江苏工程档案管理软件系统

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　　近年来，随着社会经济的不断发展和人民生活水平的不断提高，人们已经不满足于以往的许多建筑规模形式，许多建筑正在改扩建。改扩建需要查阅原建筑物的工程竣工档案，充分说明了工程竣工档案管理的重要性。工程竣工档案是城建档案的重要组成部分，反映了工程成果的真实性。随着建设项目的规划、设计和施工的进展，建设项目档案需要实时记录。建设工程档案的整理过程中涉及到很多部门和人员，对今后工程的维修、改扩建将起到非常重要的作用。

　　一、工程档案管理存在的问题有哪些

　　1、归档材料的复杂性、特殊性和多样性，使得建设项目档案的收集和整理难度大，容易出错。此外，部分施工单位未建立工程竣工档案管理制度，容易导致管理不严或对工程施工现场不了解。根据施工单位提供的不完整资料，编制竣工档案。不能与工程同步，所以经常使用虚假数据，导致建设工程竣工档案与事实不符，竣工图产生误差。

　　2、忽视档案的形成和管理近年来，随着建筑市场的不断规范，增强建设单位和施工单位对工程竣工档案管理的重视。但由于我市建筑企业水平参差不齐，一些单位的管理人员档案管理意识淡薄。一些施工单位注重工程进度和资金管理，忽视了工程竣工档案管理制度的编制。工程竣工验收时间较长，工程竣工档案无法正常完成，造成建设工程档案移交的滞后性。

　　3、竣工档案移交不及时。由于施工后期，大部分技术人员已撤到外地，许多施工单位未按竣工档案管理要求整理施工中的必要资料，导致工程竣工后未能按时完成竣工档案，造成竣工档案移交不及时;部分建设单位、施工单位、建材供应商拖欠工程款，有的施工单位在施工期间部门重组，档案管理人员变动，导致资料零散、缺失，工程验收后无法收集。

　　二、提高工程档案管理的措施

　　1、加强建设管理

　　加强档案材料的编纂。在项目建设过程中，要加强管理人员的业务培训，了解资料整理和管理工作，提高他们的责任心。一个施工队不会准备工程行业的材料，就没有资格承包工程。工程档案质量的关键在于编制和形成过程。建设单位要明确责任，加强对施工技术人员编制档案的培训，不断提高工程档案编制的专业水平。

　　2、提高工程竣工资料管理意识

　　加强工程档案基础知识和法规建设，开展不同形式的宣传。项目开工前，项目建设单位应当宣传档案法规和基础知识。通过培训宣传工程竣工档案的价值，使工程竣工档案管理落到实处。要求建设单位、施工单位、监理单位组织人员学习档案基础知识，增强工程资料管理意识，为提高竣工档案质量打好基础。

　　3、建立健全档案管理体系

　　完善档案管理制度，落实责任是提高建设工程竣工档案管理的有效手段。编写合理的工程竣工档案管理制度，以档案管理责任制为核心，使各部门明白各自的相关职责，共同做好工程竣工档案工作，规范工程竣工资料管理;对于施工单位和工程监理单位，管理人员要严格检查施工单位的资料，落实验收签证的相关制度。当数据符合实际情况时，结算工程量，并促进施工单位完善档案资料管理，编制工程竣工档案。

　　三、泛普软件-档案管理软件系统的好处

　　1、减少存储空间

　　财产成本在增加，存储纸质文件的费用也在增加。系统档案管理软件可以减少对文件柜，文件箱和存储箱的需求，对任何企业而言都是宝贵的资产，可以释放宝贵的办公空间。必须保留为硬拷贝的文档通常可以存储在不太昂贵的位置，例如异地仓库或保管库。

　　2、增强的安全性

　　文件安全性对许多企业至关重要。档案管理软件可以更好地控制敏感文档。可以在文件夹级别为不同的组或个人控制对文档的访问。档案管理软件还会留下审核线索，包括谁查看了文档，何时访问文档以及文档的修改方式。托管文档具有很高的可追溯性，可以对其进行标记以实现自动警报。

　　3、改善合规性

　　某些文档的合规性要求可能非常复杂。不符合规定可能导致罚款，吊销执照，在某些情况下还应承担刑事责任。档案管理软件可以降低违规风险。例如，记录保留时间表可以自动执行，新文档可以更轻松地分类和存储。

　　4、协作共享

　　借助档案管理软件，信息共享和协作将变得更加容易。可以从多个位置访问从不同来源捕获的文档。电子成像使通过电子邮件或在网络上共享文档成为可能。档案管理软件提供了对业务流程的更大可见性，并且可以实现更好的工作流监视。可以允许和监视外部用户的授权访问。档案管理软件还提供了版本控制功能，该功能允许在需要时恢复同一文档的旧版本。

　　总之，要做好工程竣工档案管理工作，不仅需要加强工程档案人员的培训，还需要建设单位和档案人员共同努力，建立完善的工程竣工管理制度，保证资料整理和工程建设的系统性、同步性和完整性，使其能够真实反映工程的实际情况，便于今后建筑物的改扩建，使建设工程档案更好地为社会建设服务。