安徽省统计局公文处理工作办法

关于修订印发《安徽省统计局公文处理工作办法》的通知
皖统〔2012〕77号 

局机关各处室、各事业单位：
根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）精神、省政府有关公文处理工作要求和《国家统计局公文处理工作办法》（国统字〔2012〕70号）有关规定，现将修订后的《安徽省统计局公文处理工作办法》印发给你们，请认真贯彻执行。
 

安徽省统计局
2012年11月14日
 

安徽省统计局公文处理工作办法
 

第一章  总  则
第一条  为推进机关公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和《国家统计局公文处理工作办法》（国统字〔2012〕70号）规定，结合工作实际，制定本办法。
第二条  本办法适用于局机关各处室、各事业单位公文处理工作。
第三条  机关公文是实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
第四条  公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第五条  公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第六条  局机关全体工作人员，特别是各单位主要负责人要高度重视公文处理工作，严格遵守本办法，努力提高公文处理工作水平。
第七条  局办公室负责管理局机关的公文处理工作，并对下级机关公文处理工作进行指导和检查。
第二章  公文种类
第八条  省统计局公文种类主要有:
（一）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（二）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。
（三）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（四）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（五）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
（六）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（七）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
（八）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
（九）批复。适用于答复下级机关请示事项。
（十）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十一）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
 

第三章  发文类型
第九条  省统计局发文类型有：
（一）省统计局党组文件。适用于传达贯彻党的方针、政策，作出重要工作部署；向省委和国家统计局党组报告、请示事项；向党的机关申请批准有关事项；任免人员；印发党内重要规章制度；其他需以局党组名义印发的文件。
发文字号为：统党组〔XXXX〕X号。
（二）中共安徽省纪律检查委员会驻安徽省统计局纪律检查组文件。适用于局纪检组向省纪委、省直纪工委请示、报告工作，部署局内有关纪检（监察）工作。
发文字号为：统纪检〔XXXX〕X号。
（三）中共安徽省统计局机关委员会文件。适用于局机关党委向省直工委、局党组请示、报告工作，布置局机关党建工作和思想政治工作等。
发文字号为：统党委〔XXXX〕X号。
（四）省统计局公报。适用于发布国民经济和社会发展统计公报、人口普查公报、经济普查公报、农业普查公报、R&D资源清查公报、单位GDP能耗指标公报等。
发文字号为：XXXX年第X号。
（五）省统计局文件。适用于传达、贯彻上级机关的指示；部署重要工作；向省政府和国家统计局报告、请示工作和呈报意见；转发上级机关的文件；批转下级机关的重要请示、报告；制订和发布统计制度；与同级部门联合部署工作；印发重要规章制度和决定；召开重要会议；其他需以局名义印发的文件。
发文字号为：皖统〔XXXX〕X号。
（六）省统计局函件。适用于以函的形式与省直各单位和各市、县（区）人民政府、各省（市、区）统计局相互商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项，向各市、县（区）统计局询问、答复、审批某方面的具体事项，办理局机关内部事务等。
发文字号为：皖统函〔XXXX〕X号。
（七）省统计局办公室文件。适用于向下级统计部门和直属单位布置具体工作、通报有关事项；印发领导重要讲话、重要会议通知和有关规定；转发上级机关和批转下级机关公文；其他需以局办公室名义印发的文件。
发文字号为：皖统办〔XXXX〕X号。
（八）省统计局办公室函件。适用于召开各类专业会议、通知具体事项等，其他需以局办公室名义印发的函件。
发文字号为：皖统办函〔XXXX〕X号。
（九）省统计局内部明电、密码电报。适用于办理紧急事项。
发文字号为：统明电〔XXXX〕X号、统密电〔XXXX〕X号。
（十）安徽省统计局党组会议纪要、安徽省统计局局长办公会议纪要。分别用于记载、传达省统计局党组会议、局长办公会议议定事项和主要精神。
发文字号为：〔XXXX〕X号
第四章  公文格式
第十条  公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。份号用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。
（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。如需标注密级和保密期限，用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行，保密期限中的数字用阿拉伯数字标注，密级和保密期限之间用“★”隔开。
（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。如需标注紧急程度，用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，信函等特定格式使用发文机关全称或者规范化简称。省统计局的发文机关标志主要有：“中共安徽省统计局党组文件”、“中共安徽省纪律检查委员会驻安徽省统计局纪律检查组文件”、“中共安徽省统计局机关委员会文件”、“安徽省统计局文件”、“安徽省统计局办公室文件”等。联合行文时，发文机关标志可以并用联署发文机关名称，也可以单独用主办机关名称，如需同时标注联署发文机关名称，应当将主办机关名称排列在前。发文机关标志居中排布，上边缘至版心边缘35mm，使用小标宋字体，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。
（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。以局党组、局纪检组、局机关党委、局和局办公室名义发文，发文字号标注在发文机关标志之下2行、横线上方居中位置；以局和局办公室函件发文，发文字号顶格标注在横线之右下角、文件标题之上位置。局发文均由局办公室统一登记、编号。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；◎发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。联合行文时，应同时注明联合发文机关的签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题用2号小标宋字体，编排于红色分割线下空2行位置，分一行或多行居中排布；回行时要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。上行文只主送一个机关；平行文的主送机关应根据要求写具体；下行文的主送机关应视公文内容和发送范围确定。主送机关很多时，一般使用统称，如“各市、县（区）统计局”，但相互之间的隶属关系和层次必须清楚。主送机关顶格标注在标题下空1行，回行时仍顶格，最后一个机关名称后加全角冒号。其中，“会议纪要”的主送机关标注在公文末页下端、抄送机关之上。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应将主送机关移至版记。
（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。用3号仿宋字体，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次使用“一、”“（一）”“1. ”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。公文如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件1．××××”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应与上一行附件名称的首字对齐。
（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。单一机关行文时，不署名；联合行文时，将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置。
（十二）成文日期。署发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位。
（十三）印章。省统计局公文除“会议纪要”外，一律加盖单位印章。印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上，印章端正、居中下压成文日期，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐，互不相交和相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章、成文日期时，应当采取调整行距、字距的措施解决，务使印章和正文同处一面，不得采取标注“此页无正文”的方式解决。
（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行，后不加冒号。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。抄送机关用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关后加句号。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分割线。
（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。用4号仿宋体字，编排在末条分割线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位，后加“印发”二字。
版记中如有其他要素，应将其与印发机关和印发日期用一条细分割线割开。
版记应当编排在公文最后一页。如果转发的公文也有版记，应当隐去被转发公文的原版记，只标注转发机关公文的版记。
（十八）页码。公文页数顺序号。用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
第十一条  公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。
第十二条  公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。
第十三条  公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为210mm×297mm，特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。公文用纸天头（上白边）为37±1 mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156 mm×225 mm。一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。
 

第五章  行文规则
第十四条  行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。
国家法律法规和党内法规已作出明确规定的，一律不再制发文件。现行文件规定仍然适用的，不再重复发文。
第十五条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。
第十六条  向上级机关行文，应当遵循以下规则：
（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。属于省统计局党组职权范围内的工作，以局党组名义报送省委或国家统计局党组；属于省统计局职权范围内的工作，以局名义报送省政府或国家统计局。
（二）省统计局向国家统计局请示、报告重大事项，应当经省委、省政府同意或授权；属于省统计局职责范围内的事项应当直接报送国家统计局。
（三）下级机关的请示事项，如需以省统计局党组或省统计局名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。
（四）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
（五）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以机关名义向领导同志个人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。
（六）请求上级机关批转的请示，应同时报送批转代拟稿。
（七）上行文必须按规定的份数报送。报国家统计局的请示、报告一式3份，其他一式1—2份。主送省委、省政府的文件一式10份。
第十七条  向下级机关行文，应当遵循以下规则：
（一）公文主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送上级机关。省统计局向各市、县（区）统计局行文，必要时也可抄送各市、县（区）党委或政府。
（二）未经省委、省政府批准，不得向地方党委、政府发布指令性公文或者在公文中向地方党委、政府提出指令性要求，不得要求地方党委和政府报文，也不得要求地方党委和政府转发省统计局文件。需经省政府审批的具体事项，经省政府同意后可以由省统计局行文，文中须注明已经省政府同意。
（三）涉及多个部门职权范围内的事务，应与有关部门协商一致，否则不得向下行文。
第十八条  省统计局与其他同级部门必要时可以联合行文。联合行文应明确主办部门。
省统计局与其他党政部门依据职权可以相互行文。
除办公室外，省统计局内设机构不得对外正式行文，可以信函形式与有关部门的相关业务单位和省一级统计部门的对口单位商洽工作、询问和答复具体事项。有关发文目录应当定期送办公室备案。信函可不编号，不归档。
临时机构一般不对外发文。
第十九条  属于省统计局职权范围内的事务，由省统计局自行行文或联合行文。由省统计局发文或省统计局与其他部门联合发文能够解决的，不再由省委、省政府（含省委办公厅、省政府办公厅）转发或印发文件。
 

第六章  公文拟制
第二十条  公文拟制包括公文的起草、会签、审核、签发等程序。
第二十一条  公文起草应当做到：
（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。
（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。
（四）文种正确，格式规范。
（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
（六）局机关各单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。
（七）公文起草单位应当对公文文稿认真审核，并由主要负责人签署意见、姓名和日期。起草单位主要负责人因故不能审核的，可由其他负责人代为审核并注明原因。
第二十二条  公文涉及其他单位职权范围内的事项，起草单位上报前必须先送有关单位会签。会签单位应对文稿中涉及本单位职权范围内的事项进行认真核实，并填写会签意见。如有不同意见，起草单位应与会签单位沟通、协商。经协商仍不能达成一致的，起草单位应写明各方理据报请局领导协调或裁定。
涉及其他部门的事项，起草单位应按程序征求相关部门意见，并力求达成一致。
第二十三条  公文文稿上报局领导签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：
（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。
（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。
（三）涉及其他单位或部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。
需要省统计局审议的重要公文文稿，审议前由办公室进行初核。
第二十四条  经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。
第二十五条  公文应当经省统计局负责人审批签发。重要公文和上行文由省统计局主要负责人签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。
第二十六条  起草纸质公文和在纸质公文文稿上进行修改、阅批、签字时应使用碳素墨水或蓝黑墨水的钢笔、黑色签字笔及毛笔，不得使用铅笔、圆珠笔、红墨水或纯蓝墨水笔。
 

第七章  公文办理
第二十七条  公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
第二十八条  收文办理主要程序是：
（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。
办公室负责接收主送省统计局或省统计局办公室的公文，各单位收到应由省统计局办理的公文时，应及时转办公室办理。
（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。
（三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地方或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。
（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当由办公室提出拟办意见报局领导批示或者转有关单位办理；需要两个以上单位办理的，应当明确主办单位；紧急公文应当明确办理时限。
承办单位对交办的公文应当及时办理，有明确时限要求的应当在规定时限内办理完毕，没有时限要求的一般在收到后7个工作日内办理完毕。确有困难的，应及时向办公室说明。
（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。
（六）催办。办公室要及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办单位按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。
（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。答复事项涉及其他单位职权范围的，主办单位应当主动与有关单位协商，如有不同意见，主办单位负责人要出面协调。不能取得一致的，可报请局领导协调或裁定。
第二十九条  发文办理主要程序是：
（一）复核。已经局领导签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。
（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。
（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。非紧急公文应于校对后3日内印制完毕，需要加急印制的公文需经办公室负责人批准。出现问题的公文，需经办公室负责人确认后重印。
（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。
第三十条  涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、公文交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。
第三十一条  需要归档的公文及有关材料，应当根据档案法律法规以及有关规定，及时收集齐全送交本单位负责归档的人员进行整理（立卷），并按要求送局档案室归档。个人不得留存和擅自销毁应当归档的公文。
省统计局与其他部门联合办理的公文，原件由局内主办单位归档，有关部门保存复制件。局领导兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。
 

第八章  公文管理
第三十二条  省统计局应当建立健全机关公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。
第三十三条  省统计局公文由办公室统一管理。办公室应当建立机要保密室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设备。
第三十四条  公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。
公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。
第三十五条  公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。
涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。
经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
第三十六条  复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经局领导批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。
复制件应当加盖复制机关戳记。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。
第三十七条  公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。
第三十八条  涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。
第三十九条  不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第四十条  单位合并时，全部公文应当随之合并管理；单位撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交局档案室。
工作人员离岗离职时，所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
 

第九章  附  则
第四十一条  机关公文含电子公文。电子公文处理工作的具体办法另行制定。
第四十二条  法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，依照外事主管部门的有关规定处理。
第四十三条  本办法由省统计局办公室负责解释。
第四十四条  本办法自印发之日起施行，原《安徽省统计局机关公文处理规定》（皖统〔2008〕70号）同时废止。