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OA办公协同系统

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oa系统协同软件

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  最开始,协同OA是作为无纸化办公软件出现的,更多的用于行政办公,其最重要的功能就是为企业节流。而随着协同OA像协同型、平台化转变,协同OA所扮演的角色越来越多,工作流和协同工作的深化,协同OA的“节流”效应逐渐被忽视。

  其实,随着协同OA应用的深化,协同OA节约企业成本的效果越来越显著。

  1、协同OA流程深化,带来的行政成本节约

  日常行政办公的中的纸笔和各种单据,是行政支出中最大的一部分,而上述这些单据的打印、装订和保存也会牵扯很大一部分人力。而随着协同OA工作流应用的深化,协同OA深入企业业务的各个层面,行政办公的各种文件、申请、单据的审批、签字、盖章等工作都可在协同OA上进行,帮助企业降低了办公耗材成本和保存成本;工作审批流程的规范可为员工节省大量工作时间,而且企业可以随时根据自身的实际情况来设计出个性化的流程,确保公司业务的高效率。

  2、协同OA权限分立,带来的组织人力节约

  在传统企业办公场景中,档案室是必须的一环,档案管理员的绝大部门精力被集中在档案的提取和收录的反反复复中,而且效率不高,如果赶上多个部门同一时间需要不同的档案,效率就更低了。协同OA权限的分立,一方面是企业业务数据安全的必须,另一方面极大的降低了公司某些保密文件、保密合同的存储成本,而且通过协同OA进行数据加密,较之传统方式更加安全,而且提取更加便捷,只要在权限范围内就可以在协同OA里完成检索查阅,极大提高了效率,也节约了特定职位的人力资源。

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  3、协同OA高效协同,带来的“阻碍”节约

  伴随组织的快速发展,其内部权责分配日趋明确、部门分工日渐细化,跨部门间的交流也越加紧密与频繁。然而,由于沟通的不及时、信息的不对称等诸多因素,跨部门的沟通难以协调或互相推诿,严重影响组织整体运作效率。协同OA作为协同管理软件,在组织内部搭建起高效的内部沟通渠道,使员工与员工之间更密切的进行工作协作,提升工作效率。

  4、协同OA效率提升,带来的同成本增益

  协同OA为企业带来最明显的当属效率的提升,而效率的提升对于企业而言就是最好的“成本节约”。试想一下,同样的时间、同样的人力物力,传统办公方式产出是一,而利用协同OA系统的产出是三甚至是四。所以对企业而言,效率提升所带来的同成本增益,就是最大的“成本节约”。

  协同OA作为企业信息化的第一台阶,应用目标是企业全体员工,所以并没有ERP和财务软件那样的具有针对性。然而,在协同OA市场不断扩张的形势下,协同OA的核心功能也引起了广泛关注,是什么能让协同OA在企业信息化发展的过程中发挥着如此不可或缺的作用呢?

  一、规范的工作流程

  整个协同OA可以说是工作流支撑起来的,它像人体中的血液贯穿机体的各个脏器,协同OA工作流牵引协同OA的门户引擎、消息引擎、数据引擎、表单引擎等,可以方便地扩展和集成上万个插件应用、方便系统集成,从而纵向上持续快速升级,横向上不断整合更多应用,支持组织信息化的可持续建设。对协同OA工作流的关注不仅仅局限在某个流程实例的运转状况,还要清楚它对其他部件、子系统的贯穿效果以及可持续扩展能力。

  二、强大的扩展集成能力

  在选型协同OA时,你一定要对协同OA做了一定的了解,那么也就会给协同OA初定位,可能是收发文、可能是流程审批,也可能是知识管理等。一方面,在选型中要重点关注各款产品对这些需求的程度,另一方面也要在此基础上考察系统的扩展集成性。组织始终要向前发展的,信息化软件只会越来越多,当组织信息化发展到一定程度时便需要对这些软件应用进行整合,届时将会考验协同OA的扩展集成能力。

  捎带提一句,兼容性问题正逐渐成为协同OA选型的关注要点,随着浏览器的种类、版本越来越丰富,每种浏览器对协同OA的展现并不相同,兼容性越来越广泛地影响到用户的实际应用。这既是对协同OA本事的要求,也是对协同OA实施服务的要求。

  三、简洁大方的操作界面

  相比而言,操作界面在协同OA选型中的分量并不算重,但看到众多选型者对协同OA界面颇为关心,这里就浅谈一下。现代人的工作强度大、社会压力也大,长时间面对一个画面很容易产生审美疲劳,于是各种换肤功能应运而生,如今这种需求也延伸到协同OA系统中来。允许一定的界面个性化配置对协同OA来说是必要的,但根据科学家对人体工学的研究,冷色调更适合办公空间,可以让人长时间注目而不造成精神混乱。

 

  总而言之,协同OA毕竟是办公软件,界面风格当以简洁大方为好,切勿过分追求风格化而本末倒置。

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发布:2011-02-27 16:03    编辑:泛普软件 · dsy    [打印此页]    [关闭]

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