长假结束后的企业文档管理问题席卷而来！

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    “十一”七天长假刚刚结束。众多人拖着疲惫的精神回到工作岗位中。面对久未谋面的工作，许多员工早已忘记该怎么上手。又由于长时间的放松，也会懒得去重新整理思路。故而每每长假归来，许多员工的工作效率特别低。对于管理者，十一长假回来后的问题，则又比普通员工多了一个：员工离职。
   

    目前国内最为普遍的现象就是跳槽率高。而最高的几段时期，就是每次的长假结束后的那几天。不管这个假期是五一、十一，端午、中秋，或是春节假期，每每节日归来，都会是一个跳槽热潮。
   

    跳槽并不可怕，但是可怕的是员工的跳槽会带走企业的相关资料，更严重些甚至会带走企业的机密文件。当下有很多人都认识到泄密的可怕和危害。但是很多人都觉得这种事情离自己的企业很遥远。或者企业觉得自己的保密工作做得很好。

    这都是错误的观念，企业泄密贴在每个企业的身后，只要一步走错，他就会将你打倒。众多企业因为小看这事，付出了血淋淋的代价。某些企业只把文档给少数几个人。但是看如今的社会，公司完成某件事情，通常不是几个人就可以的。而是需要共享一些文件。我们都知道，文件一旦发送共享出现，就代表它不在机密。复制、粘贴，上千份的机密文档就可问世了。想解决泄密问题，有两种方法。第一是阻止员工流失，让企业的离职率降为“0”。第二是为企业文档设防。

    正所谓铁打的营盘流水的兵，企业的员工流失是不可避免的。没有任何一个企业可以保证没有员工离职。不管这个企业是政府部门、事业单位、知名公司，例如：公安局、阿里巴巴、苹果等，都有很多主要岗位的员工离开。或是很多小企业的员工离职，都会卷走公司的所有能得到的文件。所以要想保住企业文档的安全机密。只能从文档设防、文档管理着手。

    如何给企业文档设防？如何做好文档管理？如何保证企业既安全又高效的办公？为此，小编咨询了目前国内做文档管理系统中最为专业的一家，泛普软件。泛普软件的专家团队以泛普文件管理系统协同文档管理系统为例，讲解如何为文档设防保护企业安全并提高办公效率。

    首先是设防。为文档设防很难组建。因为防护是全方位的，并不是某个方面做好就可以。就像木桶原理一样，最短的那块决定桶里水的多少。防护则是最薄的环节，决定防护的强弱。

    泛普软件提供权限管理，可为每个员工设置相应的权限。从正面直接防卫企业文档安全。降低企业文档的曝光度。按需安排权限，做到文档停到每个人需要的地方。

    并且泛普软件辅佐以定时备份、限制IP等。泛普软件是将企业的文档集中存储，集中存储后可定时备份。保证每一份文档都不会丢失和损坏。限制IP功能让员工在指定的地方办公，避免在公共场所办公，导致泄漏企业信息。同时还有存储加密、登陆提示等功能，可在第一时间发现和避免隐患。

    其次是提高办公效率。保卫企业文档安全，最害怕的就是为了安全而牺牲了方便、快捷、高效。为了适应某个系统，强硬的改变员工的使用习惯。这样也许可以保护企业文档安全，但是办公效率的下降则是让企业又多了一个问题，拆东墙补西墙如同饮鸩止渴。泛普文件管理系统系统则是将操作简化，与诸多办公软件无缝集成。使员工无需花费时间在熟悉系统上。只需短短几分钟则，就可以完全掌握。

    系统提供许多方便办公的功能。就像版本管理、智能规则等。系统提供的版本管理，可以记录每次被改编时候的想法，然后保存。当日后创造想恢复到之前的版本时候，可以一键阅读自己对每个版本的属性记录，让自己轻松选择最想回到的版本。

    智能规则可以让文档自动的运作。这项功能是目前最为先进的一项技术。设定好相应的触发条件和执行动作。可以让文档自己动起来。自动去执行某些操作。这项功能的实施和运用，可以说是一个时代的划分。一个“死”的系统，开始转变为“活”的系统。真正的智能化和自动化开始进入到我们的生活和工作。

    文档管理系统的安全和高效，可以解决我们再工作中的文档管理困局和办公质量问题。这类文档系统如今在中国已经是较为普及。中国石化、中国移动等大企业都早已和泛普软件达成合作。相信在以后文档系统会得到众多企业的认可，进入到每个公司当中。让跳槽泄密不在可怕。让工作更加高效。