文档管理软件选型四大“武功秘籍”

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      常言道：“工欲善其事必先利其器”，对于企业而言，要想得到长远稳步的发展，必然要有好的“武器”来支撑，建立一个信息管理规范、信息共享方便的平台至关重要，选择管理智慧载体的文档管理软件成为了企业的必修课。但同时，我们也发现，80%的企业在面对种类繁多的管理软件时无从下手，有的企业甚至是在付出了巨额成本之后才找到了适合自己企业的管理软件。其实，如果找对了选择管理软件的方法，完全可以一次性就找到最适合企业的软件，避免大量资金的流失。

      下面，笔者就文档管理软件选型原则罗列了需要的四大“武功秘籍”，帮助企业从“迷雾”中找到方向：

一、品牌

      选择文档管理软件品牌首先要考虑到软件的知名度。知名度的树立与长期的积累、用户的认可、高品质软件产品支撑密不可分。

      其次，美誉度也是考察软件品牌的重要指标，美誉度主要考察厂商曾经实施过的成功和失败案例，听听实施过的企业的评价，这是对软件选择做出判断的重要参考。

      成立时间主要考察软件产品在市场上应用时间的长短，投入市场的时间越长其产品成熟度和质量就越高。

二、专业性

      软件产品的选择不仅要考虑厂商的品牌和规模，同时要从更深层地去理解软件产品功能的深度、产品功能完整性、易用性、架构灵活性和稳定性等方面。

      从以往实践证明简单易用、快速部署、轻松维护的产品受到前所未有的关注。作为成熟软件重要标志，易用性和系统稳定成为评价软件质量的重要标准，甚至成为软件选择的关键要素。

      以目前的技术看，局域网建立B/S结构的网络应用，就更加易于把握、成本也是较低的。它是一次性到位的开发，能实现不同的人员，从不同的地点，以不同的接入方式访问和操作共同的数据库；它能有效地保护数据平台和管理访问权限，服务器数据库也很安全。特别是在JAVA这样的跨平台语言出现之后，B/S架构管理软件更是方便、快捷、高效。

      企业对远程协同办公的需求与日俱增，要做到统一管理的同时还要兼顾文档的高度安全共享原则，就需要B/S架构的产品来支撑，如：泛普文件管理系统（www.zhidesoft.com），就是B/S架构下的典型，其在远程协作办公的便捷性就充分体现了架构的优势。

三、服务保障

      软件的服务体系尤为重要。服务体系是诚信的重要标志。如果文档管理软件的服务商没有很好的服务意识、不具备很好的服务能力的话，那么，再好的产品也是无法发挥出应有的功效的。通常软件的服务包含三个方面：

1、售前咨询：包括了解用户的真正需求、根据客户需要选型推荐最适合的产品；
2、售中实施、培训：节非常重要的环节，包括上门安装（或远程指导），基于角色的专员培训（远程培训）；
3、售后服务：包括电话支持、在线客服支持、计算机远程协助、维护升级服务以及建立客户档案等。好的软件应当对每个客户辅之一套满足客户需要的完整的售后服务计划。

      考察一个系统服务商服务意识和服务能力简单易行的方法是看其是否建立了相对完整的服务流程和服务标准。如果一个软件提供商连最起码的服务流程和服务标准都没有建立起来，就很难相信其在今后的服务中能及时满足用户的服务需求。

四、产品功能：

      选择文档管理软件功能是重头戏，其最终适不适合企业的发展，要看软件是否具备了帮助企业增效节支的应有功能。笔者罗列了一些文档管理软件必备的功能：

1、集中存储：集中存储是文档管理的核心，为企业搭建统一存储平台，让所有文档都存储在公司服务器中，并支持互联网远程访问，让分公司或不同部门员工也能顺利开展协同工作，文档管理随时随地。

2、快速检索：为企业建立高级检索工具，基于文件的标题、正文内容（包含字、词、句）、作者、文件类型、创建及修改时间等相关属性进行毫秒级搜索，满足企业对文档的查找需求，提高查找速度。

3、界面美观、操作便捷：界面整洁，颜色美观能够让处在紧张工作中的人们放松神经，用户第一次使用就可以轻松上手，在线操作时无需改变现有的工作习惯。

4、高安全性：可以通过文件存储加密、IP登录限制、强密码保护、账号保护、文档审计、文件备份、权限管理等功能实现企业智慧资料的安全管理。

5、纸质文档管理：能够与扫描仪紧密集成，可以将公司所有的纸质资料（如合同、收据、发票、人事档案等）转化为电子文件直接保存至系统中，实现企业的智慧资料全方位电子化管理。

6、版本管理：对于每次修改后的文档，都能自动保留之前修改过的版本，若有需要，可以退回到之前版本，在实现版本统一的前提下，保障重要信息不会在协同工作过程中丢失。

小结：

      如何科学、方便、快捷地选择到适合自己的软件，是企业管理者面临的一大挑战。根据管理软件选型四大“武功秘籍”，可以帮助企业找到贴近企业需求的产品，我想最重要的，是企业选择了一个最适合自己需求的产品，而非别人眼中所看到的最好。