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装饰oa办公系统如何做好采购管理工作

更新:2019-05-14 17:29    来源:泛普软件 · zhangyan

   采购管理是装饰装修行业的重头戏,物料采购好了,项目就成功了大半,但在实际项目实施中,真正把物料采购管理好,实现客户满意、公司节约成本、工期不拖延、物料品质好、安装后返修率少又是难上加难。

  泛普协同OA系统服务过众多知名装饰装修企业,积累了丰富的装饰装修行业的采购管理经验,搭建了OA系统精准化采购平台。其充分分析该行业特点,把脉行业痛点,从搭建企业信息库、构建全业务链审批管理体系、健全以库+审批为核心的数据统计,从而让企业对整个采购业务过程可知、可控、可决策。

  精准化采购管理亮点:

  一、搭建全能企业信息库,打通可知环节

  某知名大型装饰装修公司业务遍布全国,金融、教育、酒店、大型写字楼的装饰装修都有涉猎。各类大型项目多,各种物料采购种类多,数量多,采购任务繁重,有专门的采购部负责统一采购,这样客户有需求的时候对应的直接人就是项目经理,从而就会造成客户的需求经过了层层转达,等到了采购部原始信息经常丢失,发生改变,最终导致采购来的物料往往并不能完全符合项目需求,造成了不必要的浪费。

  泛普协同OA系统针对其痛点,为其建立了装修项目信息资源库、供应商及材料信息库、工程项目维修信息库。项目经理可以随时从供应商及材料信息库给客户提供物料的一手信息,供客户选择,客户选择好后,直接填写客户需求保存到装修项目信息资源库中,走完审批流程后,采购部门提取需求,可以第一时间进行采购。从第一环直达最后一环,防止了中间环节出现的信息损耗。

  例如在材料信息库中可以查到具体的材料信息,供应商、价格、图样、工艺做法等信息,客户选择时可以针对这些材料细节,有的放矢的选择,减少误差出现的可能性。

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  装饰装修智慧采购,泛普协同OA系统又一创新标杆

  如上图所示全能企业信息库还可以沉淀企业各项业务信息内容,全方位整合信息资源,存取方便,为企业提供高效的采购管理,增加企业利润。

  供应商库,可以有效管理供应商,达到采购管理多、快、好、省的目标。通过强大的供应商库,可以快速的对物料进行筛选、比价。通过往期对供应商的反馈评价,可以轻松淘汰劣质供应商,甄选出物美价优的优等供应商,从而省时、省力、省钱。

  而装修项目信息资源库,可以更直观的给客户提供同行业的案例,也可以成为项目经理学习借鉴的宝贵资料。

  二、“业务 + 控制”的高效审批,实现采购可控性

  从需求、采购、验收到付款,该装饰装修公司借助于OA系统构建了一个各部门高度协同的精准采购审批流程。按照该公司原有的业务流程,泛普协同OA系统为其定制了专属的审批流程。使其所有业务流程完全实现电子审批,每个步骤均有记录,责权明细,建立了有责、有序、有效、高效、透明、快速的审批管理体系。

  例如“供应商-配套单位需求确认表”上面会清楚列出工程部位、配套项目、需求时间、采购方式、联系人等等主要信息,并且需要总经理签字、董事长签字等流程。

  “主要材料设备采购审批流程表”标注了采购物料的名称、品牌、型号、工艺、采购时间、计划、价格、付款等所有信息,并且需要采购部、总经理、董事长审核后通过后方可进入采购环节。这样有任何纰漏出现都能找到第一负责人。最特别的一点,在采购填写这张单子时,表格会自动关联出所采购物品的历史最低价,为采购人员和审批领导提供参考。

  除此之外,“供应商-配图单位工程量确认单”、“材料(设备)进场验收单”、“采购支付审批单”、“采购支付审批表”都有各自细化的审批流程。领导通过电脑或者手机移动OA可以随时随地的进行审批,通过审批表关联的附件查到所有相关信息,实现采购流程的高度可控性。

  泛普以该知名大型装饰装修公司实际采购业务中碰到的实际问题为核心,通过全能企业信息库、“业务 + 控制”的高效审批、全方位报表体系,充分整合企业数据信息,利用强大的数据支撑,打通采购业务从需求、立项、到采购、验收、付款等整个闭环链条的全部脉络,实现采购流程的可知、可控、可决策,从而达到采购过程的全透明化,客户需求与采购业务的无缝对接。

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