协同办公OA系统创建企业知识文档管理的最佳共享环境

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        伴随着知识经济的发展，知识管理已成为企业管理实践的主题。知识管理的重要性不言而喻，我们需要探讨的是知识管理在企业的实现方式。美国生产力和质量中心对知识管理的定义：“知识管理应该是组织一种有意识采取的战略，它保证能够在最需要的时间将最需要的知识传送给最需要的人。这样可以帮助人们共享信息，并进而将之通过不同的方式付诸实践，最终达到提高组织业绩的目的。” 战略即方法，方法即手段，管理理论与信息技术的结合成为构建企业知识管理体系的重要手段。信息技术将快速、准确的知识归纳、提炼与交付成为可能，Internet的广泛应用，使基于信息技术的知识管理系统，变为跨区域、跨部门的知识共享与利用，并且同企业的业务流程紧密结合，构筑企业协同办公环境。协同办公系统在企业的运用成为企业知识管理的实现方式。
        企业知识管理面临的四大难题
        信息的膨胀，每天企业在运转过程中都会产生大量的信息，所需处理的信息迅速膨胀，平均每12-18个月就会扩展一倍，这种几何级数的增长的信息量让企业的管理者无所适从。
        信息的孤岛，在企业信息化管理的进程中，企业先后采用了多种管理系统，如CRM、HRM、ERP等，数据也依然被封存在各种不同的系统中，信息间缺乏相互联系的通道，缺乏一个统一的界面，大量的信息，孤立的数据，多系统的相互独立性也成企业的整体信息管理的障碍。
        信息的非结构化，对大多数企业来说，结构化数据只占到企业全部信息与知识的10%左右，其他的90%都是数据库难以存取到的非结构化数据。而对于企业决策者来说，往往一个备忘录、一封邮件等这些“死角”里会隐藏了非常重要的信息资源。
        信息的非个性化，企业的不同人员如管理者、部门员工、客户、供应商、合作伙伴等都是企业知识的提供者和需求者，他们对知识和信息的切入点及关注点有本质的区别，很多企业的信息化系统往往是“千人一面”，组织内成员无法按需所取，知识和信息无法分类，知识不能有效积累和利用。
        综上所述，企业的知识管理实践迫切需要一种为企业提供组织、搜索和获取真正有价值的信息与知识的解决方法。需要利用统一的平台来为员工、管理者、客户、供应商、合作伙伴等企业活动的参与者提供全面的企业知识管理和应用。基于协同理念的企业协同办公系统以其先进的管理理念和高效的工作平台将知识管理的过程同企业运营流程紧密结合，为企业知识的积累、分享、利用和创新构建了良好的实现环境。
        协同办公OA平台如何构建企业知识管理
        知识是企业的一种特殊的资源，是个人和组织的智力资本。对于企业而言知识积累、分享、利用、创新的过程同企业实际的业务和工作流程是紧密关联的，知识管理的过程和企业的业务运营过程合而为一，这正是企业知识管理的本质。一方面，知识来源于工作而应用于工作，作为办公平台，协同办公系统可以为知识管理提供实际层面的支持；另一方面，协同办公系统与知识管理在管理思想上相通相融，因而能够贴合知识管理的需求。协同办公系统作为企业知识管理营造一个开放、共享、协同的知识实践环境。
        企业的知识管理可以分为三方面：
        1、对知识内容（包括以文档资料等形式存在的显性知识和人的经验、技能等隐性知识）的管理。而知识管理的关键，第一是要迅速、有效的获取知识内容并建设企业的知识库，这包括它的及时性、有效性、可被利用性和可持续发展性；
        2、知识流动环节的管理，包括知识的生产、知识的获取、知识的整理、知识的传递、知识的共享、知识的利用、知识的积累、知识的创新等。知识能够大流量、高效率的进行流转，把知识迅速而通畅的贯穿到企业工作的各个方面中，以最佳的方式实现知识的共享、利用和增值；
        3、知识载体（人和组织）的管理，这包括对人员和组织进行变革，使其能适应知识管理的需求，让人和组织在知识的活动中最大程度的受益。
        下面我们就以上三个层面的管理需求在协同办公平台上的如何实现做进一步的阐述：
        知识内容的管理在协同办公OA系统
        1、协同办公OA系统建立企业级知识库
        提供了全面的知识文档管理的框架，可自定义的目录结构对知识进行完全规范化的组织，对知识进行合理的分类，建立企业级知识库，保证企业知识信息的有效积累
        通过定义文档目录及文档模版设置，并结合文档审批流程，对文档进行多种形式的发布。如新闻发布
        2、工作过程中的知识积累
        在工作过程中各部门人员在系统中积累不同的信息内容
        A、销售部
        为每个客户建立完整的客户卡片，客户资源集中管理，防止资源流失。
        销售人员在销售过程中及时填写客户联系记录，部门主管可对客户状态及时掌控，职位变动或人员离职不会影响销售工作的开展。
        销售过程中产生的需求分析、方案书、合同等各类文档存储到相应的文档目录中，并同相关客户卡片关联，体现系统协同性。
        B、人力资源部
        在系统中建立人事档案库
        工作过程中产生的人事相关政策、招聘、通知、薪酬制度、培训计划等文档存储在相应的文档目录中
        C、行政管理部
        在系统中建立企业资产信息库，并将资产相关的说明书、采购合同、维修手册等文档存储到相应文档目录中建立行政工作相关的供应商卡片，并将相关文档与卡片关联。
        行政管理工作过程产生的通知、新闻等文档存储在相应的文档目录中。
        D、项目管理部
        为每个项目建立完善的项目卡片，并对项目卡片进行及时更新，项目成员可随时了解项目进程，项目卡片同客户卡片建立关联，体现系统协同性。
        项目过程中产生的调研表、计划书、方案书、项目报告等文档存储到相应的文档目录，并同项目卡片关联，体现系统协同性。
        3、从隐性到显性的知识管理 
        知识管理过程同工作流程的结合，将人员在工作中的一些经验和工作方法等隐性非结构化的知识挖掘并归类形成显性知识沉淀在知识系统?。员工会在系统中创建同工作相关或其他内容的文档，知识管理过程中的激励机制会激发成员知识贡献的热情，这些文档正是隐性知识转化成显性知识的体现。
        4、同工作流程关联的信息归结
        审批流程将信息经过审核、分类变成能协助个人、企业或团体创造智能与价值的有用信息，如合同审批、客户审批、项目审批、新闻审批、费用报销、工作总结等信息经过审批后归结成信息在系统中留存成为企业运营和管理过程中可随时调用的有价值的信息。
        知识流动在协同办公OA系统
        1、协同办公OA系统提供个性化信息门户
        基于浏览器的信息门户，集成企业内外部的信息，为员工、客户、合作伙伴等提供个性化的知识信息门户，员工能迅速获得与其职位和权限相关的知识，并随时随地在系统中创建和共享信息，知识推送功能让系统在第一时间获取同岗位职责相关的信息，保证信息的个性化。
        2、协同办公OA系统支持多种方式共享知识文档
        协同办公系统为成员提供多种方式获取信息的通道，所有的用户都可在系统中进行知识文档的高度共享，有价值的信息被迅速的传递和利用。
        通过内外网站查看
        通过“最新文档”查看最新创建的文档
        通过快速搜索或高级搜索查看
        通过知识地图迅速获得需要的知识文档
        通过与即时通讯、工作流程等文档推送机制获得知识文档
        文档的批量共享
        通过文档订阅查看
        3、协同办公OA系统创建企业知识共享环境
        员工完全可以通过协同办公系统实现知识积累、分享、利用、创新的过程，创建一个完善的知识共享的环境。
        设定不同的知识地图，如专家地图、岗位地图、行业知识地图等，方便知识的归类和获取。
        通过与文档回复、协作区、工作流程、网络会议、即时通讯、邮件、短信等的集成，加快知识文档的流动和共享。
        辅助的评分机制、订阅机制、网上调查、在线编辑、收藏夹等功能提升知识文档的利用。
        与人力资源的结合，激励员工分享和创新知识，并帮助快速找到有知识专长的人员。
        除文档之外的系统中的其他信息也可以在权限范围内分享，如客户卡片上的联系记录、项目卡片中记载的项目信息等可以作为经验供相关人员分享。 
        1、员工在协同办公OA系统
        可创建自己的文档目录，并且不限层级，个人文档满足个性化需求，允许用户随时随地进行文档创建和编辑。
        通过个人信息门户获取个性化信息，在系统构建的知识环境中充分利用和分享知识。
        知识文档中搭建各种知识地图的应用为员工的自主培训提供了最便捷高效的方式。
        系统为员工开通完全属于自己的个性化的员工blog，让员工在交流的过程中学习、分享、讨论和协作，提供完全个性化的交流沟通平台，充分体现个体在组织中的价值。
        文档打分、知识订阅、知识报表等知识激励机制在完善企业知识库的同时更有助于员工在系统中的知识成长，提升员工个人知识管理水平。
        2、组织在协同办公OA系统
        协同办公系统为企业搭建知识库的同时与工作流程紧密结合，将人员、知识、信息、流程集成一体形成完善的企业知识管理和协同运营体系。
        企业信息门户集成内部员工和外部客户、供应商、合作伙伴的信息，实现企业信息的高度集成和业务的快速响应。
        组织内的成员在协同知识环境中快速成长，业务能力和知识水平的提高逐步形成企业级的专家网络，进而促进整个企业知识管理体系的进一步发展和优化。
        组织凭借系统提供的强大的报表功能，实时对组织内人员、知识、流程、各部门的业务信息等企业知识体系中的内容进行全方面的统计和分析，为企业运营管理提供有效的决策支持。
        管理从本质上是用智慧代替鲁莽、用知识代替习惯、用合作代替强制。——杜拉克
        知识管理是企业管理实践的主题。而知识管理并不能作为一个独立的系统存在，实践证明：协同办公系统在企业的运用，建立企业协同运作环境正是企业知识管理的实现方式！