知识提炼：免费日程管理软件深化应用的第一步

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     进行了一段时间的免费日程管理软件工作之后，很多组织会发现得到的效果与期望目标有较大的差异。虽然已经分门别类地把相关知识做了梳理，将以前稍显凌乱的知识进行了归总，能够在一定程度上让更多的人找到更多的知识，但如果仅进行到这里，会有很多疑问的声音：免费日程管理软件与传统的档案管理/文档管理似乎没有太多的区别，所谓的免费日程管理软件只是在“新瓶装旧酒”？

　　在很多组织内，产生这种情况是非常正常的。究其根源，还在于组织所进行的免费日程管理软件更侧重于对知识的“静态”整理，忽略了知识的“动态”管理。所谓“动态”的免费日程管理软件，是为保持组织内知识的新鲜度，及时将实际工作中产生的知识纳入统一的知识库中，并基于已积累的知识进行深入的提炼总结，将组织内最有效的实践经验在短时间内传播到相应的岗位或者员工处。

　　因此，要实现免费日程管理软件的深化应用，不可忽视最基本的知识提炼工作。知识提炼工作也不能只是简单地由专门部门或者员工根据个人或特定群体的理解进行对于知识的整理。而更需要组织结合业务需要建立组织内知识提炼的规则。

　　概括说来，组织内的知识提炼工作可以从三个维度，由浅及深的逐步开展：

　　·按产品或者项目类型进行知识提炼：根据已积累的知识，在基本的知识分类基础上，按照组织内特定的产品类型或项目类型，通过统一的整理规则，比如要求每个产品或者项目类型进行知识提炼时，必须要完成哪些知识点的总结，必须要使用哪些表单以及模板等，进行某类知识群集的整理。这样尽可能将组织内相关的知识集合建立起来，未来在使用时，就可以比较便捷地让更多人获得相关知识内容。

　　·按业务过程进行知识提炼：如果说按产品或者项目类型进行知识提炼，只是最基本的知识提炼工作。那么进一步讲，组织的知识也可以按照组织内的业务阶段划分，进一步深入到每个业务环节，建立特定业务环节的知识群集。这就要求组织需要针对同类型的产品或项目，把相同阶段的内容作统一规则下的整理，比如针对于方案设计、总体设计等具体的业务环节，将不同的产品或者项目类型的知识点做汇总整理，如此可以形成“产品或者项目类型——业务过程”的二维结构，以方便知识点的查找与定位。

　　·按专业要求进行知识提炼：这一维度的知识提炼工作需要更精细化的操作。组织内的相关人员必须很清楚知道需要哪些专业知识点，而这些知识点是区别于竞争对手的核心能力。基于这些知识点的分析，再深入到具体的知识库中，寻找并提炼相关的知识内容，进一步可以形成“产品或项目类型——业务过程——专业知识点”的三维结构。按专业要求进行的知识提炼工作，与以上谈及的两种方式没有强相关的递进关系，并不是只有实现了“按产品或项目类型”和“按业务过程”进行知识提炼之后，才能进行专业知识点的提炼工作，这部分工作可以与前述两种工作并行。但要做好严格按专业要求的知识提炼，首先就需要以较为完善的知识库作为前提，否则难以在短时间内就某类知识点形成较为丰富的提炼总结结果。

　　在进行相应的知识提炼工作时，其所对应的表现形式可以根据组织特点的不同，灵活采用不同的载体以及形式。比如，可以借助“知识地图”进行“按产品或者项目类型”的知识提炼工作，可以借助“知识历程图”进行“按业务过程”的知识提炼工作，等等。无论采用何种载体以及形式，其本质还在于结合组织的特点进行个性化的知识分析工作，为保证对知识的动态管理，先从基本的知识提炼做起，以此吸引更多的人员认识到免费日程管理软件的价值，激发他们的工作兴趣，继而带动更多的人参与到免费日程管理软件工作中。