解决方案 – 企业文档管理

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 　　解决方案 – 企业文档管理

　　解决方案概述

　　为了更好地解决企业内部和外部大量知识文档需要管理的问题，推荐企业采用电子化的手段、网络化的方式、信息化的管理方法实现企业文档的协作和管理，并帮助逐步实现企业的知识积累、工作效率提高和企业创新能力的提升。

　　解决方案是：

　　为客户提供一个文档集中管理、集中控制的协同工作平台:

　　使用标准的文档结构和模板，提高制作文档的效率

　　统一的文档控制和信息共享平台，高效连接团队成员和合作伙伴

　　降低文档和信息的安全风险

　　基于知识管理的全文信息检索，提高对企业内容和现有业务系统的信息再利用

　　整个方案适用于各企业、机构中的文控中心和档案管理中心以及企业中各个部门和工作团队的文档库和文档协作。如果企业已有部门级的档案库、资料库和文档库，可以采用与这个平台进行对接的方式，对整个企业的文档进行统一的管理和利用。

　　方案优势和业务收益

　　电子文档管理解决方案为客户提供了一个文档集中管理、集中控制的协同工作平台，可以对文档生命周期的各个环节进行有效管理。帮助客户提高文档制作效率，规范处理流程，增强文档和信息的安全性，降低管理和运营的成本。整个方案的优势体现在：

　　1. 提供标准的文档结构和模板，提高制作文档的效率

　　电子文档管理解决方案帮助客户规范文档结构和模板，使员工可以高效、标准地创建专业文档，提高文档制作效率。具体包括：

　　统一的文档管理平台

　　使用文档库集中管理业务文档

　　一致的文档创建模板

　　2. 统一的文档控制和信息共享平台，高效连接团队成员和合作伙伴

　　电子文档管理解决方案提供了一个协同工作平台，加强了文档的集中管理和控制能力。并提供了灵活的、可视化的、可定制的文档审批工作流程，提高文档处理效率和协作能力。具体包括：

　　高效的协同工作平台

　　集成的即时信息沟通和协作

　　可视化、自动化的文档审批过程

　　可灵活定制的文档处理流程

　　自动保存文档修订版本记录

　　文档编辑锁定机制，保证业务文档的完整性

　　3. 降低文档和信息的安全风险

　　电子文档管理解决方案能够严格控制企业文档和信息的访问权限，防止机密信息泄露，降低安全问题所带来的运营风险。具体包括：

　　集成的信息权限管理工具

　　可灵活定制的文档、信息访问策略和模板

　　自动保存文档访问和修订记录，实现文档操作留痕

　　防止用户对文档意外或恶意删除

　　4. 基于知识管理的全文信息检索，提高对企业内容和现有业务系统的信息再利用

　　电子文档管理解决方案提供灵活的信息分类和全文检索能力，可以有效地连接企业现有的业务系统，实现企业信息再利用，极大限度地节省人工成本。具体包括：

　　连接企业现有业务系统的智能文档

　　多维度的文档信息分类导航

　　功能强大的全文检索能力