协同OA软件的公文管理应用解决方案

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协同OA软件的公文管理应用解决方案
XX实业集团关键需求
　　　一个发文，发文单主要由表头、表单、正文、附件组成。最后形成发文单要实现国家规范的发文文件，需要把表头、表单中的内容加入正文，最终形成一定格式的发文文件。所以通过系统来实现发文管理的时候需要可以灵活自定义公文的类型，并需要可以实现每种类型公文的格式可以对应多个自定义模板，以此达到“规范公文形式、减少纸质公文、提高公文质量”的公文管理要求。
泛普OA软件需求实现方案
　　　公文管理，以泛普OA软件公司应用支撑平台的工作流引擎为核心，以泛普OA软件协同办公自动化系统构建公文管理解决方案。
　　　
　　　公文管理主要实现收文、发文、签报、请示、通知、任免等公文的流转、审批、催办督办等功能，并对文件、信息处理情况提供了简单易用的实时监控机制，方便单位领导及时掌握单位工作人员的工作情况。公文信息流转的处理范围完全涵盖国家现有13种日常公文类型，包括如命令、决定、通知、通报、批复、会议纪要、议案、请示、报告、公告、通告、公报、函等等。公文管理具体工作流程可以由XX实业集团系统管理员在无须改动程序的情况下进行灵活定义，实现员工收发文处理工作流自动化，过程计算机化，提高办公效率。
　　　其中通过OA软件解决方案，日常的发文文件流转整体过程为：
　　　同时，日常的收文文件流转整体过程为：
　　　泛普OA软件公文管理主要功能特点是：
系统提供图形化的公文流程自定义功能：用户可以根据实际需要制定出所需的公文流程，而且当实际情况发生变化时可以由管理员随时进行更改。
系统提供公文流程的实时监控及统计：管理员可以通过管理工具查看公文流转过程中的状况，还可以统计出个人或部门的文件办案率。
提供公文格式（表头、正文、附件、表单）的全屏设计功能：用户可以根据需要设计所需的格式，并且可以随时根据变化进行更改。
支撑WORD，可保留所有修改痕迹：无论是正文、附件还是公文处理表单，无论是word还是wps文件的修改的痕迹都可以保留，方便查询，并且表格中的签名、批示也可以保留批示人的信息。
支持电子签名、印章、二维条码：手写笔签名批示、多级领导手写会签，领导可盖电子印章签名，以及支持二维条码的验证控制。
支持包括手写签名在内的所有信息原稿打印：完整地显示出表格的批示内容，符合中国人的办公习惯。
协同办公软件提供外出代理的授权功能：工作人员可以在出差时委托指定的代理人处理其负责的公文。
提供公文回收功能：用户可对误操作的公文通过回收进行修改，增强系统的容错、排错能力。
提供公文的并发处理功能：同一公文的不同传阅人员可同时办理公文，进一步保证了公文的办理效率。
提供完善的远程办公功能：不仅可实现单位总部与各地区分部之间的公文互流、信息传递，还可实现出差领导、人员的异地办公功能。
提供常用词条功能：用户对一些常用批示意见进行设置后，便可在办理公文时自由调用，提高公文处理效率。
提供实时提醒功能：个人所有待办事务、待办公文的实时提醒。
提供强大的在线帮助功能。
文档一体化功能：公文在流转系统流转完毕后可自动或者手工归档到档案系统内，并且保持公文原有的笔迹留痕。
来文批量处理：可以方便地设计出符合用户办公的批量来文登记和转出，提高办文工作效率。
办公OA支持公文格式自动规范化：按照制定的公文表单样式，有针对性的约束所需填写内容。
支持公文正文自动套红：根据不同类型的公文模板，系统可自动套红形成正式公文文件。
支持文件自动编号、文件主题词的自动标引和手动标引功能。
支持多表单处理模式：在文件审批过程中，支持多表单的处理模式，当审批一件超过一页A4纸时，在打印过程中，系统能够根据审批内容的大小分页打印，并保留表单的基本格式。
领导查询：领导随时可对在办公文、结案公文进行查询，快捷实现领导阅示、阅办公文、查询统计。
协同OA软件支持与不同单位之间的公文交换：通过公文交换接口，可自定义与上下游单位或关联单位的公文交换。
　　　公文处理包括WEB客户端与管理工具端两部分，WEB客户端主要完成日常文件的流转与办理，管理工具端主要完成公文模板、公文流程的定制、管理与日常维护工作。
公文基础信息
　　　协同平台中，对于企业常用到的收发文，存在单独的管理模块，其中对收发文常用的一些基础信息可进行定义，如发文字号、主题词、机构代字等，如下图所示。
　　　
公文流转
　　　协同平台通过强大的流程引擎，泛普OA办公系统可以支撑企业中各种特殊的流转条件以及人工调整，尤其对于公文这种特殊的审批流程，经常会出现回退修改的情况，可以进行完善的控制。
　　　同时，协同平台的流程与文档的权限结合，能够实现公文拟稿、审稿、校对、套红、发布等不同的阶段，给与文档不同的权限，使公文内容只出现在需要查看他的人面前。
公文格式和发布
　　　 对于公文套红的特殊格式和要求，协同平台也能够进行支持，如下图所示的发文处理单和正式红头。
公文阅读日志
　　　对于协同平台中出现的任何公文，我们都能够控制到此公文对应的阅读权限，不仅仅控制哪些人不该阅读，更做到了，该阅读的人员是否阅读的记录。
　　　这样的应用能够帮助企业有效的监控制度的扩散程度，并对于规定时间内未阅读对应制度的关键岗位予以提醒和通知。