企业上线文档管理系统的用处

　　对于企业来说，很多文档管理系统基本上都可以满足在线编辑，所以在使用的时候也要特别注重这些情况，企业要根据需求进行选择，只有合适的管理系统才能够更好各进行管理使用，能够在操作的时候更加的简单，可以提供更好的服务效果。

　　一、泛普软件—企业上线文档管理系统的用处

　　1、文件集中存储

　　如要形成文档管理系统，首先需要将文件进行集中存储。将文件存储在稳定性好、性能高、安全有保障的网络文件存储服务平台上，作为公司所有电子文件的整合平台，将各个部门的服务器以及各员工自己管理的电子文件全部采集统一存储到平台上来。

　　2、文档展示

　　文档展示的作用是为了让用户可以根据业务要求快速找到所需要的文档。企业可以通过设计文件搜索展示的方法，提供根据电子文件的名称、大小、作者以及内容关键词等属性来搜索文件展示给用户。

　　3、文件安全

　　文件安全需要通过权限控制来达到。做到在确保业务过程中可以正常使用文件同时对重要文件进行严格保护，并确保重要的文件不允许被未授权用户浏览，重要资料普通情况下只允许授权用户在线打开。

　　4、文件协同

　　文档的作用往往是在用户使用时才能体现，因此快速的让文档在多用户之间快速的传递与协同，可以有效的提升文档管理与工作效率。

　　二、文档管理系统的使用价值

　　1、多渠道文档快速收集，本地文档快速上传，纸质文件电子化，API接口集成扫描仪，办公、业务系统，文件自动上传，统一收集到服务端，集中管理。强大文档组织分类管理，规范化组织分类，按照企业特点自定义文档元数据，树状形目录结构，层级划分，自定义标签、属性分类，按企业所需，自行定义。

　　2、毫秒级的文档检索和快速分享，提供全文检索、条件组合检索，快速找到需要的文件，取代QQ、EMAil的内部分享功能，零副本产生，个人收藏、关注重要文件，及时消息提醒关注文件动态变化，让员工快速获取正确文档，不误事。

　　总之，文档管理系统能降低文档分散到终端的机率，确保文档集中管理和受控。有效保证文档的正确性，降低质量事故发生机率。降低信息流通的障碍，提高了文档的使用率。节省了检索时间，提升了员工的工作效率。

发布：2022-11-25 16:06 编辑：泛普软件 · yelan [打印此页] [关闭]