企业文档为什么要数字化管理?

　　对企业来说使用的软件是非常多的，文档管理系统在文件管理方面是非常不错的，可以对多个文档进行管理，而且在使用的时候搜索也非常的简单，可以根据不同的内容进行分类，储存非常的方便。对企业来说，一款合适的文档管理系统真的非常的重要，可以帮助企业加强管理，方便管理。

　　一、泛普软件—企业文档为什么要数字化管理?

　　1、权限控制

　　为了避免其他无关人员对电子文档进行误操作，文档管理系统开发了权限控制功能，不仅可以针对不同的个人用户还能针对不同的岗位以及部门，每个人都有自己的账号和权限范围并能在自己的权限范围之内对电子文档进行浏览、编辑、打印以及下载和删除。

　　2、全文索引

　　随着企业的发展需要保存的电子文档将会越来越多，要想依靠人工方式在海量文档中找到所需文件无异于大海捞针。文档管理系统中的索引功能不仅能够支持大家对Office以及PDF等类型的文件进行索引，打开文档之后还能在文档内进行索引从而方便自己查找到需要的文件资料。

　　3、操作统计

　　为了防范机密文件的泄露，文档管理系统设置了操作统计功能。也就是说，每一份电子文档在进行存储、编辑、调阅等操作时，操作用户及其时间和操作时长都会被文档管理系统记录在案，管理人员可以通过操作统计功能来了解文档资料的实况和历史操作记录，一旦发现文档有异就可以及时找到责任人。

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　　二、文档管理系统怎么管理?

　　1、文档管理系统对文档会分类进行管理，尤其是不同的内容会放置在一起，这样在查询的时候也会更加的方便，不过面对文档的查阅和搜索一定要特别的方便，这样才能够在使用的时候更加规范，毕竟这么多文档放在一起想要查询也并不容易，所以规范化的储存是非常的重要，尤其是不同的音，视频资料可以分类进行存放。

　　2、文档管理系统主要体现在四个方面：文件存储集中、备份集中、管理集中和使用集中。文档管理系统在企业中的运用很广泛，合理得运用文档管理系统可以给企业节约很大的成本，并且方便了企业用户的使用。

　　总之，文档管理系统是一种有利于文档安全保存的系统，如果企业需要使用那么就要先去了解文档管理系统什么品牌好，通过质量好服务好的系统来妥善管理各种不同类型的电子文档。

发布：2022-11-25 16:13 编辑：泛普软件 · yelan [打印此页] [关闭]