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保险公司为什么要引入OA系统,有什么业务管理价值

   为适应公司的管理模式,促进信息和知识的上传下达,使公司管理流程规范化、战略决策科学化、数据信息标准化,保险公司通过协同办公OA系统的实施达到:各级组织内部公文流转的电子化;组织间公文流转的自动连接;提供各级组织的信息发布渠道;促进组织知识的收集、共享和利用;促进企业文化建设;支持员工移动办公

  已经具有很多成熟的企业管理软件,如AD域、电子邮件系统财务系统、档案系统、网站门户等,并根据未来需要还将陆续建立更多业务系统,这些系统各自服务各自业务,横向联合断链,形成系统烟囱。

  1、引入OA系统目的

  1)保险公司组织架构为总公司、三家分公司,年底将完成五到八家分支机构的筹建工作。将来成立集团后,还会增加财产险、健康险、养老金、资产公司等专业子公司。分子公司众多,跨地域,对于集团的整体管理提出很大的挑战。

  2)传统纸张方式,逐一走人审批,流程不规范、时间拉得长,引入OA系统之后,企业各流程经办人可以实时对流程进行处理和查询。

  3)印制表格填写,会议通知安排,浪费大量纸张,查阅和督办不方便,引入OA系统之后便可以解决这些麻烦。

  4)资料纸质存放于各职能部门文件柜或存于个人电脑中,查找纸文件浪费时间,跨部门查找资料更麻烦,同时人员流动造成资料流失,甚至关键文件的丢失。引入OA系统以后保险公司可以提高工作效率,实现无纸化办公。

  5)公司希望通过引入OA系统解决电话交互、电子邮件、管理粗放、电话费用高、工作沟通不方便、公司上下没有形成统一的办公平台的问题。

  6)以前由于采用纸张、口头、电话来进行工作交接和确认,造成过一段时间后工作上“扯皮”的现象,通过OA系统可以基本消除这种现象。

  7)之前的信息化已经成功建设了很多业务系统,但是全员性的过程管控还没有实现,如何能够消除信息孤岛,更好的与业务系统衔接,需要一个桥梁和纽带打通各方经脉。

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  2.OA系统未来使用范围

  从总公司本部,到上海、河南、山东等各区域分公司,从财产险、健康险、养老金、资产公司各专业公司,涉及集团全员人员。

  3.OA系统提供的业务支撑

  1)信息发布:集团的新闻、公告、通知等重要信息可以迅速发布。

  2)公文管理:完整实现集团总部、分公司的电子公文收发文、签报、交换、存档、公文档案分类、授权、共享等解决方案。

  3)集团总部发文:分子公司收发文。

  4)文档管理:通过与档案系统的整合,提供公文文档库管理功能,实现公文分类、入卷、借阅,并记录相应操作过程。

  5)协同办公:通过对业务流程的梳理,整理出符合整体管理框架的业务模型,提升过程管控力度。

  6)合同管理

  7)客服管理

  8)档案整合:将公文、单据、电子文档进行专业的归口,符合档案管理规范。

  9)人力资源管理:实现考勤管理、请销假管理。

  10)AD整合:实现员工人员通过AD域管理。

  11)短信通知:系统重要消息实现短信提醒。

  12)移动办公:方便领导外出时处理相关业务,了解公司动态,也帮助业务员处理保险业务现场。

  13)总裁信箱:通过协同建立总裁信箱,是一种人文管理的进步,在集团内建立起良好的互动平台,集团内的每个人都能对集团及集团各管理部门的工作提出意见、建议和要求。总裁信箱的建立有助于提高集团决策、管理的科学化民主化水平,提高了办事效率。

  14)客服管理:运营问题的解决过程是最耗时的,并且相关的人员经常推卸责任,处理过程不透明,通过协同办公系统梳理运营管理的各方面流程,加强效率提升,有效改善运营管理的服务质量。

  15)合同管理:通过系统的合同审批流程,除了提高审批效率外,最主要的是可以实现版本的管理,合同的初始版本及各个修改版本都会保留下来,便于法律合规部门的合同管理。

  16)投诉管理:对于保险类行业来说,客户才是上帝,投诉处理工作是保险公司日常运营中不可缺少的部分,因此需要有一套好的流程和方法,以确保工作的有效性和高效性。

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