管领导要亲自动手或主持起草。

(2)要全面客观地反映问题，重点突出,观点明确,条理清楚,文字简练通顺，标点符号得当，篇幅力求简短(“请示”一般不超过1000字，“报告”一般不超过3000字)。

(3)需要贯彻落实的公文,措施要具体、明确,具有可操作性。

(4)人名、地名、数字、引文要准确。引用公文要先引标题,然后在括弧中注明发文字号。引用外文应当注明中文含义。文内使用简称时,应当先用全称,并注明简称。日期应当写具体的年、月、日,不应将“20××"年简化成"××"年。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩的语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

(5)应使用国家法定计量单位。

(6)结构层次序数：第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。

(7)正确使用文种,符合公文格式。

(8)承办人完成拟稿后，用黑色墨水手工抄正或打出清样，首页附《建始县气象局发文处理笺》。并按要求填写处理笺，如主办单位、起草人姓名、主送机关名称、抄送机关名称、文件标题、附件标题、印发分数等。若有前案参考材料，一并附后供领导参考。

2、核稿。

⑴承办股室（单位）主要负责人是第一核稿人。审核后，分别在行文处理笺上“核稿人”和“承办单位送签意见”栏签字和签署意见。

若涉及到几个股室职责范围的行文,还需送有关股室会签。会签一般不要超过2个工作日。因领导外出或公文中的事项确需开会研究等原因无法按时限要求会签的,应及时告诉主办股室。会签时若需修改原文,应当另附纸说明,不得在原件上圈、改、涂、划。承办股室根据会签意见进行协调处理。

⑵办公室主任是第二核稿人。主要检查内容有：一是与上级文件有无抵触；二是同一份公文前后段落、条款之间有无自相矛盾；三是属于指示、决定、条例、规定等政策性文件有无模棱两可或规定过死、过于繁琐的现象；四是措施是否可行,由谁执行,怎样执行及时限是否相宜；五是程序和手续方面是否齐全，发文处理笺是否按规定填写完整等；六是文字表达是否准确、简炼、通顺、明了、合乎语法逻辑，标点符号使用是否正确；计量单位是否符合国家法定标准,有无错漏等；七是文种的使用是否恰当，语气是否得体,文件标题、发送机关、抄送机关、主题词标引等是否准确和安排的位置是否妥当八是公文应附的会签意见、依据、事由和前案等参阅材料和发文的附件是否齐全；九是否排列与标注一致；十是公文制发份数是否合理(除有特殊需要，下发的文件一般一个单位只发一份。请示性的上行文和商洽性的平行文按受文机关的要求份数发送)。

3、签发

(1)送签。文稿审核后，由承办股室送分管领导审核并签字，再送局长签发。局领导审批公文一般不超过4个工作日。

(2)签发公文的权限（含网上发送）。以县局名义向州气象局及机关科室和县委、县政府、无隶属关系的其他单位行文,经分管局领导审核后报局长签发,特殊情况可由局长委托主持工作或其他副局长签发；以股室名义向州局各科室发请示、汇报（含网上发送），由各股室直接送分管局领导签发。

⑶局领导在审核或签发公文时，若有疑问或认为还需修改，可直接在原稿上修改，也可找承办股室了解情况或提出修改意见，承办股室拿回修改后直接送局领导再次审核或签发。局领导若认为不必行文或暂不行文，则说明情况，由办公室将文稿退回承办股室。

⑷最终签发人对公文从政治上到文字上负有完全责任。签发人应当写明“发”、“同意”或其他具体意见,圈阅或签字视为同意。姓名要写全名。注明签批日期。

(5)局领导签批意见若有分歧,应以职务较高者签批的意见为准。

⑹局领导签发后，应将公文退还给送签人员，便于其掌握公文办理结果并安排打印或网上发送。

⑺已经局领导签发或审批的公文,一般不得再行修改。若要修改,则必须回呈签发人或最终审定人批准同意。若只有个别字需修改 ，则由办公室主任亲自修改或委托相关人员修改。

⑻拟稿、修改和签批公文,所用纸张和书写字迹等必须符合存档要求。不能使用铅笔和纯蓝墨水。

4、编号、缮印、校对

(1)经局领导签发的文稿，办公室予以编号。对未按规定程序签字的公文，工作人员应拒绝办理（含网上发送公文）。

(2)对需编制文号的，要编号后登记。

(3)办公室要根据公文种类，按规定格式和字体排版、付印。排印工作有如下过程：起草人将文稿电子版交文印室输出清样——起草人校对——文印室修改——起草人再次校对——文印室最后付印。

(4)从交付排印之日起，公文一般要在3个工作日内印出,急件要在一个工作日内印出,特急件要当日或限时印出。

⑸办公室及有关人员应注意做好保密工作。

5、用印、分发

(1)排印完毕的公文，文印室要及时送起草人用印和分发。

(2)印鉴管理人员要严格审验发文定稿中的发文机关和签发人,符合规定后方可在公文上加盖发文机关印章,并在发文定稿印发日期处盖章封文。

(3)控制公文盖章份数,留存和多余的公文不加盖印章。

6、督办、反馈

局发文（函）和各股室发文(函),需要贯彻落实或回复的,承办单位应尽快组织落实和催办,并将贯彻落实和催办情况适时向领导反馈。

7、立卷、归档

(1)公文办完后,承办单位（联合办理的公文,由主办单位）要及时将公原始稿、文定稿、原文正本及有关资料收集齐全，送办公室工作人员根据文书立卷、归档的有关规定进行整理立卷。个人不得保存应当归档的公文。

(2)公文立卷要按事件和发生时间的顺序及相互联系、特征和保存价值分类立卷,保证档案的真实、齐全和完整。

(3)凡本机关召开或主办的重要会议形成的公文及录音、录像、照片等有关资料，应由会议组织人员负责送本机关办公室工作人员立卷、存档。

(三)  正确使用文种

1、决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

2、通告

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

3、通知

适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文;发布部门规章;传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项;任免和聘用人员。

4、通报

适用于表彰先进，批评错误,传达重要精神或者情况。

5、报告

适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。报告”中不得夹带请求审批等需要答复的问题和事项,更不能“请示”和“报告”合二为一。如果提出意见和建议,应当注明仅供上级机关参考。

6请示

适用于向上级机关请求指示、批准。“请示”应一文一事,只报一个主送机关,若确需同时报送其他机关,应当用抄送形式但不得同时抄送下级机关。除上级机关负责人直接交办的事项外不得以机关名义向上级机关负责人个人报送“请示”、“意见”和“报告”等公文。

请示事项涉及其他部门的,主办部门应当主动与有关部门协商,取得一致意见后再上报；不能取得一致时,主办部门可列明各方理据,提出处理建议,并与有关部门会签后报请上级机关裁定。

7批复

适用于答复下级机关的请示事项。

8意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

9函

适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

10、会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

三、公文格式

 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、校对人等部分组成。

（一）用纸及装订

公文用纸大小为A4型，其成品幅面尺寸为：210mm*297mm，公文版心尺寸为：156mm*225mm（不含页码）。公文应在左侧用两颗平订装订，不掉页。钉锯与书脊间的距离为5mm，与书脊平行，两颗钉之间的距离为文件整个高度的1／3。

（二）发文机关标识、发文字号

发文机关标识由发文机关名称加“文件”二字组成，如“建始县气象局文件”。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成，如“建气发〔2002〕1号”。具体规定如下：

1、以县气象局名义向州气象局、县委、县政府呈送请示、报告，用上行文格式。发文机关标识为“建始县气象局文件”。发文字号为：“建气文〔XXXX〕X号”。

2、以县气象局名义向各办、站、中心下发重要通知、决定等，用下行文格式。发文机关标识为“建始县气象局文件”。发文字为“建气发〔XXXX〕X号”。

3、以县气象局名义与州气象局各科室、县直各有关单位联系、商洽工作，用“函”的形式。发文机关标识为“建始县气象局”，属平行文。发函字号为：“建始县气函〔XXXX〕X号”。

上行文发文机关标识上边缘距版心上边缘80mm。下行文发文机关标识上边缘至版心上边缘25mm。发文机关标识使用红色小标宋体字，字号应小于22mm（长）×15mm（宽）。

联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

发文字号在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔 〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色线。联合行文,只标明主办机关发文字号。

（三）签发人

只有上行文需标识签发人姓名。联合上报的公文,应同时标识相关部门签发人姓名。签发人姓名排列应与发文机关标识顺序一致。

签发人姓名平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字。签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷书体字标识签发人姓名。

如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之距离为4mm。

（四）标题

公文标题,一般由发文机关名称、事由和文种三部分组成,也可省略发文机关名称。公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容,并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

在某些公文标题中,发文机关名称、事由可省略,但在任何情况下文种都不能省略。

批转、转发公文,标题应避免使用重复用语和相同的公文种类。标题一般不超过40个字。

标题排列在红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布，回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当，不得将人名、地名、年份、词组分隔成两行。

（五）主送机关

主送机关指公文的主要受理机关,主送机关应当使用全称或规范化简称、统称。主送两个以上机关时,一般按先系统外，后系统内,先大后小的顺序排列。建始县气象局普发性公文,主送机关一律统称为“各办、站、中心”；非普发性公文，主送机关为受文单位名称。

主送机关位于标题下空1行左侧顶格处。用3号仿宋体字，回行时仍顶格。最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

（六）正文

正文是公文的主要部分。公文首页必须显示正文。

正文在主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行时顶格。

正文用3号仿宋体字，一般每页排22－23行，每行排28个字。数字、年份不能回行。

（七）附件

公文如有附件，应当在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称。具体位置在正文下空1行，左空2个字，用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号则使用阿拉伯数字（如“附件：1 、”）。附件名称后不加标点符号。

附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，如“附件1”。附件的序号和名称及排列顺序前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。           

（八）成文日期

成文时间是公文生效的日期，一般以签发人的署名日期为准;联合行文,以最后一个签发人的署名日期为准。电报以发出日期为准。

成文日期用汉字将年、月、日标全，“零”写为“O”。

成文日期的标识位置在最后一页，右空4个字；会议通过的公文,其成文日期外加圆括号标注于标题下方。

（九）印发机关和印发日期

由局办公室组织印制的公文，印发机关一律标注“建始县气象局办公室”。

印发日期为完成公文印制的日期，用阿拉伯数字表示。

（十）印章

印章是公文的生效标志。一般情况除“会议纪要”和以电报形式发出的公文以外,应当加盖印章（印章用红色），否则应视为无效。印章必须清晰端正地盖在成文日期中间,上不压正文,下压成文日期。

1、单一行文印章

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。加盖印章应上距正文2mm～4mm，端正、居中下压成文日期。

当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；

当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。

2、联合行文印章

联合上报的公文,由主办机关加盖印章。

联合下发的公文,发文机关都应当加盖印章。印章排列顺序应与发文机关标识顺序相一致。当两个机关联合下发文件时，应将成文日期的字距拉开，左右端离版心各空7个字，主办机关印章在前，两个印章均压成文日期，两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm，保证印章排列整齐。当三个以上机关联合下发文件时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在正文和成文日期之间，主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文日期。

3、特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

（十一）附注

附注一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明。不是对公文的内容作出的解释或注释。公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下一行。

（十二）主题词

公文应按规定标注主题词。上报的公文,应按照上报机关的要求标注主题词。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。

（十三）抄送

指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。抄送机关应当使用全称或规范化简称、统称。抄送机关名称一般按先外后内、先大后小的顺序排列。

抄送机关在主题词下1行，左空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。

（十四）“局内发:”

指主送单位以外的需知晓文件内容的本局机关股室。其排列顺序根据《湖北省国家气象系统机构改革方案》(鄂气人发〔2001〕113号)文件中的排序为依据。

（十五）印发机关和印发日期

位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1个字，印发日期右空1个字。印发时间以公文完成付印的日期为准，用阿拉伯数字表示。

（十六）校对

公文应注明校对人。

校对人姓名位于印发机关和印发时间之下占1行位置，右空1个字。用3号仿宋体字。

（十七）版记中的反线

主题词、抄送、印发机关和印发日期、校对、印制份数作为版记各要素，前4个要素之下均加一条反线，宽度同版心。

（十八）版记的位置

版记应置于公文最后一页（若公文有附件，版记应在附件的最后一页）。版记的最后一个要素置于公文的最后一行。

（十九）页码

用4号半角白体阿拉伯数字标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1个字，双页码居左空1个字。或页码居中。空白页和空白页以后的页不标识页码。

（二十）公文特定格式

1、涉及国家秘密的公文应当标明密级及保密期限,“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号。秘密等级和保密期限的确定，按照国家保密工作部门的规定确定。

2、带有密级的公文应当标明印制份数,并用括号括起。

3、紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

4、函件格式：发文机关标识为“建始县气象局”。发文机关标识的上边缘距纸边的距离为30mm，用红色小标宋字体；发文机关标识下4mm处为一条红色反线，反线长为170mm。每行居中排28个字。发文字号位于反线下右上角顶格。其他要素的标识方法与其他公文相应要素相同。

5、会议纪要格式：会议纪要标识由“XX会议纪要”组成。其标识位置同“发文机关标识”，用红色小标宋字体。会议纪要不加盖印章。

公  文  管  理

（一）公文的运转、传递等环节,必须建立登记、签收制度。 传递带有密级的公文,应采取保密措施。利用计算机、传真机等传送带有密级的公文应采用加密装置；绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。

（二） 上级机关的公文,除绝密级和注明不准翻印的以外,经局领导批准可以翻印。翻印时,应当注明翻印的机关、日期、份数和发放范围。复印件作为正式公文使用时,应当加盖复印机关证明章。

（三） 公文被撤销,视作自始不产生效力；公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。

（四）  密码电报的使用和管理,按照有关规定执行。

附  则

(一)行政法规、规章类的公文,依照有关行政法规处理。

(二)本规范由建始县气象局负责解释。

(三)本规范自发布之日起施行。