信息化选型征文：从OA应用实践中看待OA选型

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    谈到OA选型，大多讨论的都是OA选型的成功经验，笔者认为在讨论OA选型时候，需要回答二个问题：OA选型的目的是什么？OA选型的价值如何体现？对企业而言，OA选型的目的是为了找到一个适合的办公平台，OA选型的价值通过OA系统应用体现。下面就从OA应用实践中出发来分析OA选型。

一、如何认识OA选型

    谈到OA选型大家并不陌生，笔者有幸经历2个企业的OA选型和应用实践，在这里作为案例和大家一起分享一下。

    案例一：甲企业是一家大型集团型民营企业，涵盖水泥、铸造、煤电铝、矿业和旅游等五大产业，其中水泥产业作为单独上市公司，下属23家自主经营的分子公司。企业总资产超500亿元，员工超1.5万人。

    2006年，引入职业经理人管理和专业管理咨询团队，2007年，集团信息化建设正式拉开序幕，OA项目是企业IT整体规划的一部分，也是第一个上线的系统。2007年—2013年，OA系统运行五年，2014年，该OA系统停用替换。

    案例二：乙企业是一家大型国营集团型传统制造业，业务涵盖水泥、混凝土和水泥制品等3大产业。企业采用三级管理组织架构，下属成员企业超过300家，员工总数近3万人。2009年开始OA选型和系统建设，系统并发用户数已超过2200个，2009年—至今，企业OA系统应用已超过5年。

    1.1 重新认识OA

    通常OA在企业信息化管理中重视度是不够的，原因在于企业信息化建设过程中对OA投入不足，对OA今后在企业信息化管理中所扮演的角色认识不够。以笔者经历和总结发现这样一些现象：

    1)上线容易，用好不易。通常OA应用是停留在协同管理（日常工作流转），挣扎在表单应用（审批流）和公文管理（政令上传下达），止步在系统集成和移动应用。

    2)一旦用上，根本停不下来。因为OA系统上线后，为企业提供了便捷，统一，高效的办公平台，将大家从原来靠邮箱、电话和传真等传统的沟通方式中解放出来，特别是公司管理层OA操作熟练和OA表单应用深入后，通常大家上班第一件将是登陆OA处理待办事项。如果在上午上班时间，OA突然停机10分钟，CEO会打CIO电话问责的，这都是上述案例中发生的真实事情，而且不止一次。

    3)OA是检验和评价企业信息化管理水平的第一窗口。在企业所有信息化系统中，如果问IT哪个系统受众最多或应用最好？如果问管理层哪个系统应用最多？答案都是OA。如果问领导评价企业信息化建设情况，那么他的直接感受和判断依据通常也是来自OA。因为，OA是行政管理办公系统，管理层的权力和审批事项都在OA上完成的。回到上述案例中，甲企业信息化建设已经走过8个年头，ERP、CRM、MES和BI等都陆续上线，但是对老板和高层管理者而言，他们能分享或者品尝到的信息化成果依然还是OA。

    4)OA的功能是有限的但生命力是无限的。一方面，在这个充满不确定性和风险性的环境下，无论多么完美IT规划都是苍白的，对OA系统也是一样。在OA选型过程中，无论对OA功能考虑的那么全面，3-5年之后，你都会发现它大多不适合现在的管理需求。另一方面，今天OA在企业信息化管理系统中优势越发突出，集中体现在与第三方系统集成和移动办公方面。

    上述现状都来自企业OA应用的实践，对企业信息化建设者而言，只有重新认识了OA重要性，才能从思想上重视OA选型。

    1.2 选型的意义

    OA选型对OA项目和OA应用意味着什么，用一句话来形容就是“男怕入错行，女怕嫁错郎”。回到案例中，2007年，甲企业的OA选型是充满戏剧性的，因为它是在ERP选型谈判的结果：协同OA软件（泛普泛普A6企业版含200并发数）费用赠送，且不限并发数；协同OA软件实施费（1500元/人/天）；OA运维免费。很快遇到出来二个致命的问题：

    1)该版本是单厂版（应用一个独立法人公司），显然不适合大型集团型企业，对方提出二个解决方案：前者是把集团作为系统中公司级目录，其他产业及公司作为系统中部门级目录设置，后者是每个实体公司部署一套系统，然后通过软件接口进行集成。最后，企业选择了前者。

    2)系统上线后，OA用户并发数很快突破200个，要求增加并发数时，对方才发现犯下大错，不应该答应OA并发数不限。如果当时企业管理者按员工总数30%来计算，大概3000人，那么并发数至少超过2000个，并发数折后价300元/个，大概费用是60万元。最后，经谈判考虑到长期合作，达成结果：并发数免费增加到550个。

    虽然问题都有了结果，但是并没有解决，这些都一直限制着甲企业OA应用深入和信息化管理的提升。从2007年OA上线到2013年OA替换，五年间，他们一直在OA系统中挣扎着。试问：为什么不早点替换呢？是甲企业不舍得那点钱吗？但有二点是可以确定的：OA项目是落地生根的，容易上手的，习惯了也就可以忍受了；企业信息化建设是有周期性的，推翻或替换一个系统是需要时机的。因此，关于OA选型对OA项目意义重大，须认真对待。

    1.3 选型的误区

    在和企业IT工作者一起交流和探讨中发现关于OA选型，容易出现一些误区，可以总结为以下几种类型：

    1)对管理决策者而言，以花钱多少论英雄，认为OA是个小项目，往往不够重视，在OA选型过程中参与度和配合度不够。

    2)对企业IT建设者而言，以技术难度论成败，认为OA实施很简单，往往不够重视，在选型中唯技术论，容易忽略企业自身的管理需求。

    3)对OA选型评委而言，以貌取人，爱屋及乌。在选型中表现的比较感性，容易出现需求偏离OA本质功能。

二、如何做好OA选型

    2.1 做好规划，认清自己

    OA项目作为企业IT建设的一部分，在大企业通常由专业IT部门负责建设，而中小企业未设置IT部门情况下一般属于行政管理部门兼职建设。OA选型对大企业而言，第一步就是做好规划；对中小企业来说，第一步就是认清自己。

    大企业在做IT信息化建设时，通常会请外部专业的咨询公司做企业IT规划，OA是企业整体IT规划的一部分。对于OA规划的内容通常包括：OA在企业整体IT系统中定位或层级；OA与其他系统之间连接或接口；OA建设周期或实施路线图和OA项目预算等。

    中小企业在做OA选型时，第一步就是认清自己，明确需求。首先明确谁是OA项目的发起人或赞助人，他们当前最朴实的需求是什么，用OA实现的管理目标是什么，对OA远景期望是什么。其次做好企业管理者调研，执行层访谈和操作者宣贯。最后，在上述工作完成的基础上，进行分析和总结，明确企业OA真实需求，为OA选型做好准备。

    2.2 开阔视野，找准目标

    如果企业在做OA选型时，面临这二种情形下：需求尚未明确或内部达成一致意见，企业管理或信息化建设还处于起步阶段或者处于行业中等水平。实践经验告诉我们，一定要走出去，开阔视野，找准目标。

    建议企业成立OA选型工作组，到行业内或相近行业信息化管理一流的企业进行参观和交流。要求：工作组人员相对固定，周期1个月，企业不少于3家，每次交流之后立刻进行分析和总结，形成文字记录。对于企业来说，这个过程或机会都是非常宝贵的，是企业对OA全面认识和深入学习的过程，企业管理者通过亲身体验后对OA认识也会从最初抽象，概念，片面的理解中得到升华。对协同OA软件供应商而言，这个过程是公平的，因为OA应用案例和市场才是检验产品的最好的标准。

    2.3 少听多看，眼见为实

    俗话说没有不透风的墙，当企业决定OA项目的时候，协同OA软件供应商一般都会蜂拥而上，八仙过海各显神通。企业与其被动地焦头烂额地应付它们的营销围堵，不如主动地把本次OA选型信息正式对外发布，同时要求他们在规定时间内进行技术交流。就本次OA选型就可以对外传达一种声音：正式、严肃和专业，避免信息不对称或沟通不到位引起影响工作效率。结合案例二OA选型实践，按照以下步骤开展工作：

    1)根据协同OA软件供应商报名情况，组建OA选型工作组，制定第一轮技术交流时间表和议程，按计划组织技术交流。

    2)第一轮技术交流完成后，工作组进行研讨和总结，并从中选择3-5家软件供应商，要求到它们的应用客户参观考察。

    3)参观客户名单由软件供应商自行推荐1-2家最贴近企业管理要求的。最后企业从中选择一家进行实地考察和现场交流。

    回到案例中，2009年，乙企业在协同OA软件选型中，不少软件供应商在产品讲解和系统演示中都表示产品是集团版的，且自定义功能强大，系统扩展性和集成性强。经过招标评审，泛普泛普A8集团版(V3.5)。在2009年—2014年期间，遇到一个最大瓶颈就是它的集团版无法满足企业的管理架构要求，因为该集团版概念是总部+分子公司，而企业组织层级是总部+区域公司+成员企业。因为我们都知道，大多的汇报都是经过修饰的，需要推敲识别的，面对软件供应商的营销攻势下，需要坚持少听多看，眼见为实。

    2.4 预算合理，立足长远

    巧妇难为无米之炊，OA建设也是一样，所以要求OA选型之前，立项预算要合理，同时立足长远。OA系统建设费用通常分为4部分：硬件（服务器和存储）、软件许可费、软件实施费和系统运维费，通常OA选型要购买的部分是后面3个部分，下面我们逐一进行分析。

    1)软件许可费：软件费用通常按照某个版本的系统并发数（系统支持最大在线用户数）来计算，并发数不等同OA系统用户数。企业在OA选型前，需要根据企业发展规划和管理要求，以5年为周期，测算出企业需要的最大并发数，这样不仅可以在OA选型谈判中争取到更低优惠价格，而且为企业管理者提供一个OA建设的投入预期，避免事后麻烦。在上述二个OA应用案例中都遇到这样困境，其中案例乙企业，在OA系统上线运行一年后，先后二次申请增加OA并发数，分别增加1000（270元/个）和500（300元/个），累加投入费用42万元。目前，系统存在问题之一就是OA并发数不够，在每天上班高峰期会出现OA无法登陆的情况。

    2)软件实施费：软件实施费是软件供应商为企业提供专业培训和技术支持而收取的费用，一般按预计投入人天数进行测算，以2000元/人/天，预计投入100人/天，那么软件实施费为：2000元/人/天*100人天=20万元。考虑到OA项目建设周期比较长，系统应用提升需要一个过程，即使OA实施计划可控，但是OA应用的价值体现确是一个认识和改变的过程。因此，建议企业OA实施采取“企业主导，软件供应商辅导”方式，培养企业自身的培训讲师，降低整体软件实施费。

    3)系统运维费：系统上线应用后，为了保障系统安全、稳定、高效运行，系统运维是必不可少的。运维方式是灵活多样的，它一般决定着运维费用。除了在OA选型谈判中，争取免费系统运维1-2年之外，还要尽可能地规划后未来5年的OA运维问题，因为一般OA系统应用2年之后， 系统数据量增加和应用深入后，OA运维问题会日益凸显的。

    因此，OA项目立项的时候，要做到预算合理，立足长远。不然就会遇到案例乙企业出现的问题：OA项目实施计划分3个阶段，当完成前2个阶段的时候，发现当时的项目预算已无法支撑后续的实施，为了完成既定目标，IT部门就需要不断的申请增加费用，项目进度一再延后，企业管理层的期望也随之降低了。

    2.5 精心组织，现场定标

    OA项目招标作为OA选型的最后阶段工作，也是临门一脚。关于OA招标，除了按照常规法定的招标流程外，往往给大家留下“OA招标水很深”的印象，这里不谈技术，对企业而言，关键是要做到精心组织，现场定标。结合以往OA招标案例，有以下几点可以借鉴：

    1)标书制作和发放。标书编制是由企业专业团队完成，用来回答我的现状，我的OA需求是什么，通常包括企业概况，管理需求，技术路线和远景规划等。标书发放时，通常是要明确对象（有竞争力软件供应商），避免不符合条件的软件供应商参与围标。

    2)评标标准设计。关于评标标准和和分值的设计通常取决于企业的价值取向，有的价格之上，有的技术为准，有的服务为本。这里，没有标准答案，但是不建议价格作为主要考虑因素。

    3)评标委员选择：评委的选择通常带有企业的政治和权力色彩，无论如何角逐，有个基本常识一定要遵守：专业的事情交给专业的人做。因此在评委中应该设置这样的角色：IT管理人员、行政管理人员、法务人员和外部专家（业内信息化负责人、第三方咨询顾问）。

    4)现场定标。大家可能会遇到招标会结束了，但招标结果确迟迟不见公布，其中原因对外界可能永远是个迷。这里不做展开，从企业利益和公平性出发，建议现场定标。

表1 OA选型评分标准

三、关于OA选型的几点忠告

    3.1 企业是OA选型的责任主体

    设想一下如果企业OA系统应用不理想，通常是这样追究原因的：

    1)为什么OA系统应用不理想，因为OA功不能满足企业需求。

    2)为什么OA功能不满足企业需求，因为OA产品不行。

    3)为什么OA产品不行，因为OA选型是错误的。

    4)为什么OA选型是错误的，因为OA评审有问题。

    5)为什么OA评审有问题，因为OA评委中存在腐败。

    那么，能对OA选型评委问责吗？谁能对OA选型负责呢？谁会对OA选型的结果最终买单呢？答案只有一个：企业。因此，我们必须明确，企业是OA选型的责任主体，是要对OA系统应用的承担者。

    3.2 设置OA合理的生命周期

    OA作为一个产品或者一个项目形态出现，就一定存在认识或技术的局限性，往往烙上“时代”的印记。那么OA就应该存在一个必然的生命周期。作为企业IT建设者应该清楚这一点，并向企业管理者明确地指出。目的不是为了免责而是给企业OA应用设置一个合理的生命周期，做到OA功能与企业管理需求的匹配，保证OA应用价值在企业管理中的体现。

    3.3 OA选型是个技术活

    面对软件供应商令人眼花缭乱营销和层出不穷的新技术，正确的选择对企业来说是一个巨大的挑战。记得在一次OA选型中，一个软件供应商大肆地宣扬该产品的知识管理和人事管理的功能如何强大，结果在评审中有一个评委确以此为由强力推荐。那么请问：OA的本质是什么？OA的核心功能和应用又是什么？引用当下一句话：你这OA中的知识管理和人事管理也叫管理？你让KM和HR软件供应商情何以堪？所以谨记，OA选型是个技术活。