突破电气借华天协同管理软件强化竞争优势
2011年下半年,突破电气正式上线了华天动力OA办公系统。经过了半年多的应用,突破电气发现OA办公系统的价值并不只是简单的效率提升,更重要的是,通过团队协同办公能力的提升,明显提升了企业的隐性竞争优势,这也正是企业的核心竞争力。
一、项目背景与需求
突破电气1995年在中关村创业,专业从事电气及末端电源集成互联解决方案产品的投资、研发、制造、销售、服务。目前已经成为行业的领军企业,拥有百余项专利,是十余个国家级标准化委员会的委员单位,先后参与了六十余项行业标准的建立,是国家和北京市重点扶持的高新技术企业。
突破电气的业务遍布全国,在国内三十多个城市设有办事处,并且拥有众多行业代理商和直控卖场。随着业务战略的不断延伸,企业管理中的一些问题也日益凸显,比如:
1.很多财务表单需要领导及时的进行审核、批准,否则就可能贻误时机,导致损失。现在的情况是,只要一个领导忽略了急需审批的单据,单据就卡在那里没法继续流转下去了。怎样才能让百忙的领导及时知道有待审的单据呢?
2.突破电气拥有两家大型直属公司和两家控股公司。根据业务的需要,突破电气的财务数据需要分成两个不同的帐套进行录入,怎样才能使财务数据录入到对应的帐套中去呢?
3.公司规定,在前一笔借款没有结清的情况下,后一笔借款是不能借支的。如果是由财务人员直接来操作,只需检查一下凭证里是否有该人未还的借款单即可,但是如何通过办公系统来控制呢?
4.很多表单之间存在着关联关系,比如采购办公用品,需要先申请借款,采购后再进行报销。这个业务的流程是用报销单冲销之前的借款单,那么借款单和报销单之间的数据是怎样通过系统实现关联和冲销呢?
5.突破电气的年度、月度财务数据非常庞杂,管理人员面对各式各样的数据一时不知从何入手。只有将数据进行整合、汇总才是管理层真正需要的数据。怎样能为企业高层提供清晰、直观、多维度的报表呢?
突破电气希望通过一套OA办公系统来帮助自己解决上述问题。在对市场上主流的OA系统考察比较后,很快就锁定了以技术领先著称的华天动力OA办公系统,通过在线体验华天动力OA官网(www.oa8000.com)上面的试用版,突破电气对华天动力OA办公系统强大的工作流系统、良好的操作便利性、开放的平台,和突出的性价比非常青睐。
二、解决方案与实例
根据突破电气的实际情况,华天动力与突破电气的项目负责人针对需求进行了一系列的分析、讨论、改进,以流程管理为核心,最终在短时间内拿出了一套行之有效、且简单易行的解决方案:
1.关于领导不能及时审批单据的问题。华天动力OA通过完善的提醒机制轻松解决这一问题。提醒机制包括:弹出窗口提醒、短消息提醒、待办审批提醒。如此强大的提醒功能,即使领导再忙,都能让他及时知道有需要自己审批的单据。
2.关于多帐套问题的问题。华天动力OA将四个公司的四套数据分为两个帐套,每个帐套包含两个公司。这样,每个帐套就能独立的进行请款、报销、预算、结算等流程了,流程的使用和维护也非常方便。
3.关于前账未清,后账不得再借的问题。华天动力的解决方法是在借款单上添加一个查询按钮,用于查询之前的借款是否核销。如有未核销的借款,系统会自动作出判断,该借款单就无法发送了。
4.关于表单之间数据关联的问题。华天动力OA办公系统具有非常灵活的数据关联设置,可以轻松实现各表单间的数据整合。
以报销和借款为例,申请人先起草“个人借款单”(图1)支出费用,然后可以直接在“通用报销单”(图2)来冲销“个人借款单”。
图1
图2
在“通用报销单”中,用户点击“借款单”按钮,就能将原有的借款明细全部列出,选择本次要冲销的单据,原借款金额就会自动被带到“通用报销单”中。填写冲销金额后,系统就自动计算出支付金额、交回金额、报销总额。
5.关于统计报表的问题。华天动力OA办公系统可以自动将审批单中的数据形成报表,非常便于管理人员站在宏观层面对数据进行分析及预测。以“支出汇总报表”为例,管理者能够清楚的看到当月的各种数据:
1)每个项目的月度总预算及月度总费用;
2)所有项目的月度总预算及月度总费用;
3)各部门的月度总预算及月度总费用;
4)所有部门的月度总预算及月度总费用;
5)各部门每项支出的预算费用及实际费用;
6)各部门所有项目的预算费用及实际费用;
7)另外,报表中的数据还可以生成多种图形,如饼状图、柱状图等等。报表图形化功能使管理者能够更直观的对数据进行分析和预测。
图3
三、后记
在华天动力OA办公系统上线的短短数月中,协同办公的成效已在突破电气的日常业务活动中显现出来。领导的审批变得迅速、及时;多帐套的使用,使数据规整、有序;业务流程的流转更加有条不紊;报表数据清晰、直观。
优秀的企业在内部组织设置和管理杠杆运用方面都具有卓越的特色,他们的执行力比竞争对手更快、更好。突破电气的信息化之路,正是着眼于高效的组织机制建设,培养长期的、可持续发展的经营能力,这正是突破电气快速发展背后最重要的隐性优势。
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