让文档管理不再成为“企业之殇”

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      中国广播网近日转载国外媒体的报道称，韩国38岁的Kim作为一名前摩托罗拉销售，被控将商业机密泄露给竞争对手宏达电和苹果。造成摩托罗拉直接损失8760万美元。

      据中新社7月25日消息，东软集团被曝出内部人员泄密大案，涉案人数多达28人，预计经济损失达4000余万元。

      企业商业机密泄露大案层出。调查显示，78%资料外泄来自于企业内部。而这明显暴露出企业内部文档管理系统的疏漏与不完备。

      文档管理：企业之殇

      近日，记者深入某外贸公司调查其文档管理情况。现场了解到该公司有超过100人使用超过百台电脑进行日常办公，各种电子文件资料都分散存储在个人的电脑上。而该公司不愿具名的一位总经理承认，办公电脑数量较多，资料存储又分散，没有进行集中存储，如此一来由于感染病毒、硬盘损坏、恶意删除而出现文件丢失的情况时常发生。

      随后记者走访了多家规模不同的公司，近一半以上的企业管理者抱怨，文档管理如同鸡肋，往小了看，造成员工工作效率低下，往大了说，甚至牵系企业存亡。商战沉浮，溃于蚁穴。

      事实上，随着信息化时代所带来的文档类数据爆炸式增长，企业在文档管理方面所存在的问题已呈多样化：无序化、存储零散个人化、调用困难、流通不畅、泄密频发等。因此,所造成的种种问题如企业运营成本居高不下；商业机密外泄成家常便饭，所造成的直接经济损失不可估量；时间大量被浪费，协调办公沟通困难导致员工工作效率低下等，最终只能由企业自己买单。文档管理，已成企业之殇。

      “文档管理是企业未来提升竞争力的蓄力之道，企业如果没有引进高效实用的协同文档管理系统，就谈不上全程无缝管理、协同办公和企业轻松运营。”中国档案学会许明教授一针见血地指出。

      指标：存储有序 易用为先

      在一项行业调查中显示，一家年收入3亿美元的公司可通过提高文档管理、协同办公效率而每年节约超过600万美元的成本。而开篇引用的摩托罗拉、东软集团商业泄密也可以通过高效实用的文档管理系统得到避免。

      据了解，目前市场上文档管理软件、系统品种繁多，也良莠不齐。标榜最完美、最领先、功能最强大等的文档管理解决方案不计其数。然而调查发现，事实上，目前所开发出来的各大文档管理系统，确实90%都具备基本的存储功能。但远远不能满足企业文档管理的多项需求，真正能实现全程无缝管理、协同办公的却如凤毛麟角。

      “对于企业来说，除了应具备基本的集中存储功能、权限控制机制、全文精准搜索等功能，只是实现了企业的文档管理中的基础需求，然而如何在企业海量的文档数据中不断深度挖掘价值并共享其价值，从而更好的实现企业利益最大化，发挥出企业文档管理最大作用才是企业更高的需求，也是我们关注的方面。致力于文档管理系统开发、服务企业的泛普软件总经理曹浩道出了他对于文档管理的理解。

      中国档案学会许明教授的分析也证实了这一说法。专家表示，存储有序、易用为先是文档管理的首要指标。企业要优化文档管理工作，必须慎重选择文档管理系统。第一，就是能集中存储。即将散落到员工个人电脑上的文档数据归入一个系统，进行集中管理。第二，通过权限控制实现文档安全共享。即针对不同层级的企业职员提供不同的的管理、浏览、阅读、编辑、下载、删除、打印、订阅等权限，在不影响信息共享的同时，将泄密风险降到最低。第三，应具备全文精准搜索功能。众所周知，Windows系统本身没有提供正文搜索功能，员工在文件搜索过程中，很难精准定位到所需文档。如果一个系统能实现根据文件名、正文、上传者的关键字等进行精准搜索，将大大提升员工工作效率以及文档使用率。泛普文件管理系统协同文档管理系统就具备这些方面的功能。许教授也给出了他的推荐。

      存储有序，易用为先，协同管理。已经成为企业选择文档管理系统的首要指标。而我们也欣喜地看到，杰出的行业协同文档管理系统正逐步呈燎原之势，在向企业挥手！

相关链接：文件管理系统协同文档管理系统由泛普软件开发。其的核心是“协同办公、文档管理”，将企业各种应用与管理全面整合，全程无缝管理。目前已有超过3000家企事业、政府机构在使用该系统进行文档管理。