对文档进行有效管理的方法
文档对于企业是非常重要的,所以文档管理系统对企业更是重要,可以方便企业寻找,管理。而最常见的企业文档一般都以电子文档的形式存在,比如微软.doc格式,xls格式,ppt格式,pdf格式等;从内容上,可能是商务合同、会议记录、产品手册、客户资料、设计文档、竞争对手资料、项目文档等。这些文档,可能是过程性质的,也可能是公司正式发布的文档,可能处在编写阶段,也可能是已经归档不能再修改的。
随着信息化进程,文档管理越来越受到企业的重视,但是企业在进行文档管理的过程中,经常会碰到以下的问题:海量文档存储,管理困难;查找缓慢,效率低下;文档版本管理混乱;文档安全缺乏保障;文档无法有效协作共享;知识管理举步维艰等。所以选择一个好的文档管理系统非常重要。
文档管理系统为企业打造一个高效,安全,易用的文档管理软件。通过该系统软件,企业可以集中存储和管理海量的文档和各类电子文档(如Office文档,视频,音频,图片,AutoCAD文档等等)。系统提供了更加严谨和灵活的权限管理机制和文档共享机制。通过文档管理系统,企业可以很安全和便捷的管理文档的存储,分发,打印和下载;以及在线预览,文档检索,流程管理和审核等 。
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