如何根据外界环境和市场变化的需求，迅速组建动态团队，有效协调

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在经济全球化的趋势下，给企业带来机遇的同时也相伴着各种各样的管理问题：公司办公、生产在不同地方，且营销机构庞大，导致内部上传下达速度较慢，异地管理难，办公效率低；通知公告发布、信息发送通知公告发布、信息发送普遍使用纸质文档，不具备跟踪、监控能力，浪费比较严重；内部沟通困难，经常出现推诿扯皮现象；流程环节不固定，流程管理有待优化；知识沉淀匮乏；领导掌握部门工作情况相对滞后，尤其对事项过程控制力度较弱。
　　摆在企业面前最迫切需要解决的问题就是如何根据外界环境和市场变化的需求，迅速组建动态团队，有效协调、配置内外部资源并打通内外迅速响应？

　　一个敏捷的组织

　　早上9：00，北京

　　小李，今年24岁，是某电子公司北京分部研发部的一名程序人员。今天，他跟往常一样，从公司的bug维护系统中查看和处理客户bug。他得到由客服部转来的成都项目实施经理提交的成都某客户的服务请求。小李与客户直接联系，希望能查明bug产生的环境并回现bug报错信息，未果。小李没有被动等待，他开始找人协助。向研发部经理汇报，同时请求部门经理安排人员协助。

　　早上9：10，深圳

　　研发部经理批示并指导小李用另一种办法追踪bug原因；同时客服部经理、客服咨询工程师以及成都的研发经理和测试工程师都加入了进来。

　　早上10:10，深圳

　　客服部经理汇报了与客户沟通和测试及对bug问题根源的可能性分析的情况。

　　中午12:10，北京-深圳

　　小李通报了研发进展和客户反馈，客户实施经理在客户现场对研发提出的解决办法进行现场验证，提出了新的方案。

　　同日，北京、深圳、成都的多人之间进行了5次信息对称的沟通、分工，确定了承诺客户解决时间，客户实施经理在前线对此全部了然于胸。

　　3日后，北京

　　在北京通过研发的努力，完成了解决bug的补丁包，并进行研发内部测试。

　　4日后，成都

　　小李请客户实施经理协助配合在客户实际环境中进行了一次严格的测试，确认无误后将客户系统升级，解决了问题。研发部测试工程师确认客户满意后，此次协同工作结束。

　　从强者身上找入口

　　看完这个案例你肯定会想知道他们如何沟通的？他们的沟通方式是什么？在跨部门、跨地域的沟通中，如何确保信息的完整性？究竟又是由谁来掌控整个流程？如何在快速响应的模式下，打破原有的bug解决流程，建立新的协作流程而又不会出现管理失控？

　　如果能搞清楚这些问题，那么我们就能获得敏捷组织的高效管理秘笈。

　　揭开强者的面纱

　　其实，这次完美高效的协作仅仅是通过泛普软件的一条协同信息完成的。

　　当小李收到客服部转来的客户bug处理请求的这个协同时，他发现这个问题是他个人能力范围内无法解决的，他第一时间想到了借助外部资源，于是，他在这个协同的基础上通过“协同工作”的“加签”应用把他的上级领导和其他同事加了进来，同时依据事情的进展情况，不断扩大协作部门和人员。而在这同一个流程中，每个人的处理意见可视，同时流程中的人可以振荡往复的回复意见和沟通。

　　可视化的流程清晰地呈现了整个协作过程

　　在这条协同信息之外，小李还建立了这个bug处理的项目团队（通过项目管理功能来实现），项目建立后，每个成员的协同桌面都会自动显示一个项目链接。在整个过程中，各协作成员之间局部协同工作，跨部门的团队领导集中调度、把控执行进度。作为项目团队成员点击协同桌面的这个bug处理项目的链接，每个成员都可以调用项目模板、追加项目计划，召开项目会议，所有的过程都被记录下来，自动归档，即使最终项目完成，动态团队被解散，项目的一切处理过程信息也都能被保存下来，知识经验得到很好的沉淀，为以后的项目提供参考。

　　工作中，我们可实现组织内外的延伸，与供应商、销售渠道、服务商等上下游实现联动、协调运作，管理延伸到跨组织的虚拟组织管理，实现协同价值的传递。在对外接触的岗位设置“岗位邮箱”，如招聘、投诉、销售信息等，由专人负责进行对外信息的采集和反馈，一旦接收到了相关信息，专人可以利用泛普软件提供的独特的“邮件转协同”、“协同转邮件”、“协同转公告”等方式通过网络快速地按照规范传递信息，并且将处理结果及时反馈给外部或发布到内部。这样快速把对外部信息的响应转化为内部协同，以协同方式保证外部信息以外至内减少衰减，由下而上的信息呈报，快速实现无衰减层层上报，同时把内部流程处理结果转化为向下的反馈和对外部的及时响应。

　　绿色工作 协同增效

　　管理的本质就是组织的协同工作过程，而协同工作效率的高低直接体现了组织执行力的强弱，有效解决组织协同工作的效率问题，就是抓住了组织行为管理效率的“源 ”和“本”。从而，达到绿色工作，协同增效的新境界。

　　泛普软件能帮助任何一个组织面对新的挑战迅速组建跨部门团队，形成高度紧密的协作关系，不仅可以达成各种跨部门、跨组织、跨地区、跨系统的松散、动态的团队管理，实现安全、高效、方便的信息交换和知识管理，即使动态团队解散，也能够保持所有的过程信息，沉淀为组织宝贵的知识财富。帮助组织从个人、流程、到动态组织等各个层面去提升效率，从而提升组织整体的敏捷性。