甘肃省地震局、中国地震局兰州地震研究所公文处理办法

甘震发〔2012〕85号

关于印发局(所)公文处理办法的通知

各部门、单位：

《局（所）公文处理办法》经2013年4月18日局（所）办公会审议通过，现印发给你们，请遵照执行。

                  甘肃省地震局

                   2013年4月25日

甘肃省地震局、中国地震局兰州地震研究所

公文处理办法

第一章  总  则

    第一条  为适应新形势下防震减灾工作需要，推进党组（机关党委）、局（所）公文处理工作科学化、制度化、规范化管理，根据中办、国办《党政机关公文处理工作条例》、中国地震局《地震工作部门公文处理办法》规定，结合局（所）实际，制定本办法。

第二条  党组（机关党委）、局（所）公文是实施党政领导、处理党务公务、履行职能、依法行政，具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，落实中国地震局和省委、省政府重要部署，请示答复问题，指导和商洽工作，报告、通报和交流情况的重要工具。

    第三条  公文处理是指公文拟制、办理、管理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

    第四条  公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

    第五条  办公室负责局（所）公文拟制和中国地震局及各司室、直属单位，省委、省政府及其他部门、单位公文办理、归档工作。机关党委负责党组（机关党委）公文拟制工作。

各部门、单位负责公文处理的人员应具有较强的文字能力和相应的专业知识，掌握公文处理的工作程序。

第二章  公文种类

    第六条  党组（机关党委）、局（所）使用的重点公文种类有以下几种：

（一）决定。适用于对重要事项作出决策和部署，奖惩有关单位和人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（二）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

    （三）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（四）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

    （五）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

    （六）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

    （七）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

    （八）批复。适用于答复下级机关的请示事项。

    （九）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

    （十）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章  公文格式

第七条  公文一般由下列主要部分组成：

    （一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

    （二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注绝密、机密、秘密和保密期限。

    （三）紧急程度。紧急公文应视紧急程度分别标注特急、加急。

    （四）发文机关标志。由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成。联合行文时，发文机关标志并列使用联合发文机关名称，主办机关排在前列。

    （五）发文字号。由发文机关代字、年份、序号组成。联合行文时，使用主办机关发文字号。

    （六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。

    （七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。

    （八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或统称。

    （九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（十一）发文机关署名。署发文机关全称或规范化简称。

（十二）成文日期。署会议通过或负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。

    （十四）附注。公文印发传达范围、联系人姓名和电话等需要说明的事项。

    （十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

    （十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用全称或规范化简称、统称。

    （十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

    （十八）页码。公文页数顺序号。

    第八条  公文版式按照《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）国家标准执行。

第九条  公文用纸幅面采用国际标准A4型；特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。公文应当左侧装订，订位为两钉外订眼距离版面上下边缘各70mm处，允许误差正负4mm；骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与脊间的距离为正负3—5mm。

第四章  行文规则

    第十条  行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十一条  向上级机关行文原则

（一）局党组可以向中国地震局党组，省委行请示、报告和意见；局（所）可以向中国地震局，省政府，省人大常委会行请示、报告和意见。主送机关原则上只有一个，必要时同时抄送中国地震局党组或省委，中国地震局或省政府。

（二）市州地震部门需要呈转中国地震局的请示事项，应以局（所）名义向中国地震局请示，并提出倾向性意见，不得原文转报。

（三）请示应一文一事。不得在报告等非请示公文中夹带请示事项。

（四）除领导交办的事项外，不得直接向中国地震局，省委、省政府领导个人呈报公文。

第十二条  向同级、下级机关行文原则

（一）党组（机关党委）可以向各部门、单位、中心地震台（党支部）行文。

（二）机关党委可以向中国地震局直属机关党委和省委内设机构以函的形式行文。

（三）局（所）可以向各部门、单位，中心地震台，市州地震部门行文。

（四）局（所）可以向中国地震局内设机构、直属单位，省政府内设机构以及各省区市地震局以函的形式行文。

（五）局（所）可以向其他部门、单位，市州政府以函的形式行文，但不得提出指令性要求。

（六）局（所）可以与其他部门、单位联合行文。

（七）局（所）公文内容涉及其他部门、单位职权范围时，必须会签并取得一致意见后方可行文。

（八）各部门、单位在职责范围内可以以便函的形式与其他部门、单位商洽工作，询问和答复问题，但不得对外正式行文。

（九）事业单位对外行文应由归口机关管理部门负责办理。

第五章  公文拟制

第十三条  党组（机关党委）、局（所）公文拟制包括公文起草、核稿、审核、签发、印制等程序。

第十四条  主办部门、单位负责人或承办人起草公文应做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现局党组意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（三）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（四）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

（五）文种准确，格式规范。

（六）主办部门、单位分管领导应当主持、指导重要公文的起草工作。

第十五条  公文文稿审核、签发前，主办部门、单位负责人应认真核稿并签字；党组（机关党委）公文报机关党委审核；局（所）公文报办公室审核。

公文严格执行“先核后签”的原则，审核时限为1个工作日（特殊情况除外）。公文审核的重点是：

（一）行文理由是否充分、依据是否准确。

（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整体现局党组意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及其他部门、单位职权范围的事项是否达成一致意见并会签。涉及内部有关部门、单位职能的事项是否会签。

（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

第十六条  经审核不宜发的公文文稿，应退回主办部门、单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由主办部门、单位修改后，重新提交机关党委或办公室审核。

第十七条  上行文由局（所）主要领导签发。其他公文由分管局（所）领导签发。签发公文时应签署是否同意发文的明确意见、姓名和完整日期。联合行文由局（所）主要领导及联合行文的部门、单位领导签发。

第十八条  公文印制由办公室负责。

第六章  公文办理

    第十九条  党组（机关党委）、局（所）公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

    第二十条  收文办理主要程序是：

    （一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签收，并注明签收时间。

（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

（三）承办。批办性公文由办公室负责人提出拟办意见，报局（所）领导批示后转送承办部门、单位办理。承办部门、单位应按照规定时限要求办理完毕，无具体时限要求的，应在7个工作日内办结。

（四）传阅。阅知性公文，由办公室及时送达传阅对象阅知。

（五）催办。办公室督促承办部门、单位按期办结来文办理事项。

（六）答复。承办部门根据工作需要，告知来文单位对公文的办理结果。

第二十一条  发文办理主要程序是：

（一）登记。已经局（所）领导签批的公文，由主办部门、单位承办人到办公室（机关党委）确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。涉密公文应到局保密办办理定密登记手续。

（二）校核。公文在印制前，由主办部门、单位承办人对公文的内容、文种、格式、密级等进行校核并签字确认。

（三）印制。公文印制时限为1个工作日（特殊情况除外）。有特殊要求的公文可委托有资质的印刷厂印制。

（四）核发。公文印制完毕后，由主办部门、单位承办人装订、分发或上报。上报甘肃省委、省政府的公文份数不少于30份。

第二十二条  党组（机关党委）公文由机关党委负责管理、整理，年底前交办公室归档；局（所）公文由办公室负责归档。局（所）与其他部门、单位联合印发的公文，由主办部门、单位交办公室归档。

第二十三条  涉密公文应通过机要邮政、省委机要交换站、专人、中国地震局电子公文交换系统进行传递报送。

第七章  公文管理

    第二十四条  局（所）建立专门的机要保密室和机要阅文室，配备专门人员和安全保密设施设备，采取规定的保密措施保管公文。

    第二十五条  涉密公文的清退、销毁工作按省委保密委员会和机要局要求进行。

    第二十六条  复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经局保密委员会办公室主任批准。绝密级公文不得复制、汇编。复制、汇编的公文视同原件管理。

第二十七条  不具备归档和保存价值的公文，在登记造册后可以销毁；个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第二十八条  借阅公文需经办公室领导同意，并办理借阅手续。

第二十九条  工作人员离岗离职时，各部门、单位应督促其将暂存、借用的公文移交、清退。

第八章  附  则

    第三十条  本办法自2013年4月 25日起施行。局（所）2002年1月21日印发的《局（所）公文处理办法》（甘震发〔2002〕1号）同时废止。