浙江工程档案管理软件

申请免费试用、咨询电话：400-8352-114

 　　工程档案是工程建设项目科学合理论证的基础，是建设单位施工活动的真实原始记录，为工程建设项目的生产经营、竣工验收、安全生产、设备处理、技术改造等提供可靠的原始资料。因此，在工程建设项目档案管理中，要充分认识到存在的问题和困难，积极寻求对策，促进工程建设项目档案管理的规范化。

　　一、工程档案管理存在的挑战

　　1、档案管理缺乏统一标准，施工档案的管理存在很多不规范的地方，比如资料的收集整理需要联系施工进度，同步更新资料。企业施工资料的收集往往滞后于项目的实际施工进度。这种数据收集方式可能会影响工程竣工验收的效率，也不能保证数据的全面性和真实性。企业档案编研缺乏主动性，档案分类、重装、整理、修订落实不到位，无法保证档案的系统化建设。

　　2、档案管理的保障措施不完善，部分施工机构未设置档案管理的专业部门和岗位，档案管理往往由项目部其他非专业人员管理。甚至可能造成重要资料的遗漏或丢失，这也是施工档案管理过程中的通病。档案管理主要以电子档案和纸质档案为主。纸质档案容易受到温度、湿度、地形等因素的影响。由于设备的存储功能没有加密，电子档案也可能存在一定的潜在管理风险。

　　3、归档的及时性有待提高。在建筑工程档案管理过程中，普遍存在资料收集和档案归档不及时的问题。在一些建设项目中，由于档案管理人员不深入一线业务环节，档案资料收集与施工进度差异较大，无法保证项目前期资料收集的完整性和及时性;有的项目负责人是档案管理的第一主体，但档案收集后，并不主动向档案管理人员移交档案。档案在项目施工人员手中停留时间过长，档案管理的风险也随之增加。

　　二、工程档案管理的对策

　　1、实现档案管理的有序发展

　　在合同签订过程中，建设单位和施工单位必须保证合同内容中关于档案移交的相关规定，明确规定档案的移交时间、责任人等。并要求施工方严格按照合同内容执行。作为建筑材料的检验，建筑工程的质量检验，隐蔽工程的检测等。档案是数据采集的重要组成部分，企业有必要加强对关键环节的监管。要求相关部门提供质量检验证明，经施工单位验收合格后方可进场。

　　2、完善档案管理的保障机制

　　为了保证档案管理的规范化发展，设立专门的管理部门和责任制度尤为重要。在此过程中，施工单位需要设立资料管理岗，派驻一线施工现场，根据施工进度及时收集整理相关资料，并定期对资料进行检查整理，在保证资料完整性的同时，确保资料能够全面反映实际施工情况。企业要加强档案管理的安全场所建设，提供相应的硬件设备，规避档案管理风险。

　　3、确保档案的完整性和及时性

　　为加强项目档案全过程监管，提高归档时效，企业可从项目验收、项目监管、档案保管三个环节开展管理活动。企业需要把工程项目的验收阶段作为档案管理的关键环节。在验收的各个阶段，要充分把握时机，反复审查档案内容，做好查漏补缺工作，为工程档案转入验收做好准备。档案管理人员可以及时核对数据，有针对性地补充数据内容，保证档案信息的完整性。对备案不及时、备案程序不规范的部门和个人，按制度追究相关责任，切实提高备案的及时性和准确性。

　　三、泛普软件-档案管理软件的价值有哪些

　　1、加强项目目标的控制

　　档案管理软件项目信息化管理的实施，可以对工程项目的质量、安全、进度、投资进行动态管理，将管理人员从繁杂重复的事务性工作中解放出来，从而降低劳动强度，将更多的时间和精力投入到关键的管理环节，提高管理效率，从而及时发现问题，保证项目的顺利实施。

　　2、促进管理的规范化

　　档案管理软件信息化管理通过对项目信息的管理，实现信息的集中化、数字化、完整性、一致性、安全性和可检索性。因此，工程中的多有档案都能在系统中电子化储存，让管理工作可以更加规范和统一。如果要查看相关文档，就可以随时进行调阅，不同级别的人员有不同的查看权限，既方便了信息传递，又保障了档案信息的安全性。

　　3、自动化管理

　　使用了档案管理软件后，许多复杂的表格、计算、分析等都不需要人工干预，系统能自动生成精确的数据统计，而且无需人工审核。使用管理软件可大大提高各部门人员之间的协同工作，并能及时传递证明施工的相关数据信息，让管理工程师及时了解工程进度和质量，保证建筑工程施工顺利进行。

　　4、项目档案管理

　　档案管理软件能动态反映安全检查和处理结果。检验项目过期提醒、检查不合格项目的复检提醒。

　　大数据时代，信息资源关系到建筑领域的经济稳定，也影响着城市的规划和发展。因此，企业应加强与建设单位的联系，从项目建设的全过程入手，确保档案资料的完整性和准确性;同时，要充分发挥信息技术的作用，企业除了建设智能化的档案管理软件外，还可以发挥信息技术缩短空间距离的作用，通过搭建信息共享平台，实现企业总部对各项目部的监督管理，这也是提高档案管理质量的有效途径。