协同oa办公用品管理模块的功能结构图
国内领先的OA系统厂商泛普软件认为,随着企业规模日益增大,办公用品类型日益多样化的趋势,办公用品经常出现无故丢失、损坏、浪费、分配不均、不配套、进价过高等现象,这无疑增加了办公用品管理的难度。因此,通过OA系统等工具,实现办公用品管理的规范化和透明化,具有十分重要的意义和实际应用的迫切性。
通过对管理制度和流程的固化,协同OA软件可以对办公用品的入库和领用进行规范化管理,进而提高工作效率,降低采购成本,减少库存数量,避免资源浪费。目前,主流的OA系统中都具有办公用品管理的模块。
以泛普软件OA系统为例,它根据办公用品的购买、入库、领用流程而设计,特别适用于分批次购买、各部门领用的管理模式。同时,系统还提供了具有完善的输入、统计、查询功能,这样就可以更合理规范的对办公用品进行管理。下图为泛普软件中办公用品管理模块的功能结构图:
在笔者看来,这个模块的重点内容是采购管理、库存管理以及领用管理。协同oa系统的采购管理规范了办公用品的采购内容、采购价格和采购流程;库存管理实现了对办公用品实时、全面而便捷的盘点,能够准确的了解库存情况,避免采购延误或积压;领用管理则能顾全面查看领用记录,分析办公用品的使用情况,做出持续性的改善。
对办公用品管理模块的设计,虽然不需要很高深的技术,但却要OA系统厂商考虑到诸多细节,才能够让功能更完善,更易用。比如在泛普软件OA系统中,物品的购买、领用、库存等数据互相关联,自动更新;既可以根据物品查看领用记录,也可根据人员查看领用记录;既可以根据采购价格更新物品价格,也可以不根据采购价格更新物品价格……
办公用品怎么管理,关键要看领导怎么想。想好了,协同oa可以帮个忙,协助制度落地;没想好,OA系统也可以帮个忙,协助制度探索。
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