塔管局机关公文处理工作实施细则（试行）

关于印发《塔管局机关公文处理工作实施细则（试行）》的通知
新塔局〔2012〕76号

局属各单位、机关各处室：
     《塔管局机关公文处理工作实施细则（试行）》已经局制度建设领导小组审议通过。现印发你们，请认真遵照执行。

                     塔里木河流域管理局
                         2012年9月5日

塔管局机关公文处理工作实施细则
（试行）

第一章 总 则
第一条 为认真贯彻实施《党政机关公文处理工作条例》，推进塔管局机关公文处理工作规范化、制度化、科学化，进一步提高公文处理工作的效率和质量，结合工作实际，制订本实施细则。
第二条 本实施细则适用于塔管局机关公文处理工作。
第三条 本实施细则所称公文（包括电报，下同），是指塔管局机关在党政管理工作过程中使用和形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
第四条 公文处理指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第五条 公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第六条 办公室主管机关公文处理工作，并对局属单位、机关处室的公文处理工作进行业务指导和督促检查。机关各处室应设立专兼职秘书负责公文处理工作。

第二章　公文种类
第七条 塔管局机关的公文种类主要有：
（一）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（二）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
（三）通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和告知重要情况。
（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。
（五）报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（六）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
（七）批复。适用于答复下级机关请示事项。
（八）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（九）纪要。适用于记载和传达会议主要情况和议定事项。
（十）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

第三章 公文格式
第八条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码、二维条码等组成。
（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。
（二）涉密公文应当根据涉密程度分别标明“绝密”“机密”“秘密”、保密期限和份号。不属秘密文件，内容又不宜对外公开的，应当在文件首页右上角适当位置注明“内部文件”。
（三）紧急文件应当分别标明“特急”“加急”。其中内部明电应分别标明“特提”“特急”“加急”“平急”。
（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。
（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。发文机关代字应避免与上级机关、统计机关的代字雷同，发文字号不宜过多。
（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。
（七）公文标题。由发文机关名称、事由和文种组成。标题应当准确简要地概括公文的主要内容，标题中除法规名称加书名号外，一般不用标点符号。
（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。
（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。
（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。
（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，有主送机关的文种，成文日期标注于发文机关署名右下方；不标注主送机关的公文，成文日期标注标题下方居中位置。电报，以发出日期为准。
（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。党的机关有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章，联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。
（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。
（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。
（十六）抄送机关。除主送机关外，需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。
（十八）页码。公文页数顺序号。
（十九）二维条码。包含公文基本信息的二维图形化数据。
第九条 公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。
第十条 公文使用的汉字、少数民族文字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照国家、自治区有关标准和规定执行。
第十一条 公文用纸幅面采用国际标准A4型，左侧装订。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第四章 行文规则
第十二条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。
第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。
第十四条 向上级机关行文，应当遵循以下规则：
（一）原则上主送一个机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。
（二）下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。
（三）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。请示类公文，应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
（四）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。
（五）受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。
第十五条 向下级机关行文，应当遵循以下规则：
（一）主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。
（二）办公室根据局党委、行政授权可以对外或向局属单位行文，其他处室不得对外或向局属单位正式行文。
（三）机关各处室在职权范围内，与局属各单位和有关地州、兵团师的业务部门进行工作联系时，可采取便函的形式。涉及多个处室职权范围内的事务，处室之间应协商一致。
（四）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。
第十六条 塔管局与相应的平行机关必要时可以联合行文，联合行文应当明确主办机关。
第十七条 机关处室向局领导请示、报告时，需使用公文签报，并加盖本处室印章。签报由办公室统一呈送，处室不得自行报送。
签报程序：处室拟稿、填写签报审批单——处室领导审核、相关处室（副总工）会稿——办公室签收、登记——办公室主任审核、拟办——局领导审阅、批示——相关处室办理、办公室督办——归档

第五章 公文拟制
第十八条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
塔管局机关发文程序：拟稿人起草公文——起草处室领导审核——起草处室送相关处室、副总工会稿——办公室秘书核稿——办公室主任审核（呈签）——办公室秘书送局领导审阅、签发——办公室秘书编发文号——拟稿人印前校核——缮印、用印、核发——归档立卷。
第十九条 公文起草应当做到：
（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。
（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。文种正确，格式规范。
（四）结构层次序数，第一层为“一、”（法规、规章为第一条），第二层为“（一）”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”。
（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。涉及其他单位或处室职权范围内的事项，起草处室必须征求相关单位或处室意见，力求达成一致。
（六）必须使用国家法定计量单位。
（七）文件起草后，拟稿人应认真填写发文审签单。起草处室负责人审核、签字并提出会签意见。
（八）机关处室负责人应当主持、指导重要公文的起草工作。　
第二十条 公文文稿审核
公文文稿的审核实行分级负责制。公文文稿签发前，应当经过处核、相关处室（副总工）会稿、办公室审核、分管局领导审阅。各级审核人应本着高度负责的态度，对公文进行认真审核，并在审核后签署姓名和审核时间。审核的重点分别是：
（一）办公室审核的重点：是否需要行文；内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否同现行有关公文相衔接；文字表述、文种使用、公文格式是否规范；其他内容是否符合公文起草的有关要求。
需要发文机关审议的重要公文文稿，审议前由办公室进行初核。
需联合行文的，主办机关事先应征求其他联合发文机关意见，由主办机关审核后再送其他联合发文机关会搞。
（二）处核、相关处室（副总工）会稿、分管局领导审阅的重点：
1．行文理由是否充分，行文依据是否准确。
2．内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；
是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。
3．涉及其他单位或处室职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
4．公文内容中人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
5．对规划前期、工程建设管理、水资源管理等技术性问题进行把关。
第二十一条 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草处室并说明理由，符合发文条件但内容需进一步研究和修改的，由起草处室修改后重新报送。
第二十二条 公文签发
公文应当经主要局领导审批签发，或经主要局领导授权的分管局领导审批签发。办公室根据局党委、行政授权制发的公文，由办公室主要负责人签发或按照有关规定签发。未经办公室审核的公文文稿，机关负责人应当不予签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或签名的，视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。

第六章 公文办理
第二十三条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
第二十四条 收文办理
所有来文由办公室统一按照收文程序办理。根据公文的文种和内容，收文分为阅件和办件两种。
收文办理程序：办公室签收、登记——办公室主任初审、拟办——主要局领导批示——分管局领导批示——处室承办——办公室督办——归档。
（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或盖章，签名完整、清晰，并注明签收时间。
（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。
（三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式等是否符合公文的要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。
（四）承办。办公室根据局领导批示及时将公文转承办单位或处室办理，紧急公文应当明确办理时限。承办单位或处室对交办的公文及时办理，有明确办理时限要求的应在规定时限内办理完毕。对不属于本单位、处室职权范围或不宜由本单位、处室办理的，应及时退回办公室并说明理由，不得自行传送或接文不办。
（五）传阅。办公室根据局领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或批示。办理公文传阅应随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。
（六）催办。办公室应当及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办单位或处室按期办结。紧急公文或重要公文应专人负责催办。
（七）答复。公文的办理结果应及时答复来文单位并根据需要告知相关单位。
第二十五条 发文办理
　　（一）复核。已经签批的公文，印发前应对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应报原签批人复审。
（二）登记。对复核后的公文，确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。
（三）校核。办公室输出文件清样后，通知拟稿人进行公文校核。拟稿人确认无误，在发文审签单上签署姓名和日期。拟稿人外出期间，可委托他人负责校核。　　
（四）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应在符合保密要求的场所印制。
（五）核发。公文印制完毕，应对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。　　
第二十六条 涉密公文应通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。
第二十七条 需要归档的公文及有关材料，应根据有关档案法律法规及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。

第七章 公文管理
第二十八条 建立健全公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。
第二十九条 公文由办公室统一管理；涉密文件的使用和管理按保密管理有关规定由专人管理。
工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第三十条 公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施，使用符合保密安全要求的设备和存储介质。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。
公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。
第三十一条 公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。
涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。
经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
第三十二条 复制、汇编机密级、秘密级公文，应当经发文机关或者其上级机关批准，同时报本机关负责人履行审批手续。绝密级公文不得复制、汇编。复制、汇编的公文视同原件管理。
复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。
第三十三条 公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。
第三十四条 涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。
第三十五条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第八章 问责规定
第三十六条 不符合要求的公文，办公室应与拟稿人沟通，由拟稿人说明情况并进行修改。质量问题比较突出的，退回起草处室重新办理，并经本处室主要负责人重新审签后，送办公室审核。
第三十七条 机关处室主要负责人对本处室起草的公文质量负责。公文质量出现严重问题或办文延误的，追究起草处室相关人员的责任。责任追究方式包括：批评、通报批评和书面检查。
第三十八条 公文质量和办文效率作为机关工作人员考核的重要内容之一。年内起草的公文因质量问题被局领导退回2次以上、被办公室退回4次以上的，以及因办文延误造成严重影响的，拟稿人及起草处室负责人年度考核不得评优。
第三十九条 实行公文处理情况通报制度。办公室按月对公文处理情况进行通报，推荐质量好的公文供各单位、处室学习，通报批评质量较差的公文。
凡属下列情况之一者，为质量较差的公文：与国家政策、法规、规章及局有关文件规定不符；无实质性内容；重复发文；未按规定程序行文；观点模糊，逻辑关系、层次混乱；未按规定时间报送材料和回复；文件缺页、错页；文字修改量大；其他不符合公文管理规定的问题。

第九章 附 则
第四十条 本实施细则所称公文含电子公文。电子公文处理工作的具体办法另行制定。
第四十一条 本实施细则由办公室负责解释。
第四十二条 本实施细则自下发之日起执行，原办法同时废止。
第四十三条 局属各单位参照本实施细则制定本单位的公文处理办法。

附件：党政机关公文格式