马鞍山师范高等专科学校公文管理办法

关于印发《马鞍山师范高等专科学校公文管理办法》的通知

马师党〔2013〕17号

 
各党总支（直属党支部），各部门、处室，系部：

　　为适应学校内设机构建立和调整的需要，规范学校公文管理，做好公文处理工作，提高办公效率，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）等文件精神，结合我校实际情况，经研究决定制定《马鞍山师范高等专科学校公文管理办法》，原《马鞍山师范高等专科学校公文管理暂行办法》即行废止，现印发与你们，请遵照执行。

　　特此通知。

　　附件：公文样式

　　　　
                             中共马鞍山师范高等专科学校委员会  马鞍山师范高等专科学校

                                                                       2013年4月10日

马鞍山师范高等专科学校公文管理办法

　　为规范学校公文管理，做好公文处理工作，提高办公效率，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）等文件精神，结合我校实际，特制定本办法。

　　一、公文种类

　　按照公文分类，学校公文的主要种类有：

　　1．决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

　　2．决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

　　3．通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

　　4．意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

　　5．通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

　　6．通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

　　7．报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

　　8．请示。适用于向上级机关请求指示、批准事项。

　　9．批复。适用于上级机关答复下级机关的请示事项的下行文。

　　10．函。适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

　　11．纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

　　二、公文格式

　　（一）校党组织公文版头

　　1．“中共马鞍山师范高等专科学校委员会文件”版头，适用于印发学校党委的决议，以学校党委名义下发的综合性通知、工作安排、党组织和党员管理的规章制度，向上级党组织的请示、报告等。

　　该版头公文可向上级党组织上行，也可对学校各内设机构下行。

　　该版头字号为：马师党〔××（年份）〕××号。

　　2．“中共马鞍山师范高等专科学校委员会”版头，印发以校党委名义下发的表彰、惩处决定（通报）、工作安排；向不相隶属党组织询问、商榷、答复、请求批准有关事项等；印发上级党组织领导和学校领导的重要讲话等。

　　该版头公文在校内只对内设机构下行，可对不相隶属党组织平行。

　　该版头字号为：马师党秘〔××（年份）〕××号。

　　3．“中共马鞍山师范高等专科学校纪律检查委员会文件”版头，适用于印发学校纪委的决议，以学校纪委名义下发的综合性通知、工作安排、有关规章制度，向上级纪检机关的请示、报告等。

　　该版头公文可对上级纪委上行和对学校内设机构下行，也可对不相隶属纪检机构平行。

　　该版头字号为：马师纪〔××（年份）〕××号。

　　4．“中共马鞍山师范高等专科学校×××总支委员会文件”、“中共马鞍山师范高等专科学校直属附属幼儿园支部委员会文件”版头，印发本组织向学校党委的报告、请示；本组织内部的决议、意见；组织发展与制度建设有关事项等。

　　该版头公文可对校党委上行和对本组织内部下行。

　　该版头字号分别为：

　　①教师教育系（基础部）党总支：马师党教育（基础）〔××（年份）〕××号；

　　②旅游与外语系党总支：马师党旅外〔××（年份）〕××号；

　　③软件与食品工程系党总支：马师党软食〔××（年份）〕××号；

　　④艺术设计系党总支：马师党艺〔××（年份）〕××号；

　　⑤经济与社会管理系（思政部）党总支：马师党经管（思政）〔××（年份）〕××号；

　　⑥行政教辅党总支：马师党机〔××（年份）〕××号。

　　（二）学校行政公文版头

　　1．“马鞍山师范高等专科学校文件”版头，适用于印发学校决定、以学校名义下发的综合性通知、工作安排等；常设或临时专业的设置、调整方案；学校行政管理的各项规章制度；向上级机关的请示、报告等。

　　该版头公文可向上级单位上行，也可对学校内设行政机构下行。

　　该版头字号为：马师〔××（年份）〕××号。

　　2．“马鞍山师范高等专科学校”版头，印发以学校名义下发的校级表彰、惩处决定（通报）、工作安排；向不相隶属单位询问、商榷、答复、请求批准有关事项等；印发上级领导和学校领导的重要讲话；启用或废止校内印章等。

　　该版头公文在校内只对内设行政机构下行，可对不相隶属单位平行。

　　该版头公文字号为：马师秘〔××（年份）〕××号。

　　3．“马鞍山师范高等专科学校（××）”版头，适用于印发各处室、系（部）行政用文。

　　处室用该版头行文只能对学校上行，不允许向校外行文；系（部）行文仅对学校上行和对本系部内部下行。

　　该版头公文字号分别为：

　　办公室：马师办〔××（年份）〕××号；

　　组织人事处：马师组人〔××（年份）〕××号；

　　监察审计处：马师监审〔××（年份）〕××号；

　　教务处：马师教〔××（年份）〕××号；

　　总务财务处：马师后财〔××（年份）〕××号；

　　学生处：马师学〔××（年份）〕××号；

　　保卫处：马师安〔××（年份）〕××号；

　　图书馆信息：马师图信〔××（年份）〕××号；

　　教师教育系（基础部）：马师教育（基础）〔××（年份）〕××号；

　　旅游与外语系：马师旅外〔××（年份）〕××号；

　　软件与食品工程系：马师软食〔××（年份）〕××号；

　　艺术设计系：马师艺〔××（年份）〕××号；

　　经济与社会管理系（思政部）：马师经管（思政）〔××（年份）〕××号。

　　（三）群团组织公文版头

　　1．“中国教育工会马鞍山师范高等专科学校委员会文件”版头，适用于印发学校工会的决定，以学校工会名义下发的综合性通知、工作安排、规章制度，向上级工会组织的请示、报告等。

　　该版头公文可向上级工会组织、校党委上行，也可对校内工会组织下行。

　　该版头字号为：马师工〔××（年份）〕××号。

　　2．“中国教育工会马鞍山师范高等专科学校委员会”版头，印发以学校工会名义下发的表彰、惩处决定（通报）、工作安排；向不相隶属单位询问、商榷、答复、请求批准有关事项等；印发上级工会领导和学校工会领导的重要讲话等。

　　该版头公文只对校内工会组织下行，也可对不相隶属工会组织平行。

　　该版头字号为：马师工秘〔××（年份）〕××号。

　　3．“共青团马鞍山师范高等专科学校委员会文件”版头，适用于印发学校团委的决议，以校团委名义下发的综合性通知、工作安排、规章制度，向上级机关、校党委的请示、报告等。

　　该版头公文可向上级团组织、校党委上行，也可对校内团组织下行。

　　该版头字号为：马师团〔××（年份）〕××号。

　　4．“共青团马鞍山师范高等专科学校委员会”版头，印发以学校团委名义下发的表彰、惩处决定（通报）、工作安排；向不相隶属团组织询问、商榷、答复、请求批准有关事项等。
　　　　
    该版头公文在校内只对内设团组织下行，也可对不相隶属单位平行。

　　该版头字号为：马师团秘〔××（年份）〕××号。

　 （四）其它公文版头

　　1．“马鞍山师范高等专科学校（××）纪要”版头，适用于反映党委会议、党政联席会议、校长办公会议或专题会议形成的决定等。

　　2．“师专信息”版头，适用于宣传、报道学校改革与发展的成绩和重大事件；传达上级机关的重要文件精神；介绍国内外高教发展的最新动态等。

　　三、公文制发、接收程序

　 （一）公文制发程序：拟稿→校核→打印清样→填写公文处理标签→领导签发→登记编号→公文纸打印→用印→分发→存档。

　　1．拟稿。以学校名义制发的公文，根据需要或校领导要求，由学校办公室或学校有关部门草拟；学校其它二级党政机构制发的文件由发文部门草拟。拟稿注意事项：

　 （1）须一律使用规定的A4型纸。

　 （2）用词准确、规范。人名、地名、专用术语、数字、事物名称、引文准确无误。使用简称，应先用全称在括号内注明“以下简称××”。简称应规范化。时间应写具体的年月日，不要把“20××年”简写成“××年”，一般不用“明年”、“上月”、“前日”等概念。

　 （3）公文中的数字，除部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语，具有修辞色彩的语句作为词素的数字必须用汉字外，应当使用阿拉伯数字。公文中应使用国家法定的计量单位。

　 （4）引用公文应先引标题，后引发文字号。

   （5）起草公文的依据文件、重要参考资料及有关说明材料，应附在文稿之后。

　　2．校核。公文草拟后，应先经本部门负责人审核，确保文稿在政策上、内容上、文字上准确无误。

　　3．打印清样。文稿经审核无误后，用A4打印纸打印清样。

　　4．填写公文处理标签。拟稿人负责填写公文处理标签中拟稿、主送、抄报（送）、标题等栏目，拟稿和校对栏目分别由文稿草拟人员和校对者签名。

　　5．领导签发。学校制发的文件由拟稿人将校核后的文稿、公文处理标签、附件及电子文稿等报送学校办公室，送校领导签发；学校二级党政机构制发的文件由分管校领导签发。签发内容包括：是否同意发文、签发人（签署全名）、签发时间（注明年、月、日）。

　　6．登记编号。以学校名义上报或下发的公文，经校领导签发后，由学校办公室负责做发文登记，并编排发文序号。学校二级党政机构制发的公文，经校分管领导签发后，由各单位负责做发文登记、编排发文序号。

　　7．公文纸打印。按本办法第二条规定的公文格式打印。

　　8．加盖印章。除纪要，一般文件用印与落款一致。

　　9．分发。学校制发的文件一般由学校办公室指派专人或工作承办部门分发；学校部门制发的文件由各部门自行分发。

　　10．存档。文件发送完毕，将正式文件一式两份与文件原稿、文稿附件、校领导重要修改稿及公文处理标签一并存档，并于次年6月30日前按要求交学校档案室完成归档。公文存档的原件、修改稿、签发意见等须使用黑色、蓝黑色墨水钢笔（或符合存档要求的签字笔）填写。

　 （二）校外公文的接收程序：收文登记→阅批→承办→传递→催办→归档。

　　1．收文登记。对收进的外来文件、电传等，由学校办公室分别签收、拆封，填写《马鞍山师范高等专科学校校外文件处理标签》，并在《马鞍山师范高等专科学校接收校外文件登记簿》登记。校领导亲收件，交本人拆封。亲收人认为需要学校存查或处理的，可以交学校办公室按收文登记办理。

　　2．阅批。收文登记后，由学校办公室提出拟办意见，呈送校领导阅批后，再由学校办公室文书负责转有关职能部门承办或组织传阅。急件应即时阅批。审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和日期，其它审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

　　3．承办。承办部门应按公文要求，根据校领导批示的意见认真、负责、迅速地办理，并将办理结果记入《马鞍山师范高等专科学校校外文件处理标签》。

　 （1）批办的公文涉及两个部门以上，由主办部门负责承办，主办部门应及时将公文交校办公室转给有关部门阅办，并限期交学校办公室存档。

　 （2）批办的公文有规定期限的，必须按规定期限办理完毕，无规定期限的一般应在10天内办理完毕，如有困难不能按期办理完毕时，应先向学校办公室报告，说明理由，提出预计完成日期。

　 （3）一般参阅性文件，各部门从收到文件之日起，必须在3天内阅毕，送交学校办公室存档。

　　4．传递。各部门传达文件应由专人负责。在文件份数少，阅办阅知部门（或领导）多的情况下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的次序分别审阅处理。在进行文件传阅时，应以文书为轴心，进行轮辐式传阅，即一位领导阅后直接退回给文书，注销后再由办公室文书送给另一位领导阅读，而不是让领导与领导之间直接传阅。

　　5．催办。文书工作人员应及时掌握公文运转和处理情况，对办理的公文要负责检查催办，承办的公文办理完毕后，立即报告学校办公室负责人，防止漏办或延误。

　　6．归档。学校办公室文书对承办完的校外公文要及时进行归档，并核查《马鞍山师范高等专科学校校外文件处理标签》各项填写是否规范，相关事项要注明清楚。

　　7．学校办公室对各部门公文处理情况有催办、督促和检查的责任。

　　四、校内公文的运行程序

　　校内公文运行程序：报送签收→登记→拟办→批办→承办→催办→归档（以上报校党委、校长办公室公文为例）。

　　1．报送签收。凡学校内上报校领导、主管校领导的公文，如请示、报告等文件，一律先送达学校办公室，由学校办公室文书签收、编号。

　　便函、请柬、介绍信、广告等，不作登记，直接交相关部门办理。

　　2．登记。校办公室对签收、编号的文件进行校内收文登记。先填写《马鞍山师范高等专科学校校内文件处理标签》，再登记至《马鞍山师范高等专科学校校内收文登记簿》。

　　3．拟办。办公室负责人在《马鞍山师范高等专科学校校内文件处理标签》上填写拟办意见。

　　4．批办。由校办公室文书按照拟办意见呈送校领导阅批。

　　5．承办。承办部门按文件要求，根据校领导批示的意见认真、负责、迅速地办理，将办理结果记入文件流转单。

　　6．催办。校办公室文书应及时掌握文件流转和处理情况，根据承办时限的要求，及时对文件承办情况进行督促和检查。完成后立即报告办公室负责人，并进行归档管理，防止漏办或延误。

　　7．归档。校办公室文书对承办完的校内文件要及时进行归档，并要核查《马鞍山师范高等专科学校校内文件处理标签》各项是否填写齐全、规范，相关事项要注明清楚、完整。

　　其他收文单位参照上述流程运转公文。

　　五、公文归档

　　1．公文办理完毕后，应当根据《马鞍山师范高等专科学校档案管理条例》将公文的拟稿、正本和有关材料及时收集齐全，立卷归档，个人不得保存应当归档的公文。

　　2．拟制、修改和签发公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

　　3．学校制发的文件由学校办公室负责立卷归档、移交档案室；学校二级单位制发的文件由各单位负责立卷归档、移交学校档案室。

　　4．归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向学校档案室移交。

　　六、公文管理

　　1．学校公文由学校办公室统一收发、审核、用印、归档。

　　2．各二级单位公文应当指定专人负责本部门公文管理工作，本单位的各类收、发文件均要按学校公文管理要求设立收、发文卷内目录；发文处理标签、登记簿；收文处理标签、登记簿，卷内目录、发文收文处理标签均要符合归档要求，登记簿供文件查询使用。

　　3．上级机关的公文，除保密和注明不准翻印的以外，各部门负责人需翻印文件，必须经学校办公室负责人批准后，可以翻印。
　　　　
    七、本办法自公布之日起执行，并由学校办公室负责解释。
　
　　马鞍山师范高等专科学校办公室           2013年4月10日印发