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企业无纸化OA办公系统的好处是什么

更新:2019-10-25 11:53    来源:泛普软件 · zhangyan

   无纸化办公是指在工作环境中使用的纸张被消除或大大减少,通过将纸质文件转换为信息化的形式来实现。随着社会信息的发展,很多企业开始推行信息化无纸化办公,办公流程及重要的信息查阅都通过OA系统协同办公平台,不仅环保,而且有助于提高办公室的生产力和效率,同时还可以节省资金并使工作流程更轻松,更方便。接下来谈一谈OA无纸化办公系统的是如何体现出他的好处以及是如何实现无纸化办公的。

无纸化OA办公系统.png

  一、OA无纸化办公管理系统的好处有哪些?

  1、应用规范了企业的管理,提高了员工工作效率,通过OA软件中的工作流系统,各种申请、文件、签字、单据的审批、盖章等工作都可在系统上同步进行,节省了大量的宝贵时间。同时由于系统设定的工作流程是可以变更的,可以随时根据企业自身的实际情况来设计出个性化的流程,一些弹性较大的工作也可以井然有序的进行。

  2.、节省了大量的企业运营成本,OA软件最主要特色之一就是无纸化办公,无纸化办公帮助企业降低了办公耗材成本;工作审批流程的规范可为员工节省大量工作时间,节省了人力成本;完善的信息交流渠道可以大幅降低电话费及差旅费用。

  3、OA软件打破了时间与空间的束缚,全面支持移动办公,各级领导和员工能够跨越时空障碍,使用联网的平板电脑或智能手机,随时随地无缝协同、轻松办公。

OA系统功能.png

  4、 OA软件实现知识传播,实现企业对其最重要资产―知识的高效管理、积累沉淀、传播、应用,完全摆脱人员流动造成的知识的流失。

  5、消除信息孤岛、资源孤岛,OA协同管理软件的协同性可以彻底消除由于企业内部各业务系统相互独立、数据不一致,信息共享程度不高、管理分散、管理维护工作量大等因素形成的一个个“信息孤岛”、“资源孤岛”,达到资源的有效共享。

  6、企业OA软件提高企业竞争力、凝聚力,员工与上级沟通很方便,信息反馈畅通,为发挥员工的智慧和积极性提供了舞台,从而有效的增强了企事业的凝聚力与核心竞争力。

  7、OA软件提供全程跟踪和管控,全面记录业务处理的全过程,谁、何时、做过何种操作,浏览和跟踪业务进展状态,根据需要进行监督和预警,落实风险管理和内部控制。

OA系统功能.png

  我们可以通过以上的几点看出OA无纸化办公有这么多的好处,那么企业如何才能真正实现无纸化办公呢?

  其实也有很多方法,可以利用市面上办公软件,就像泛普软件的OA办公系统:任务分派、在线流程审批、文档管理、无纸化会议等办公应用,能够做到满足企业基本甚至更多的无纸化办公需求,提高企业的整体效率,下面我们简单一起来看下。

  二、那么OA办公管理系统是如何实现无纸化办公的呢?

  1、流程管理实现一体化运转

  在传统办公方式当中,流程的办理和发起都需通过纸张的形式拿到各个部门和领导处签字,如果遇到领导出差那么相关的事务也会被相应的耽搁滞留,同时也很浪费企业资源成本和时间成本。利用无纸化OA办公系统可以形成一套完善的管理体系,可以通过流程管理的基础定义流程和表单应用,实现流程一体化运转,可以实现在线编辑发起、审批,也可以通过移动端进行办理,领导可随时随地审核。

  2、文档管理实现在线化

  在传统办公方式当中,以往的文档资料都是用纸张的形式保存起来,每次需要用的时候还要查找,不方便保存。而无纸化OA办公管理系统可以上传公司内部的文档资料,对各类文档进行收集,整理,更新,分享,积聚企业的知识财富。同时也可对文档的查看人员进行设置,方便员工在线查看和学习。既对学习的人员权限管理到位也能提高效率,随时随地查看和办公。

无纸化OA办公系统功能.png

  3、会议实现无纸化

  以往的会议,在开始之前会需要大量的纸张准备开会相关的材料,开完会之后纸张也会被浪费掉。那么通过OA无纸化办公管理软件,可以将会议所需的纸质文件等材料上传到电脑端转换为电子档,会议不受地点限制影响,实现随时随地开会,也无需耗费过量的纸张,同时也为企业节约很多成本。比如泛普软件的OA办公管理系统的应用,就是一个很好的例子,可以在系统当中查询相关会议信息。

  4、快速的下达任务

  以往的任务的下达,想要覆盖全企业的员工,可能需要1-2天时间,时效太慢,不利于新观念、新产品的推广。而利用OA无纸化办公软件只需要在平台上一发布,即时共享給所有员工,由下而上的信息呈报,缩短信息对称时间、过程,随需应变组建“跨部门”的动态项目团队,提高企业效率。

  以上可看出传统的办公管理模式大多体现在纸质化的文件中,部门之间的沟通、文件签署靠人力跑动来达成,费时费力。而办公OA系统的使用,除了节约了纸张,对企业来说更大的意义是办公效率的大大提升。

无纸化OA系统.png

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