文件共享平台终极对决：文档管理系统VS共享盘

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      如何协同工作，实现文件共享？相信很多企业在为这些事情烦恼。在工作中，经常会出现多个部门及人员共同服务于一个项目的情况，文件往往需要反复传输，传输过程中经常会出现文件及内容丢失的情况，并且传输成本非常高。跨地域协同编辑则更难，信息孤岛现象极为常见，企业该怎样实现协同工作呢？

      不少企业为实现文件多人协同办公，采用共享盘的方式进行文件共享，共享盘的方式确实能够为多人协同编辑提供便利条件，通过共享盘可以实现同一网段或局域网内不同客户端对同一目录文件进行共享，并且可以对人员进行一定的权限控制，共享盘在一定程度上得到了广泛的认可及使用。然而，通过共享盘就真的能够实现企业的高效协同办公么？

笔者对共享盘与协同文档管理系统办公方式进行了调研与比较，总结了一些共享盘使用中不容忽视的问题：

1、权限细化不到位、文件安全难保障

      虽然共享盘对权限可以进行一定的控制，但是无法进行人员权限的细粒度划分，对文档的修改、删除、下载等操作无法控制，若有人恶意修改、删除重要文档，文档安全就受到威胁。调查发现，78%的资料外泄来源于企业内部。员工离职后将公司商业机密文件拷贝带走，再高价卖出给竞争对手，严重情况可能会给企业造成高达上千万元的直接损失，间接损失更是不可计量。

2、文件检索速度慢

      共享盘内文件数量多，搜索文档时只能通过Windows的检索功能进行搜索，搜索用时长，如果忘记了文件名称，那查找文件就如同大海捞针了。据相关调查，企业每个员工每天浪费30分钟在查找、重复起草文档、资料整理等工作上，那么，每人每年就会浪费7920分钟。每个人就浪费这么多，可想而知，我们由几十、几百人组成的企业又会浪费多少呢？我们浪费的又岂止是几十上百的小时，更是几十上百万元的支出！
 

3、文件版本难统一

      由于共享盘文档能够多人上传或修改，尤其是协同工作时，非常容易造成版本多样的情况，同一文档经多人修改上传，无法确定哪个是最终版本，若重要文件版本的错用会带来无法估量的损失。如：签合同时误用了已作废的合同原本；在进行生产时，将原始的生产设计稿件当做最新设计稿件等。这些情况往往导致企业利润不升反降，使企业蒙受巨大的经济损失。

4、历史审计难记录

      共享盘每天的访问量很大，哪些人员对文档进行了哪些操作无从记录，缺乏对文档生命周期的全方位控制，公司的机密文件遭到恶意篡改，但是查询不到是谁做的，员工之间互相猜忌推卸责任，影响公司内部团结；有时重要内容被误删除，无法恢复至之前版本，造成重要信息的丢失，重新起草还要浪费人力与时间成本，给公司带来巨大的经济损失。

5、用户访问局限性

      由于共享盘只能在同一网段或局域网内访问，外出或在家时需要获得文件资料时就非常不方便了，外出时往往需要随时携带移动硬盘，外出办理重要事务时，若硬盘丢意外失或损坏，企业就会蒙受损失；同时，也使跨部门、跨地域协同工作的开展收到局限。

      如何才能解决协同办公的问题呢？笔者调查的企业中，能够很好的实现跨地域协同办公进行高效管理的企业，都借助了专门的文档管理软件进行文档管理。顾名思义，文档管理软件就是专门针对于企业文档来进行高效管理的软件，文档管理软件的功能比共享盘广泛的多。

文档管理软件如何实现协同办公呢？笔者举例大多企业广泛使用的泛普文件管理系统协同文档管理系统（www.zhidesoft.com），来说明文档管理软件的功能优势：

1）、海量文档集中存储

      泛普文件管理系统协同文档管理系统为企业搭建一个海量文档资料（电子版、纸质的、Office、TXT、PDF）和各类数字资产（视频、音频、图片）等集中存储的平台，稳定可靠，不仅节约了物理空间，还能使查找方便快捷，有效防止重要文件的损坏及丢失。

2）、权限控制

      文档管理者或创建者可以将文档共享给不同的用户，不同的用户可以有不同的权限：例如：对文档的编辑修改权限、打印拷贝权、阅读查看权，另存文档权等等，保障机密文件不外泄，提高多人协同工作的安全性。

3）、建立高效检索机制

      系统具有强大的搜索功能，可以基于正文、文件名/后缀、创建者、编号、属性、创建时间、更新时间、目录等属性组合进行毫秒级搜索，即使忘记文件名也能够根据其他条件快速找到所需文件，提高办公效率。

4）、开展远程协作

      系统采用B/S架构，支持互联网远程访问，使资料得以多人共享，方便协同查看，员工需要访问调阅某些文件时，只需登录系统即可查看，再也不用重复传输及复印，节约企业管理成本。

5）、修订版管理

      一个文档可以有多个版本，可查看该文档的所有版本，方便协同工作时查看历史版本。用户可以进行历史版本的下载、查看、回退等操作，充分保证文档版本的一致性。

6）、文档审计、痕迹保留

      完善的系统日志和审计记录，系统自动记录用户对文档的所有相关操作及操作时间，一旦出现问题可有据可寻。

      在阅读或编辑模式下，可以显示不同用户修订过的痕迹，可以体现用户名、时间、内容，给协同编辑工作带来极大的方便。在有效提高工作效率的同时，节省了大量的会议费用和其它沟通成本。

      在这场文件共享盘与文档管理软件的终极较量中，胜负不言而喻，文档管理软件在弥补共享盘的缺陷的同时，能够大幅提高企业的管理效率。使用文档管理软件的企业，一般能够节约20%的管理成本，工作效率普遍能够提升30%，在节支增效上的效果非常显著。在信息化高度发展的今天，企业应当充分利用现代化管理工具，才能在竞争中脱颖而出。