商战中的谍影重重——文档安全

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    近年来，由于企业间竞争强度的加强，人们开始强烈关注企业资料面临的风险。但是令人堪忧的是，如今商场如战场。各种手段层出不穷。企业资料仍是没有一天停歇的在外泄。
    部分员工经常进行不安全的操作，有意无意地违反公司的保密策略，增加了数据泄露的风险。离职员工带走企业机密数据，因为利益因素，将企业文档卖给对手等事件，也是常有发生。因此，内部人员成了企业数据泄露事件最大的“间谍”，数据安全问题令人堪忧。

    文档安全隐患不容小觑
    1、门户大开，随意领取——文档共享失控。
    企业办公经常会遇到不同部门，共同作业一个项目。这种时候资料基本就是全部随意领取。有些单位则更是所有资料全部共享。在跟合作伙伴共同作业时候更是如此。而且员工私下交换也是屡禁不止。借阅文件也变成了送文件，根本就是有借无还。
    2、病毒泛滥，运行瘫痪——病毒入侵破坏。
    电脑补丁更新不及时、网络滥用、非法接入等因素导致电脑内病毒蠕虫泛滥，数据损坏丢失。缺失相关文件，企业难以正常运作。影响效率。而要将各台电脑一一备份，又是难如登天。数据丢失会给正常业务带来灾难性的持续的影响。
    3、个人习惯，无心操作——公共场所办公。
    每个人都有自己的操作习惯。有时在咖啡厅或者网吧，用公共电脑来处理一些工作上边的事情。将公司的保密协议和上网规定置若罔闻。又或者用自己的电脑使用公共网络来进行办公，这些都是十分不安全的操作。
    4. 外贼好治，家贼难防——离职员工带走。
    公司内部基本不设防。企业员工想得到企业内部资料比较容易。现在离职率颇高。对于企业来说每一个离职员工都有可能带走企业的资料，对于企业都是一个隐藏的威胁。而且商业手段多种多样，有些员工可能会禁不住一时的诱惑，私自出售企业文件。都是极有可能发生的。
    2012年1号店内部员工与离职、外部人员内外勾结，泄露90万用户信息。致使1号店的营业额直线下滑。口碑、信任度跌入谷底。在美国曾经有过一次针对5000个企业的调查。调查内容为近两年数据泄露事件的不断增加和数据泄露对公司声誉的影响，69%的受访者表示，在购买产品或服务时, 与遭遇过数据泄露的公司相比，他们更倾向选择没有发生过数据泄露的公司。由此观知，数据泄露对企业而言，不光是一颗随时都会引爆的定时炸弹，更会让企业的声誉和信任度严重降低。
    这些问题看似十分复杂。但是解决之道异常的简单。我们从网上找到了一款推荐较多的泛普文件管理系统文档管理软件。并请教了泛普的相关专家。泛普的专家团队告诉我们，这些问题的解决之道就是，哪里泄露，堵哪里。
    目前，泛普文件管理系统文档管理系统采用了B/S架构，可将公司文档全部置于此平台。这样当某台计算机上面由于病毒的原因，某些重要文件丢失，可以从此平台重新下载或者查看。而且平台上边的文档都是定时备份。所以当出现重大损失时候，可以保障文档恢复如初。
    此系统的权限管理模块更是支持多维度的设定，例如创建、删除、复制下载等等。公司可以按照员工不同的等级和需求安排。或者依据部门来设定人员的权限。这样可以保证公司的核心文件和数据，不会过多的暴露。
    由于权限管理的精准，还有B/S架构的方便，所以驻外员工在此系统上，可以快速得知公司内部信息，并且可以看到相关文档的更新消息。并且系统提供借阅功能。当不具备阅读权限的同事，需要某篇文件时候，可以找相关人员借阅。当借阅时间到，系统会自动回收。保证不会文件外流，协同办公更加方便安全。
    针对企业员工经常在外操作办公系统的问题，系统可以禁止掉某些IP地址。让员工只可在单位的IP地址下登陆系统。彻底杜绝员工的无心之失。从而大大的提高了数据的安全性。
    此系统的种种功能，从数据的存储、备份、借阅、使用等过程，层层入手，对企业的的核心数据的形成、存储、使用、传输、归档、下载等全生命周期进行全方面的安全控制和记录，有效的防止了人员的不安全访问和企业文档的泄露危机。加强对文档的安全防护。
    对于文档保护方面，泛普软件的相关专家表示，应首先对文档的使用环境进行改变。由各台电脑分散状态，变为集中存储。然后精确每人的操作权限。完善的备份作为保护文档的最后杀招。并且对于细小环节如使用公共电脑登陆等，进行限制。因为全方位的防护，各个环节都要进行防护。保护程度的好坏，如木桶效应一般。取决于最短的一块。当然，优秀的系统，不光是能保护好文档。更能提供许多提高办公效率的功效。就像泛普文件管理系统文档管理系统的规则功能、审批功能等，都是加强公司自动化、智能化的产物。
    企业文档的安全保存，是企业发展的重中之重。企业采取有效的文档保护手段，才能真正摆脱企业内部“间谍”，为企业文档打造一道坚固、有力的安全屏障!