武汉大学公文处理办法

第一章  总  则

第一条  为推进我校公文处理工作科学化、制度化、规范化，进一步提高公文处理工作质量和效率，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和教育部公文处理的有关规定，结合我校实际，制定本办法。

第二条  公文是党政机关实施领导、履行职责、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。学校各级领导干部、办事机构和公文处理人员，必须重视和认真做好公文处理工作，使之更好地为学校的改革和发展服务。

第三条  公文处理的主要任务是：公文的起草、审核、签发、印制、核发；公文的办理和传递；公文的立卷与归档；公文的管理等。

第四条  党委办公室和校长办公室是学校公文处理的管理机构，主管以学校党委、行政和校长名义制发的各类公文并负责指导全校各单位的公文处理工作。各职能部门（直属单位）和学院（系）均应配备专人从事公文处理工作。公文处理人员应当忠于职守、廉洁正派，具备相关专业知识。

第五条  公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第六条  除涉密文件外，学校的公文处理工作一般通过OA系统进行。

第二章  公文种类

第七条  学校公文种类包括：

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销各单位不适当的决定事项。

（三）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（四）通知。适用于发布规章，任免和聘用干部，传达上级机关的指示，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，发布要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项。

（五）通报。适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神和告知重要情况。

（六）报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

（七）请示。适用于向上级单位请求指示、批准。

（八）批复。适用于答复下级单位请示事项。

 （九）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项等。

（十）纪要。适用于记载和传达会议情况和议定事项。

第三章  公文格式

第八条  武汉大学各类公文格式均按照《党政机关公文格式》（中华人民共和国国家标准GB/T 9704—2012）执行。

第九条  公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注 “绝密”、 “机密”、 “秘密”和保密期限。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。

（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可使用发文机关全称或者规范化简称。

    （五）发文字号。发文字号由发文机关代字、年份和发文顺序号组成。机关代字一般由两个层次组成，第一个层次是发文机关代字，第二个层次是发文机关主办公文的部门代字。

（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。

（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。

（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关简称。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文内容。公文首页必须显示正文。

（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。

（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。

（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，在印发机关和印发日期之前，与公文正文一起装订。

（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其它机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

（十八）页码。公文页数顺序号。

第十条  公文用纸采用国际标准A4型（210mm×297mm），文字自左至右横写，在左侧装订。

第四章   行文规则

第十一条  行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十二条  学校各单位的行文关系，根据各自隶属关系和职权范围确定。

    （一）党委办公室和校长办公室根据授权可以向各职能部门（直属单位）、各分党委（党总支）和各学院（系）行文。学校其它二级单位不能制发文件式公文。

    （二）中共武汉大学纪律检查委员会、中共武汉大学委员会保密委员会按照工作职责可以向各职能部门（直属单位）、各分党委（党总支）和各学院（系）行文。武汉大学工会委员会和共青团武汉大学委员会根据各自所属群团组织内的有关规定行文。

 （三）各职能部门（直属单位）在各自职权范围内，可以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项，就日常具体工作安排等向各学院（系）、直属单位的办公室发布通知。根据学校党委和行政的工作部署安排，可以党委办公室或校长办公室名义转发、转批公文。因特殊情况确需向学校各单位正式行文的，应当报经学校党委或行政批准，并在文中注明经学校党委或行政同意。

     第十三条  校内请示和报告应当遵循以下规则：

（一）学校各单位不得以本单位名义越级向学校主管单位行文。

（二）“请示”应当一事一文，原则上只写一个主送单位，不得多头主送，如需同时送多个单位，应当用抄送形式。

（三）属于学校有关职能部门职权范围内的具体问题，应当直接报送相关职能部门处理，不必向学校请示。学校各职能部门对职权范围内的事情，要认真研究，尽职尽责地解决，不得推诿、拖延。确需学校解决的问题，职能部门要事先提出具体意见。除领导直接交办的事项外，“请示”一般不直接送领导个人。

（四）不得在“报告”中夹带请示事项。

（五）职能部门转呈院（系）或相关单位的请示报告应先提出拟办意见，不得原文转报。

第五章  发文办理

第十四条  发文办理的主要程序包括：起草、审核、签发、印制、核发等。

第十五条  公文起草应当做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

（四）文种正确，格式规范。应当使用国家法定计量单位；公文中的数字，除部分结构、层次序数和作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六）公文涉及其它单位职权范围内的事项，起草单位必须征求相关单位意见，力求达成一致。

（七）所拟公文，如系上级机关或有关单位来文要求办理的事项，应将来文附后，以便审核。

（八）各单位应加强对公文起草工作的重视，不断提高公文起草水平。各单位负责人应当熟悉公文起草各项要求，必须主动参与重要公文起草并认真审稿后报党委办公室或校长办公室发文。

第十六条  各办文单位要认真填写公文撰制单，由单位主要负责人审核并签署意见后，视公文内容分别提交党委办公室或校长办公室审核。凡以各职能部门名义制发的公文，由各部门参照本办法处理，重要工作应请示分管校领导。要求以学校党委或行政名义发文或批转本单位公文时，应拟出文稿和批语稿。向校外单位行文应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

第十七条  公文的内容涉及到几个部门的，以主办部门为主撰文，相关部门会签。会签意见应当明确具体。

第十八条  公文审核应当注意以下几点：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（五）党委办公室或校长办公室经审核不宜发文的公文文稿，应退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。

第十九条  凡以学校党委、行政或校长名义制发的公文，业务性的专项问题，由主管该项工作的校领导签发；综合性的、重大的问题或以学校党委或行政名义制发的上行文由学校主要领导签发。属于日常工作例行性的问题可由党委办公室、校长办公室负责人根据授权签发。

第六章  校外来文办理

第二十条  校外来文办理的程序：

（一）签收。校外来文由党委办公室或校长办公室公文处理人员签收，并注明签收时间。

（二）登记、送呈。非密件由党委办公室或校长办公室上传办公系统，填写“公文处理单”、提出拟办意见，呈校领导批示或转有关部门办理，需两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。密件按照保密规定办理。

（三）传阅。根据领导批示和工作需要，党委办公室或校长办公室将公文转送传阅对象阅知或者办理。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延传。

（四）承办、督办。公文承办单位和个人应按照领导批示和公文要求认真、及时办理。党委办公室或校长办公室要及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

第七章  公文立卷归档

第二十一条  各单位应当及时对产生和办理完毕的公文进行纸质和电子同步归档。归档范围具体参照《武汉大学部门文件材料立卷归档范围和保管期限表》（详见武汉大学档案馆网站“业务指导”栏目）。

（一）关于校外来文归档。校外来文的归档范围为阅办件，由公文主（承）办单位从OA系统打印公文处理单并加盖公章，与纸质文件原件一并归档。公文原件由党委办公室和校长办公室分发给存档单位。

（二）关于学校发文归档。以学校党委、行政或校长名义发布的校内电子公文，由公文制发单位打印出公文处理单并加盖本单位公章后，与发文原件、有修改痕迹的定稿一并归档。已发文件由党委办公室和校长办公室加盖公章后提供给公文制发单位。

（三）关于校内请示报告归档。由公文存档单位打印公文处理单、公文原文及附件并加盖公章后归档。

（四）其他需归档的校内公文，由公文形成单位打印出纸质文件并加盖本单位公章后，与公文撰制单、有修改痕迹的定稿一并归档。

第八章  公文管理

第二十二条  学校各单位应当建立健全公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

第二十三条  公文的印发传达范围应当按照发文部门的要求执行。需要变更的，应当经发文部门批准。

第二十四条  涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件单位机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

第二十五条  复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经保密委员会办公室批准。绝密公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应带加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

第二十六条  公文的撤销和废止，由发文单位、上级机关根据职权范围和有关法律规定决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第二十七条  不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第二十八条  单位合并时，全部公文应当随之合并管理；单位撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。工作人员离岗离职时，所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第九章   附则

第二十九条  本办法由党委办公室和校长办公室负责解释。

第三十条  本办法自2013年1月1日起施行。

武汉大学公文版头发文字号实施办法

为加强我校公文的规范化管理，正确使用和处理各类公文，现对公文版头和发文字号作如下规定：

     一、各类公文版头及适用范围

（一）文件格式版头

1.《中共武汉大学委员会》和《武汉大学》版头用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问，向上级机关请求指示、批准。

2．《中共武汉大学委员会文件》和《武汉大学文件》版头用于贯彻党的路线、方针、政策，转发上级机关的文件，颁布学校重要规章制度，公布学校发展规划、年度工作要点和总结，公布机构设置或调整、人事任免、奖惩等重大事项，通知重要事项，批复下级机关的请示。

3.《中共武汉大学委员会办公室文件》、《武汉大学校长办公室文件》用于武汉大学党委办公室、校长办公室根据授权，传达党委和行政的决议或决定，答复下级机关的请示，转发上级机关的文件，批转下级机关的请示、报告，发布有关事项，向上级机关报告、请示工作。

4.《中共武汉大学纪委文件》、《中共武汉大学保密委员会文件》、《武汉大学工会委员会文件》、《共青团武汉大学委员会文件》分别用于纪委、保密委、工会和团委制发公文。

（二）函件格式版头

4.《中共武汉大学委员会》和《武汉大学》用于中共武汉大学委员会和武汉大学根据需要以函的形式制发公文。

5.《中共武汉大学委员会××（部门全称）》和《武汉大学××（部门全称）》用于学校机关各部、处、室向上级机关报告、请示工作，在职权范围内发布通知，相互之间联系工作。

6.《武汉大学××学院（系）》、《武汉大学××（直属单位全称）》用于学院（系）、直属单位制发函、内部通知等公文。

（三）纪要格式版头

7.《中共武汉大学委员会常务委员会纪要》和《中共武汉大学委员会纪要》用于记载和传达相应党委会议情况和议定事项。

8．《武汉大学校长办公会议纪要》和《武汉大学专题会议纪要》用于记载和传达相应行政会议情况和议定事项。

二、发文字号

发文字号由发文机关代字、年份和发文序号组成。机关代字一般由两个层次组成，第一个层次是发文机关代字，第二个层次是发文机关主办文件的部门的代字。

（一）以学校党委、行政和校长名义发文使用武大党字、武大字或如下机关代字：

党委组织部（党校）………………………………武大组字

党委宣传部主办……………………………………武大宣字

党委统战部主办……………………………………武大统字

党委学生工作部主办………………………………武大学字

党委研究生工作部主办……………………………武大研字

离退休工作处主办………………………………武大离退字

发展规划与学科建设办公室主办…………………武大发字

教务部主办…………………………………………武大教字

研究生院主办………………………………………武大研字

科学技术发展研究院主办………………………武大科理字

人文社会科学研究院主办………………………武大科文字

人事部主办…………………………………………武大人字

财务部主办…………………………………………武大财字

国际交流部主办……………………………………武大外字

港澳台办主办…………………………………武大港澳台字

招生就业工作处主办……………………………武大招毕字

监察部主办…………………………………………武大监字

审计处主办…………………………………………武大审字

实验室与设备管理处主办…………………………武大设字

采购与招投标管理中心主办……………………武大采购字

基建管理部主办……………………………………武大基字

保卫部主办…………………………………………武大保字

后勤保障部主办……………………………………武大后字

高新技术产业发展部主办…………………………武大产字

继续教育学院主办………………………………武大继教字

图书馆主办…………………………………………武大图字

档案馆主办…………………………………………武大档字

网络中心主办………………………………………武大信字

体育部主办………………………………………武大体卫字

人民武装部主办…………………………………武大人武字

留学生教育学院主办……………………………武大留教字

出版社主办………………………………………武大出版字

后勤服务集团主办…………………………………武大后字

（二）根据学校授权，以党委办公室和校长办公室名义发文使用武大党办字和武大校办字。

（三）学校其他发文机关使用的文件字号

中共武汉大学纪律检查委员会…………………武大纪检字

中共武汉大学委员会保密委员会…………………武大密字

武汉大学工会委员会………………………………武大工字

共青团武汉大学委员会……………………………武大团字

（四）部门函件字号

部门名义的公文一般采用函件形式，使用字号如下：

党委组织部（党校）………………………………武大组函

党委宣传部…………………………………………武大宣函

党委统战部…………………………………………武大统函

党委学生工作部…………………………………武大学工函

党委研究生工作部………………………………武大研工函

离退休工作处……………………………………武大离退函

工会…………………………………………………武大工函

团委…………………………………………………武大团函

发展规划与学科建设办公室………………………武大发函

教务部………………………………………………武大教函

研究生院……………………………………………武大研函

科学技术发展研究院……………………………武大科理函

人文社会科学研究院……………………………武大科文函

人事部………………………………………………武大人函

财务部………………………………………………武大财函

国际交流部…………………………………………武大外函

港澳台办………………………………………武大港澳台函

招生就业工作处…………………………………武大招毕函

监察部………………………………………………武大监函

审计处………………………………………………武大审函

实验室与设备管理处………………………………武大设函

采购与招投标管理中心…………………………武大采购函

基建管理部…………………………………………武大基函

保卫部………………………………………………武大保函

后勤保障部…………………………………………武大后函

高新技术产业发展部………………………………武大产函

继续教育学院……………………………………武大继教函

后勤服务集团……………………………………武大后勤函

（五）学院（系）、直属单位的公文一般采取函件形式，编为“武大”加单位的代表字，如法学院编为武大法函，继续教育学院编为武大继教函。如有单位代表字相同的，应加以区别，如外国语言文学学院应编为武大外院函，与国际交流部加以区别；电气工程学院和电子信息学院应分别编为武大电气函和武大电信函，进行区别。