红河州文化体育局公文档案管理制度

一、公文制度

（一）发文稿的起草和审稿

1．凡是以州文体局名义的行文，文稿拟好以后，应先由主办科室审核并报分管领导审核签字后，送办公室审核。

2．文稿审核的重点：是否需要行文，以什么文种行文；文稿内容是否符合党和国家的方针、政策、法律法规及规章；提出的政策界限、要求和措施是否明确具体，是否符合实际，切实可行；涉及其他部门的事宜是否经过协商；意见是否一致；文字表述是否清楚；概念是否准确；语法是否规范；文稿是否需要召开一定会议进行讨论。

3．科室负责人要严格把关，认真审核，提高文稿质量，杜绝差错。

4．上行文一事一报，如需上级机关答复的事项，文种一律用“请示”，如只需上级了解掌握情况的，则用“报告”。

5．下行公文，文种一般用“通知”，平行文则用“函”。

（二）行文签发

1．以局党组和文体局名义向州委、州政府、省级文化体育主管部门请示、报告的上行公文，由党组书记、局长签发。

2．以局党组和文体局名义向州委、州人大、州政府、州政协以及省级业务主管部门请示、报告的公文，由党组书记、局长或受局长委托的副局长签发。

3．打印上行公文时，必须在文号右侧打印上签发领导的姓名。

4．局机关发布重大决定，规范性文件，由局长签发。

5．以文体局名义向下级、平级的行文或函件，如行文内容只涉及具体业务工作的，由分管副局长签发。

6．须经党组书记、局长签发的文件，在本人出差或外出期间，由受委托的党组成员或副局长签发。

7．以科室名义下发的公文，由科室负责人签发，但文稿必须交办公室审核，必要时送局领导审核。

（三）来文批办

1．来文查收后，应及时（当天或第二天内）送办公室阅批，按照局领导的分工和科室的职责，提出拟办意见，速送局领导审批。

2．各科室应按局领导的批示，迅速办理公文，办文中遇到难以解决的问题，应及时向局领导或办公室报告，不得久拖不办。

3．对需要有关科室提出处理的公文，办公室根据局领导的批注意见，及时送达对应科室研究办理，各科室应提出办理意见，拟好送审稿分送分管领导审批。

4．对于一般报告性公文传阅性公文，局领导或科室领导应进行圈阅，表示已经阅知。

5．各科室办理公文中，行文要加大督办力度，要注意收集各地各单位贯彻执行文件的情况，并及时向局领导反馈，同时通报局办公室。

（四）及时答复有关部门的请示事宜

1．各市县文体局及州文体局直属单位要求州文体局答复的事项，文种一律用“请示”，不得用“报告”，不用“请示”的不予答复。

2．除重大灾情、重大事故、突出事件、重要案情和紧急涉外事项外，各市县和直属单位的请示件，均由办公室统一登记后送局领导审批，交有关科室办理。原则上不直接送局领导个人，越级上行文一概不受理。

3．对需要有关科室提出处理意见的请示件，局办公室根据请示内容及科室职责，及时送达对应科室办理并提出拟办意见，拟好送审稿送局领导审批。

4．答复的办法，可以以州文体局的名义正式行文答复，也可以采取电话或口头形式答复。实际操作时视请示内容而定。

5．局领导审核不同意的请示件，由承办科室电话答复呈报部门，说明原因，并作好电话记录备查。

（五）公文打印

l．以州文体局名义印发的上行文下行文等，文稿拟好后由局办公室统一编定文号，并由拟稿科室自行打印。

2．文稿打好后，由拟稿科室认真进行校对，送分管领导审核文稿内容，在印发前由局办公室作文字规范把关，并送印刷装订和发送。

3．局机关需要印发的一切文件材料，必须交由局办公室统筹办理，必要时由办公室协调有关科室办理，按照节俭的原则和推行无纸化办公的要求，减少纸质文件复印量。非特殊需要，未经办公室许可，不能大量复印纸质文件。

（六）公文入档

各科室办理的一切公文，在办理结束一星期内，必须将原件交回局办公室档案管理人员处，档案人员应及时收回清理以备入档。

二、档案管理制度

（一）局机关的全部档案由档案室集中统一管理，实行专人、专室、专柜，任何单位、科室和个人不得分散保存档案和将档案据为已有。

（二）上级来文和本机关行文均应登记、编号、分发、立卷归档。

（三）归档文件材料齐全、完整、保持文件间的内在联系，以便保管和利用。

（四）当年的文件材料，务必由归档的立卷人按照对应的编号整理后在次年的第一季度立卷归档，并要确保案卷质量。

（五）根据局机关的职能活动，编制本机关的文件立卷的计划、档案分类方案和保管期限表，按照立卷类目，进行整理、分类、鉴定、立卷。