应用OA平台提升企业管理能力

申请免费试用、咨询电话：400-8352-114

    为不断提升企业的管理水平，西安西电高压电瓷有限责任公司(以下简称西瓷公司)2005年采用泛普泛普协同管理敦件，应用先进的管理模式和工作方式，建立了企业办公自动化OA(Office Automation)系统。近年来，西瓷公司以办公自动化OA系统为平台，结合企业管理工作的需要和管理业务特点，充分发挥OA系统表单、模板、流程配置等方面的技术优势，进行了更为广泛、深入的应用，提高了企业办公效率，减轻了工作负担。节约了办公经费，在实现办公自动化、办公无纸化、资源信息化等方面发挥了非常重要的作用，收到了良好的应用效果。

1 OA系统平台在管理中的深入应用

    OA系统的建立，为西瓷公司提供了一个良好的办公自动化平台，但如何利用好这个平台，不断提升企业的管理水平，这才是企业信息化工作的重点。西瓷公司结合已经在企业成功应用的erp系统，充分利用OA系统在协同办公、工作流程配置、表单模板等方面的特点和技术优势．在重要业务报表传递、多部门业务审批、工作业务流程设置、重要管理环节控制等方面．以OA系统为平台，自主设计制作了大量表单、模板，使OA系统应用范围不断扩大，同时也进一步提升了企业的管理能力。

    1.1 质量、生产等报表的传递

    在企业的管理工作中，各类报表的传递是一件工作量很大的事情，手工方式下费工费时。在OA项目实施中，西瓷公司以解决质量报表、生产报表的传递为重点，设计了多种质量报表模板、生产报表模板。报表模板的设计，首先按照现有报表格式，应用OA系统文本编辑器编辑成相应的Word或Excel报表模板文档，然后按报表的审批和分发程序配置模板的工作流程(如图1所示)。

图1 质量报表

    在工作流程的配置时，最初是直接与业务人员对应，遇到机构调整或人员发生变动，相关报表就需要马上调整，由于报表的种类很多，调整起来非常繁琐。为改变这种情况．充分利用OA系统工作流程配置的灵活性，在配置流程时，将工作流程与业务人员对应改变为与岗位对应。这样一来，当业务人员岗位调整时，只需变动人员岗位，而报表模板的工作流程则不需再做调整。

    目前，由于工作需要，西瓷公司设计制作了质量检验、生产统计等各类报表模板60多种，这些报表均以规定的格式和流程，在OA系统中经审批后直接发送给相关人员，系统可进行实时提醒，通知相关人员及时处理。通过OA系统进行审批、传递报表，节省了大量的时间和纸张，大大提高了工作效率。同时，对这些报表模板设置了自动归捎，报废全部存放在OA系统的文档数据库中，调用、查询报表历史信息十分方便。

    1.2 新增物料申请存货蝙码度计划的审批

    ERP系统以其强大的管理功能，在企业管理工作中发挥了非常重要的作用，但由于于ERP系统存在一定的局限性，使其在应用中受到了某些限制。在OA项目实施后，西瓷公司根据两套系统各自的特点，相互结台、相互补充，使信息系统在管理工作中的优势得到更加充分分的发挥。

    ERP新增物料计划价审批业务，涉及到多个部门的多个业务人员，手工审批时间长、手续繁杂、责任难以落实。由于计划价不能及时确定，造成后续业务无法进行，在ERP项目实施和试运行过程中，成为一个非常棘手的问题。在OA系统平台建立之后，西瓷公司利用OA系统办同办公、工作流程灵活配置、协同工作实时提醒等特点，设计了适用于各类业务的“新增物料计划的审批”模板(如图2所示)，使审批过程全部通过OA系统进行。由于各业务人员能够及时获得审批过程信息，可必在第一时间对审批单进行处理，审批时间从过去的2～3天，缩短到半天甚至1～2个小时，工作效率得到很大的提高。正是由于OA系统与ERP系统的有机结合，非常好地解决了ERP系统运行过程中的难题，为公司ERP系统的正常运行提供了可靠的保证。

图2 新增物料计划的审批模板

    1.3 合同评审

    销售合同评审是企业生产经营工作中的一项重要工作，由于涉及的部门和人员比较多，在手工方式下有盖业务人员要在各个部门之同来回奔波，需要花费太话的时问和精力。为改变这种情况，提高工作效率，公司应用OA系统的表单单功能，在OA系统中设计了“合同评审表单模板”(如图3所示)。

图3 合同评审表模板

    OA系统的表单与普通的协同横板不同，在表单中对评审栏目属性事先进行了设定，保证各部门评审意见的真宴可稚。通过对合同评审业务的调研、分析。配置了多种审批流程，可满足合同评审业务审批工作的需要。

    经过对表单格式的多次悔改，以及反复进行审批流程测试，解决了设计、测试过程中的许多问题，满足了管理业务的要求。日前，“合同评审表单模板”在销售部门的合同评审工作中得到全面应用，所有评审业务全都在OA系统中进行，方便、快捷、准确、可靠，大大节省了工作时间，同时使工作效率得到了很大的提高。

    1.4 供应商的管理

    在企业管理工作中，供应商管理是一项很重要的工作。信息管理系统ERP由于功能的局限，还不能完全满足企业的管理和控制要求。OA系统建立后，应用其灵活的工作流程设置和表单强大的控制功能，设计了西瓷公司ERP系统新增供应商申请表表单，定义了审批工作流程及各部门的工作权限，通过OA系统实现合格供应商的审批：由采购部门提出增加供应商的申请，说明采购物资的种类，提供相应的供应商信息，经过部门主管审核后传至质量管理部门进行审按；然后信息中心数据管理人员根据审核意见，在ERP系统中录入供应商信息并进行控制。

    OA系统和ERP系统管理功能的结合，扩大了管理工作的范围，通过2个系统功能的互补，实现了在单一系统中无法独立完成的管理控制功能，使信息系统的作用得到了更加充分的发挥。

    1.5 应用OA表单功能，规范管理业务审批

    在企业的管理工作中，需要进行审批的单据很多，经常需要花赞许多人力并占用大量的工作时间。建立OA系统平台后，西瓷公司充分利用OA系统表单在字段属性及表单域设置、输入与流程绑定、数据统计分析等方面的技术优势，密切结合各部门的工作需求，设计了采购计划申请单、技术资料借阅申请单、图样文件绘制打印申请单、最高限价审批单、供应商客户审批单、OA系统人员及权限申请单、ERP系统人员及权艰申请单等数十种表单。有关人员可通过OA系统直接完成相关业务审批工作，节省了大量的人力和时间，提高了工作效率。

    1.6 建立公司的知识(信息)库

    OA系统的文档管理功能．为电子文档的管理提供了一个很好的管理平台，利用它的权限控制、综合查询等管理工具．通过录入企业的知识文件(制度、标准、规范等)以及对OA系统产生的文档(如：管理文件、各种报表、会议纪要、总结报告、经验材料等)不断的积累．可以为企业建立起自己的知识库。按照这种思路，在建立公司OA系统文档体系时，按照建设企业知识库(信息)的构想，对各种管理、技术、工作文档分门别类，设置了相应的文件夹，并在文挡中设置相应的访问权限。

    目前，西瓷公司的管理信息(知识文档)库已经逐步建立，公司现行企业管理标准、制度和质量管理标准等散百个文件存放在OA系统的“公司文档”中，员工可以通过OA系统方便地进行查阅。同时，OA系统中已经积累了协同信息一万多条，各种报表4000多份，各类申请、审批单上千份，文件、纪要、报告数千份，这些文档、资料都具有很高的参考、利用价值。

    1.7 建立企业信息沟通平台

    通过OA系统提供的公告、讨论、新闻等栏目，在企业内部建立了良好的信息沟通平台。根据企业管理的需要，西瓷公司在公共信息模块中设置了行政公告、财务公告、会议通知，临时事务等4种类型公告，建立了企业新闻、行业新闻等新期栏目，在讨论区设立了企业管理、技术管理、质量管理、党群工作、企业文化、职工园地等专题，公司职能管理部门可以通过“公告”直接发布重要信息，通过“新闻”让员工及时了解企业的发展动态．员工可以通过“讨论区”发表自己对企业生产经营管理活动的看法和建议，在领导、部门、员工之间建立了平等沟通、对话的渠道。

2 OA系统的应用效果

    在建立企业办公自动化(OA)系统后．西瓷公司以OA系统为平台．通过深化管理业务的应用，在加强企业基础管理、不断提高管理水平方面取得了良好的应用效果。

    2.1 规范办公流程．

    通过OA系统，建立起一个紧密、协调、可靠的管理机制，特别是结合企业管理业务，设计：制作各种表单、模板135个，使得办公流程规范、有序，实现了办公流程的自动流转，分工明确、权限清晰，同时责任落实到人，减少了中间环节，消除了信息传递中的阻塞、延误、失真，加快了企业内部的运转速度，提高了资源利用率，降低了办公成本。

    2.2 提高工作效率

    通过OA系统，实现了跨部门多岗位的协同工作，使信息传递与交流畅通无阻，员工之间可以通过协同工作、通知、公告、留言等多种方式进行工作沟通，免去或大大减少文件的打印、复印、分发的过程，领导及员工可清晰地查看到自己所进行各类工作的状态，并进行跟踪或监督，避免推委、扯皮，提高了工作效率和执行力度。

    2.3 整合企业资源

    通过信息网络技术和OA系统，将企业的知识资源、经验资源、制度资源、人力资源等集中在一个平台上进行资源整合，改变了管理分散、文件遗失、查找不便及因人员变动而导致的经验流失等问题，使公司的制度、标准、经验、技能等各类公共信息得到有效的积累和管理，并向员工开放，使这些资源信息更加可靠、透明，应用更加方便，实现了资源的相互促进和增值；特别是ERP与OA系统的融合协同，互为促进，使其功效能够得到最大的发挥，为企业创造了良好的发展环境。

    2.4 加强了信息交流

    通过OA系统，建立了企业的内部沟通、信息发布平台，缩短了领导与员工、部门与部门的距离。公司下达的文件、通知、纪要、计划等，可以在极短的时间里同时传达到相关人员，无任何中间环节；员工能够通过OA系统在网上轻松、直接、平等的发言、交流。

3 结束语

    办公自动化OA项目的实施，为企业构建了一个良好的信息平台，如何充分地发挥OA系统平台的作用，更好地为提升企业的管理水平服务，这才是信息化建设中的重点任务。为此，西瓷公司根据企业的管理业务，利用OA系统的平台圾技术优势，主要依靠自己的技术力量，设计制作了多种模板、表单，进行了灵活多样更为深入的应用，使OA系统的技术优势得到了更为充分的发挥。

    目前，OA系统已经成为公司办公及日常管理的主要管理平台，各种公文、通知、报告、报表等均通过OA系统传递，许多管理业务都设置有专门的模板或表单，使管理工作更加规范，促进了公司整体管理水平的提升，为企业未来的发展打下了良好基础。

    伴随着企业的高速发展，信息技术作为提升企业管理水平的重要手段，将会发挥更加重要的作用，为此西瓷公司将继续结合企业管理工作的需求，不断扩大OA应用的范围，使信息化建设的成果，更好地为企业的长远发展服务。