泛普CEO总监畅谈协同OA办公系统的推广和应用

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1、 协同OA整体价值点
协同OA从企事业机构的应用来看，可以看到总体具备以下几大价值点：
(1). 落实管理制度、工作流程自动化
这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。目前的企业和单位都存在着大量的工作流程，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报，等等，都是一些流程化的工作，每个单位都会有大量的流程。通过实现工作流程的自动化，就可以规范各项工作，提高单位协同工作的效率，极大的减少中间环节的摩擦。
(2). 知识文档自动化管理的自动化
使各类的文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。
(3). 信息发布平台
内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子通告、新闻发布、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在组织内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够即时的了解组织内部的发展动态。?
(4). 内部通讯平台
建立组织内部的邮件系统，短信系统，即时通讯系统、论坛、个人博客等，使组织内部的通讯和信息交流快捷通畅。
(5). 辅助办公
它牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、办公物品管理、图书管理等与我们日常办公事务性的工作相结合的各种辅助办公，要实现这个辅助办公的自动化。
(6). 信息集成
我们每一个单位，特别是企业都存在大量的业务系统，如购销存、ERP等各种业务系统。作为我们企业的信息源，往往都在这个业务系统里，办公自动化系统应该跟这些企业的业务系统实现很好的集成，使相关的人员能够有效的获得整体的信息，提高整体的反应速度。?
(7). 实现分布式办公
就是要解决分布式办公和移动办公，要支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。现在来讲，市场竞争使企业的规模越来越大，地域分布越来越广，移动办公和跨地域办公成为很迫切的一种需求。
2、 协同OA选型
上OA条件：
如果你准备上OA办公软件，首先需回答好以下两个问题：
(1). 了解自己的需求
是否能很清晰的了解自己的办公需求，以及需求的重点，OA软件成功实施的重要前提，也是选择OA厂商的重要参考指标。就像你上街买一件日用品，日用品的种类很多，价格迥异，适合不同的消费群体。所以第一步，你必须知道自己要什么。
(2). 组织保障
OA系统的实施应用，触及大家的工作习惯，甚至各个业务部门利益，加上OA系统的用户基本涵盖所有组织成员。特别是在初期，实施阻力较大，是否有一个强有力的组织保障是关键所在。很多单位视之为“一把手”工程，实不为过。从前期需求收集到需求筛选、需求确认；从调研厂商到选择厂商；从实施组织到培训、试用……在整个过程中，信息部门、办公室作为OA软件推进的责任部门，必须有有效的组织实施手段及方法。纳入绩效考核是较为可行的办法。
很多单位在选择OA系统的过程中陷入各种各样的误区，这里我列举了十大有代表性的误区，供广大用户借鉴...
OA规划：
在具备上OA的两个本条件后，同时需要来规划OA系统，但是如果规划自己的OA系统，许多客户单位并不清楚。只是看到别人都在实施了OA系统、自己也需要这样的系统。但对于如何规划问题则比较模糊。系统规划包括这些问题的考虑：
•  实施目标及明确需求？
•  是分期实施、还是一次性实施？
•  系统实施的范围？是全单位，还是局部？
•  单位管理制度上是否前行，是否作好了改造的准备？
•  资金是否到位？是否配备了专门的管理员负责？
在明确了以上问题后，便可以进行市场咨询、招标等过程。一般情况下，专业的OA系统服务商往往会根据您的规划、需求提出良好的建设和方案。
许多单位不明确时，往往习惯于到其它单位“考察”，这是非常必要的。但是有一点须明白：OA系统代表着企业的管理思想、管理办法、经营思路，而各家与各家往往是不一样的。所以考察不是看都实施了什么样的功能？最重要的是要了解：
•  某些管理问题在系统中是如何解决的？
•  如何确保系统实施和推广？
•  在过程中都遇到哪些难题，并且是如何解决的？
误区：
用OA系统实行办公自动化已经成为很多企事业单位加强内部管理，提升办公效率和办公质量的重要手段。但是很多单位在选择OA系统的过程中陷入各种各样的误区，这里我列举了十大有代表性的误区，供广大用户借鉴。
误区一：自己开发
自己开发OA更能够满足自身要求，还可以随时升级、维护，可控性强，能避免上当受骗，但实际上呢？
首先，OA系统已经涉及到越来越多的学科技术，包括计算机、通信、网络、管理与行为、多媒体、数据库、图形图像等等，是一个需要综合各种人才的团队工程，一个或者几个普通程序员已经很难做好；
其次，单位内部的程序员受行业和职位限制，无法掌握最新的管理理念及其发展趋势，往往只能对市面上的OA系统和自己单位的办公流程进行简单模仿和克隆，不能够真正实现提升管理水平的目的；
再次，频繁调整OA系统会严重影响员工的快速掌握和正常使用，延长融合期；
最后，开发OA系统需要耗费大量的人力、物力、财力、管理、时间成本，不可控因素很多，综合费用最低也要几万元，很多都要数十万元，显然得不偿失。
因此除了个别特大型企业和敏感性单位，建议普通企业不必自己开发。
误区二：功能越全越好
只要你肯付钱，软件的功能是可以无限扩充的，但这是你必需的么？
首先，容易造成功能闲置，系统空洞；
其次，功能越全，系统越复杂，使用越困难，维护越麻烦；
再次，功能多一点，价格多一片，一次性投入太大；
最后，服务成本直线上升，隐形风险增大，甚至使应用半途而废。
选购OA系统时应该考虑一下自己的实际需求和支付能力，如果以适用为出发点，那么就坚决砍掉那些可有可无、利用率低的“鸡肋”功能，选一个功能紧凑，满足自己核心需求的既便宜又容易二次开发的系统。
其实，就OA的功能来说，无论是冠群联想、用友、合强还是不知名的小公司， 80%的内容都是相同的，只不过应用深度不同。而OA的功能每增加10％，价格至少会增加100％－300％，经理人要看看自己有没有必要为剩下的20%多付那么多的费用。
需要注意的是，为满足中小企业客户“小而全”的特点，有的OA集成了人事、客户、财务等功能模块，这些模块往往是“看起来很美”，并不能代替专业的管理软件，只能做最简单的记录和备份工作。
误区三：价格越贵越好
选择的OA系统越贵，可能发生的问题就越少？
首先，判断一个OA系统好不好的根本原则不是看它的价格，而是看它是否适合自己；
其次，价格越高，投入越大，负担越重，风险越高；
再次，选择价格昂贵的名牌产品，其实是在替厂家支付广告费；
最后，产品可能没有产品化，开发商还是按照项目在做，没有成本优势。
我曾经看到一个小公司在网站上给自己的OA标价360000元，而销售人员居然连它的功能都说不清楚，在线试用了一下，简直是一塌糊涂。这就告诫选购者千万擦亮眼睛，别迷信“一分价钱一分货”，小心被奸商砸着。
对中小型单位而言，我认为万元左右的OA系统性价比最高，因为功能性、稳定性、价格方面结合得最好。比如新思创OA，除满足日常办公需求外，还实现了信息流、工作流、知识流的协同管理，同时具有易上手、不限用户、权限管理、简CRM/yike/ target=_blank class=infotextkey>易客户端、自定义工作流、终身免费服务等特点，而价格仅为7200元，这些特点很适合中小型单位。
误区四：价格越低越好
价格低固然是好事，但是如果低到4000元以下就值得怀疑了，这里面是否有猫腻？
首先，质量问题。这种价格极低的OA多是小公司和个人开发的，还有是个人离职后从原来的企业里带出来的，产品的稳定性、升级性、版权等都没有保障；
其次，隐性成本。有的软件看起来便宜，但是有用户数限制，比如某OA软件报价5800元，但是只支持20个初始用户，另外每增加10个人需付2000元，这样50个人的单位就得11800元，还有比这个更高的用户费呢。
最后，服务问题。这种软件一般无法提供可靠的服务，即使提供服务也要付出高昂的服务费。软件的服务是和产品融为一体的，软件报价应该包括一个合理的后续服务的费用，不然用户利益得不到有效的保障，服务费就成了一个无底洞。
记住，过低的报价往往损失了软件应用的功能和服务，是对客户的不负责任。
还有很多原因导致产品低于正常价格销售，比如恶性竞争、抢占市场、争夺用户、产品刚上市或准备退出市场等等，这就要求用户不能贪图便宜，最终损害了自己的利益。
误区五：系统越透明、开放、越自由越好
网络办公就是让一切都变得透明、开放、自由么？
开放必须是相对的，如果所有员工都可以在网上随意浏览单位的财务数据、客户资料、成本信息、配方工艺等重要文件，就很容易造成泄密，给企业带来不可估量的损失。
为解决开放和保密的矛盾，好的OA系统都可以让用户很方便的进行权限设置，这样既方便各种文件在系统内的统一管理又保证安全，管理者根据职位高低给员工设置不同的访问权限，只有具有相应权限的人才能够看到这些资料，其他人则看不到。IBM的OA系统解决方案是软硬件一体化的，具有更高的安全性。
误区六：系统应该完全符合单位的办公模式
如果有人说他要找一个完全符合自己办公模式的系统，那么我要问：这样的系统价值在哪里？
首先，软件必须要体现它自身的思想和特点，因为这是软件的作用所在，价值体现；
其次，OA系统不是将传统办公搬到网上，它融合了先进的管理理念和积极的工作态度，体现了新的办公方式；
再次，OA的公开、公正、透明会触及某些人的私人利益，使之产生抵触心理。
因为OA系统是对旧模式的改造，所以会与旧有的办公习惯和惯性思维产生一些冲突，必然有融合期，这就要求单位能够积极创新，勇于变革，从观念和行动上除旧纳新。
所以应该选择那些具有先进的管理思想，能够产生推动作用OA产品，而不是一味的追求符合自己的使用习惯和使用上的简单，也要主动的去适应软件，因为推动管理进步是应用软件的最终目的。
为了让用户能够顺畅的工作。优秀OA系统均可以让用户自定义工作流，化解了软件模式化与单位个性化的之间的冲突。
误区七：大企业开发的一定好
大企业开发的不一定好，即使好又真的适合你么？
首先，术业有专攻，大企业能做强某个软件或者硬件，却不一定能做好OA，因为它们是不同的概念；
其次，大企业开发的OA系统价格惊人，往往是普通OA的数倍甚至数十倍；
再次，OA系统的开发技术和理念日渐成熟，很多公司都开发出了优秀的OA软件；
最后，大企业开发的OA系统更适合大企业来用，因为中小企业使用的版本需要具有中小企业特色，包括结构、功能、流程、维护等。相反规模不是很大的公司开发出来的系统可能更实用，因为他们对中小企业理解更直接，更深刻。
误区八：选一个OA软件来彻底改善管理
单位管理混乱，能通过一个软件来解决问题么？
首先，管理混乱是因为没有规范的流程，而规范的流程需要人来制定，然后借助OA系统来让流程得到有效的执行；
其次，OA是一个工具，不具有主观能动性，管理中最重要的问题如激励、分析、决策等等都需要人来完成；
再次，OA的作用是提高整个单位的办公效率和办公质量，将人从低端工作中解放出来处理核心事务。
所以，过低或过高的看待OA的作用都是不正确的，只有提高整个单位的人员素质，特别是领导者素质，才能彻底提高管理水平。当然也不是说必须让管理变得完美之后再来应用OA，OA与人的作用应该是相辅相成、互相促进。
误区九：一步到位，一劳永逸
一步到位就能一劳永逸么？
首先，企业发展不会一步到位，人员、规模、制度、思维、文化等都在不断的调整、改进中；
其次，产品发展不会一步到位，应用技术、功能模块、管理理念日新月异，必须时刻更新；
再次，社会发展不会一步到位，社会进步突飞猛进，要么创新，要么淘汰。
任何软件都是满足当前乃至未来一段时间的需要，不可能一步到位，一劳永逸。软件没有最好，只有更好，只有保持不断的改进，才会保持持续的优势。所以在选择软件的时候，应该选择那些易于扩充升级的。
误区十：好的OA系统并不需要什么服务
服务既费钱又麻烦，找个完善的OA来省却诸多烦心事？
首先，买软件只是第一步，真正的工作在于应用，这是个长期的过程，没有可靠的服务是不可能做好的；
其次，OA系统发展迅速，拒绝服务也就拒绝了持续改进、持续领先的机会；
再次，单位自己的维护人员的技术水平很难满足技术发展需要。
其实从长远看，软件商的服务更专业，并且风险和成本更低，现在很多著名大企业都将IT服务外包，说明还是值得去做的。
总结来说，选择OA有5大标准，那就是理念先进，功能适用，使用方便，服务到位，价格合理。其中最重要的一点就是“适用”，买软件之前一定先问问自己：我为什么要用OA？我用OA主要解决哪方面的问题？我准备用这套OA解决几年内的问题？我主要用OA的哪些功能？哪些人、多少人要用OA？我能承受什么价格的OA……必须形成清晰的分析报告，而不是凭模糊的感觉来判断，这样你就可以将主动权掌握在自己手里，而不被卖家的花言巧语所蛊惑和欺骗。
3、 协同OA需求建议
在实施一套OA系统之前，首先需要在规划的基础之上，细化具体的需求分析，在如果定义自己的OA需求，需要注意：
(1).需求陷阱------贪大求全
内部需求的采集一般都是把一叠白纸发给各个业务部门，一段时间后收集上来汇总；然后从各个OA厂商的产品文档中各抽取部分，然后整理出一个大而全，缺乏整体性考虑的需求。作为招标文件，让各个OA厂家去做方案。你还坚持这些需求是客观合理的，而且必须100%满足，如是这样，你离失败不远了。为什么这样说呢？
我们来看看，首先你搜集上来的各个业务部门的需求，很多是站在部门角度去考虑需求，普遍的情况是这些需求充满着本来应该归纳到业务范畴的应用需求。依照这种需求，世上没有一套现成的软件能够100%满足。面对这些需求中复杂的术语和深奥晦涩的部门业务概念，作为项目负责人的你未必能够逐一甄别。
其次，你的需求要集各个OA软件厂商之所长，而且要100%满足。任何一家OA软件产品，都有自己的特色，亮点。要一个集所有厂家之所长的产品几无可能。如果一定要有的话，代价是实施周期无限期的延长，资金投入成倍的加大。直到开发出一个你认为集各个OA软件厂商之所长的产品来。实施周期无限期的延长与需求的不断变化，永远没有止境，最后项目只有不了了之，以失败告终，这样的前车之鉴还少吗？
 (2). 需求分析建议
所以你必须这么去整理需求，从繁杂浩瀚的细节中脱出身来，本位主义一概放到后面，先找到一个组织共性的需求———协同，然后才是关键部门的需求，最后才是重要角色的需求。另外你可能有其他各种需求，有你敬畏的上级提出的，有强势部门提出的，有不起眼的人提出的，其技术难度和实施难度可能有天壤之别，你必须衡量轻重缓急以及其需求是否满足对全局的成败影响。否则这些汇总的需求将使得你毫无把握项目主干进度的节奏的能力，双方有限的资源被分解为千疮百孔补丁工程，重蹈前人久拖不上的覆辙。

4、 协同OA长期推广
经历了ERP的一哄而上、盲目投资，经历了财务软件铺天盖地的练兵，我们在最近几年迎来了协同办公系统的发展，并在应用、管理软件的汪洋大海中崭露头角。
当软件大军又一哄而上、都来“协同”糊口的时候，泛普软件网络已经如蓝色巨人IBM一样在关注如何打造100%的客户满意率了。如何使项目成功？如何为客户创造更多效益？如何使客户与泛普软件网络共同成长？
98%的应用率，100%的验收率，0失败案例，看似简单的数字，在国内协同管理软件市场普遍验收率不高、实施后缺乏有效推广、应用率低下、系统形同虚设的状况下，这无疑是个奇迹。这样的成绩从何而来呢？
大家可能马上想到了一定有灵活易用、功能强大的产品的支撑。没错，“关注客户最实际的需求，开发客户最易用的产品”，泛普软件网络协同软件事业部总经理徐海棠如是说。但是这只其中的一半，另外一半是泛普软件项目实施方法论的支撑！
泛普软件协同办公系统项目有一整套的实施方法
   确保泛普软件协同办公系统成功实施的有力保障是沉淀近十年、被称为集体智慧结晶的《泛普软件OA项目实施方法论》。此项目实施方法论涵盖了项目实施的前前后后，将各种知识、技能、工具和技术应用于项目实施过程中，强有力的保障了项目的成功实施。
   泛普软件项目经理的定位：泛普软件培养项目经理的要求是具备一定软件技术的、更强调非技术方面的顾问咨询、项目管理的综合素质很强的人才。有效控制项目质量、项目进度、带领团队成功完成项目实施，是泛普软件项目经理的职责，而不是合同签订下来，派个会用产品的低端技术员去装好产品就了事了。
   泛普软件项目经理从软件应用的角度，帮助客户的应用效果最大化。泛普软件项目经理总在想方设法使客户的系统发挥效益，而不是只要验收付款就万事大吉。同一个软件交给不同的人去用，他们的应用效果绝不一样。项目经理的一个重要任务就是结合客户的实际业务情况，指导客户将已有功能用的炉火纯青，使普通用户能得到满足需求的、美观的、易用的、有创意的、灵活的、变通的功能应用，从而帮助客户实现系统应用效果最大化。
   泛普软件项目经理从管理咨询的角度，帮助客户的应用效果最大化。每一个客户的实际管理情况都是不完全一样的，有共性，也有个性。如何去满足共性需求，同时也满足不同用户的个性需求呢？项目经理接受过多行业的管理理念的培训，了解多行业的办公模式和大致业务情况，在项目实施过程中，绝不仅是技术实现的角色，更重要的是非技术方面的顾问咨询的角色。项目经理从管理咨询的角度，结合客户的实际管理需求，主动帮客户去找管理上的应用点，让强大的产品和万变的管理结合起来，从而帮助客户实现系统应用效果最大化。
   在项目启动和项目实施过程中，全方位、多角度的保持通畅的沟通，倾听客户需求，达成更多共识。和客户达成更多的共识，只会有利于双方的合作，有利于项目的成功实施。比如，产品化理论，泛普软件网络说服太多的客户和泛普软件网络一道坚持产品化的路线和服务，甚至有极少数偏离产品化路线的项目也在经历了诸多问题之后回到泛普软件网络的产品路线上来。达成更多的共识，使客户和泛普软件网络共同成长，一起擎起协同软件应用和服务的大旗。
   取得客户关键领导的支持：一方面领导干预或授权，推动项目按计划实施，而非不重视、任其发展甚至停滞不前；另一方面，推广系统，使系统能用起来，发挥效益最大化。这个过程也是促进客户的执行力的过程，保障了项目的成功实施。
泛普软件网络一直在和每个客户分享项目实施经验和心得
   协同办公首先是管理问题，而不是技术问题。OA是作为一种管理工具而存在的。在OA的实施、推广过程中，我们要多加管理。另外，不能完全依赖技术去实现需求，用技术完全替代管理的想法是片面的、不现实的。
   目前大部分OA采用B/S结构，相比其他的历史时期和其他大型软件系统来说，OA使用在国内处在一个最成熟的时期，B/S结构承袭了普通用户的上网习惯，我们有用好它的技术基础。
   推广OA，是一把手工程，需要领导的重视与推进。要求员工使用OA。从另一方面说，领导自己要以身作则，改变传统的办公习惯。这里可能反过来了，员工希望领导能配合使用，否则大家都用不起来，因为领导没有批文件哪。（为什么说是一把手工程？因为OA是管理类软件，是对传统办公模式的变革，而能影响整个团队的办公模式的，只有一把手了。一把手不须事必躬亲，只是做三件事：挑得力助手；责令助手去全权实施、规划、推广OA；一把手自己带头使用。）
    站在收益的高度来看待OA实施，就是说实施OA就是要有收益的，否则我们为什么要投资呢；既然是有收益的，那么我们可以分步推进，每一步都要产生阶段成果。比如制定推广计划，从几月份开始，不再发纸质通知或公文，全在OA中获取信息或审批文件。
   不要指望以后用起来。软件应用的特征就是这样的，只要在开始推进的时候不用，那么以后基本上就捡不起来了。纵观十多年来国内绝大多数软件项目实施的经验，这一规律基本上无甚例外。
   不怕“出乱子”，避免消极管理，而要积极管理，先放后收，保护和促进基层员工的积极性。（消极管理的逻辑是——某些应用可能会带来一些乱子，那么一刀切，大家都不要用了；积极管理的逻辑是——某些应用即使可能带来一些负面的效果，但是为了信息化发展、为了办公效率的提高、为了组织整体能力的提升，我们还是要将这些功能用起来，只是多一些管理而已。负责人的智者会选择积极管理。）比如论坛、即时沟通，一些娱乐性的图片、视频文件，等等，从兴趣开始推进OA的应用。
   协同办公系统用得非常成功的案例是很多的，所以不要有什么顾虑。比如一年节约办公成本上百万，同时有四五百人在线，用户对OA有很大的依赖性，如果哪一天不能上OA了，工作就会受影响、工作非常不适应等，那么则说明这个协同办公系统应用已经成功了。

5、 协同OA失败常见原因分析
首先协同OA实施上线时，大家就会有本位的思想在左右着日常实施工作的开展：
(1). 认为OA项目一上马就可以见效；
(2). 认为OA可完全代替传统工作操作；
(3). 认为OA只是IT类部门的事情；
(4). 认为可以把所有的流程电子化，求全求大，包括不成熟的流程也硬搬到OA中；
(5). 认为OA项目可以在短时间内一步到位；
同时，也忽略了OA项目中存在的风险，在实施推广过程中没有加以控制和改进，如：
(1). 领导不重视
(2). 项目目标太大
(3). 项目人员不熟悉公司制度流程
(4). 项目人员变动
(5). 需求不断变更
(6). 不改变办公习惯
(7). 项目前热后冷
6、 参考文件
应用价值方面参考文件：
1.        整合三大核心要素 协同解决企业实际问题
2.        选择OA软件的十大误区
3.        推荐浏览：协同OA应为企业带来的利益
4.        OA软件：管理者的车轮子
5.        企业协同管理 让工作变得更有效率
6.        OA如何与管理结合
7.        协同之道：流程管理必成主流
8.        协同商务怎样给用户带来价值
9.        协同应用——新一代企业信息化
10.    协同 在中小企业体现在哪些方面？
11.    协同软件协同什么？
12.    协同商务系统效益分析
实施方面参考文件：
1.        OA实施推广、应用的配合制度
2.        永乐OA项目需求整理及实施方案（草案）
3.        Oa系统实施难点
4.        OA上线后的困惑（薄益群）－－绝对分析到位（强力推荐浏览）
5.        落实OA流程
6.        OA搭建三攻略--推荐浏览
7.        向客户学习：伊通做的oa项目实施总结
8.        OA为何用不好？
9.        企业OA你好吗？